Het belastingseizoen breekt aan, je accountant stuurt formulier 8879 en heeft je handtekening nodig voordat ze je aangifte elektronisch kunnen indienen. De oude manier? Afdrukken, ondertekenen, scannen, terugmailen. De betere manier? Online ondertekenen in ongeveer 60 seconden.
Hier lees je precies hoe het werkt -- en waarom het volledig legaal is.
Wat is IRS-formulier 8879?
Formulier 8879 is de IRS e-file Signature Authorization. Het is het formulier dat je belastingadviseur je stuurt zodat je hen kunt machtigen om je belastingaangifte elektronisch in te dienen namens jou.
Zie het als een machtiging. Je accountant of belastingsoftware bereidt je aangifte voor, maar kan deze niet indienen bij de IRS zonder jouw handtekening op formulier 8879. Het dekt individuele aangiften (1040), en er bestaan varianten voor zakelijke aangiften.
Het belangrijkste om te weten: formulier 8879 wordt niet bij de IRS ingediend. Het blijft tussen jou en je belastingadviseur. Dat betekent dat er geen speciale IRS-vereisten zijn voor hoe je het ondertekent -- zolang je adviseur elektronische handtekeningen accepteert.
Kun je formulier 8879 legaal elektronisch ondertekenen?
Ja. De IRS staat elektronische handtekeningen op formulier 8879 toe sinds 2020 en heeft dit permanent gemaakt. IRS-richtlijnen staan e-handtekeningen voor e-file autorisatieformulieren uitdrukkelijk toe.
Je belastingadviseur moet het ondertekende formulier drie jaar bewaren, maar het hoeft geen handtekening met inkt te zijn. Een elektronische handtekening met een duidelijk overzicht van wie wanneer heeft getekend is volledig acceptabel.
Dit wordt ondersteund door de ESIGN Act, die elektronische handtekeningen juridisch gelijkwaardig maakt aan handgeschreven handtekeningen voor de meeste documenten in de Verenigde Staten.
Hoe je formulier 8879 online ondertekent met CanUSign
Hier is het stapsgewijze proces. Het duurt minder dan een minuut.
Stap 1: Verkrijg je formulier 8879 als PDF
Je belastingadviseur stuurt je het formulier meestal als PDF-bijlage per e-mail. Sla het op je computer of telefoon op. Als ze een belastingportaal gebruiken, download je de PDF daar.
Stap 2: Upload naar CanUSign
Ga naar canusign.com/nl/create/upload en upload je formulier 8879 PDF. Geen account nodig om te beginnen. De upload werkt vanaf elk apparaat -- desktop, tablet of telefoon.
Stap 3: Voeg je handtekening toe
Klik waar je moet ondertekenen op het formulier. Je kunt:
- Je handtekening tekenen met je muis, trackpad of vinger (op mobiel)
- Je naam typen in een handtekeninglettertype
- Een afbeelding uploaden van je handtekening
Plaats deze in het handtekeningveld op het formulier. Pas de grootte aan indien nodig.
Stap 4: Voeg de datum toe
De meeste 8879-formulieren vereisen ook de datum naast je handtekening. Voeg een tekstveld toe met de datum van vandaag.
Stap 5: Download je ondertekende PDF
Download de ingevulde, ondertekende PDF. Stuur deze terug naar je belastingadviseur via e-mail of upload hem naar hun portaal.
Dat is alles. Het hele proces duurt ongeveer 60 seconden. CanUSign kost €1 per document -- geen abonnement, geen maandelijkse kosten, geen verborgen kosten.
Waarom niet gewoon afdrukken en scannen?
Dat kan. Maar hier is waarom mensen ervan afstappen:
- Snelheid. Afdrukken, met de hand ondertekenen, scannen en e-mailen kost 10-15 minuten. Online ondertekenen duurt één minuut.
- Geen printer nodig. Veel mensen hebben thuis geen printer meer. En er eentje zoeken op kantoor alleen voor een handtekening voelt als tijdverspilling.
- Kwaliteit. Gescande handtekeningen zien er vaak wazig of scheef uit. Een digitale handtekening ziet er elke keer schoon en professioneel uit.
- Werkt op je telefoon. Je accountant stuurt het formulier om 21:00 uur? Onderteken het vanuit je bank op je telefoon en stuur het direct terug. Geen wachten tot je bij een printer bent.
Hoe zit het met Adobe of Voorvertoning?
Ingebouwde tools zoals Mac Voorvertoning of Adobe Acrobat Reader kunnen een getekende handtekening aan een PDF toevoegen. Dat werkt prima voor eenvoudige documenten.
Maar hier is het voordeel van CanUSign: je krijgt een volledige audittrail. Dat betekent een registratie van precies wanneer het document is ondertekend, wat een sterker bewijs van autorisatie oplevert. Voor een belastingdocument is die extra verificatielaag de moeite waard.
Bovendien werkt CanUSign op elk apparaat met een browser. Geen software te installeren, geen app te downloaden.
Tips voor het correct ondertekenen van formulier 8879
Controleer eerst de cijfers. Voordat je ondertekent, controleer of het aangepaste bruto-inkomen (AGI) en de totale belastingbedragen op het formulier overeenkomen met wat je adviseur met je besproken heeft. Je handtekening betekent dat je die bedragen autoriseert.
Onderteken in het juiste veld. Formulier 8879 heeft aparte handtekeningregels voor de belastingplichtige en echtgenoot/echtgenote (bij gezamenlijke aangifte). Zorg ervoor dat je op de juiste plek tekent. Bij gezamenlijke aangifte moeten beide partners ondertekenen.
Bewaar een kopie. Na het ondertekenen en terugsturen, bewaar een kopie van het ondertekende formulier voor je administratie. Je adviseur is verplicht het drie jaar te bewaren, maar het is slim om zelf ook een kopie te hebben.
Stel niet uit. Je adviseur kan niet elektronisch indienen totdat ze je ondertekende 8879 hebben. Hoe eerder je ondertekent en retourneert, hoe eerder je aangifte wordt ingediend -- en hoe eerder je je teruggave ontvangt.
Andere belastingformulieren die je online kunt ondertekenen
Formulier 8879 is niet het enige belastingdocument dat je mogelijk elektronisch moet ondertekenen. Hier zijn er nog een paar die op dezelfde manier werken:
- Formulier 8878 -- e-file autorisatie voor uitstel
- Formulier 8453 -- US Individual Income Tax Transmittal voor IRS e-file
- Formulier 4868 -- Aanvraag automatisch uitstel van indieningstermijn
- Opdrachtbrieven van je belastingadviseur
- Staatsbelastingformulieren die autorisatiehandtekeningen vereisen
Al deze kunnen worden geüpload naar CanUSign, elektronisch worden ondertekend en als schone PDF worden teruggestuurd.
Veelgestelde vragen
Is een elektronische handtekening op formulier 8879 geldig?
Ja. De IRS heeft elektronische handtekeningen op formulier 8879 permanent geautoriseerd. Je belastingadviseur moet het ondertekende formulier drie jaar bewaren, maar het hoeft geen fysieke handtekening te zijn.
Moet ik een account aanmaken om mijn belastingformulier te ondertekenen?
Met CanUSign kun je je PDF uploaden en ondertekenen zonder een account aan te maken. Het kost €1 per document zonder abonnement.
Kan ik formulier 8879 op mijn telefoon ondertekenen?
Absoluut. CanUSign werkt in elke mobiele browser. Upload de PDF, teken je handtekening met je vinger en download het ondertekende document. Geen app-installatie nodig.
Wat als we gezamenlijk aangifte doen?
Beide partners moeten formulier 8879 ondertekenen bij een gezamenlijke aangifte. Jullie kunnen allebei dezelfde PDF ondertekenen met CanUSign -- de een na de ander -- voordat je het terugstuurt naar je adviseur.
Onderteken je belastingformulier in 60 seconden
Belastingpapierwerk is al vervelend genoeg zonder een tripje naar de printer. Upload je formulier 8879 naar CanUSign, voeg je handtekening toe en stuur het terug naar je accountant voordat je koffie koud wordt.
Eén euro. Eén minuut. Klaar.