Hai trovato un inquilino fantastico. Sembra responsabile, paga l'affitto puntualmente nel suo attuale alloggio e non ha battuto ciglio di fronte alla cauzione. Ora devi solo sistemare il contratto di affitto. Solo che... in realtà non ne hai uno.
Forse hai affittato informalmente con una stretta di mano. Forse hai usato un modello tre anni fa e lo hai perso. O forse è la prima volta che affitti un immobile e stai partendo da zero. Qualunque sia la situazione, sei qui perché hai bisogno di un modello solido di contratto di affitto e preferibilmente uno che puoi firmare senza incontrarvi di persona.
Buone notizie: questo articolo ti offre entrambe le cose. Un modello completo di contratto di affitto che puoi effettivamente usare, più una guida passo passo per farlo firmare online in circa cinque minuti.
Perché ogni affitto ha bisogno di un contratto scritto
Chiariamo subito questo punto. Anche se stai affittando a tuo cugino, al tuo migliore amico o a quella persona davvero affidabile del lavoro, hai bisogno di un contratto di affitto scritto. Ecco perché:
La memoria è inaffidabile. Tra sei mesi, nessuno dei due ricorderà esattamente cosa avete concordato riguardo al pagamento delle utenze, alla manutenzione del giardino o a chi è responsabile della riparazione della lavastoviglie. Un contratto di affitto scritto elimina le conversazioni "Pensavo avessi detto..." che rovinano i rapporti.
Gli accordi verbali sono difficili da far rispettare. Nella maggior parte dei posti, i contratti di affitto verbali sono tecnicamente legali. Ma prova a dimostrare cosa è stato concordato quando le cose vanno male. Senza un documento firmato, le controversie si trasformano nella tua parola contro la loro, e i tribunali hanno poca pazienza per questo.
Protegge entrambe le parti allo stesso modo. Un buon contratto di affitto non è solo uno strumento di protezione per il proprietario. Anche gli inquilini ne beneficiano. Garantisce che l'importo dell'affitto non cambierà improvvisamente, stabilisce quando il proprietario può entrare nell'immobile e definisce esattamente cosa succede con la cauzione.
Banche e compagnie assicurative vogliono vederlo. Se il tuo inquilino deve attivare le utenze, registrare il suo indirizzo o ottenere un'assicurazione per inquilini, molti fornitori chiedono una copia del contratto di locazione. Senza uno, il tuo inquilino potrebbe incontrare ostacoli inutili.
Cosa dovrebbe includere ogni contratto di affitto
Ecco la checklist essenziale. Salta uno qualsiasi di questi punti e ti stai cercando guai.
Le basi
- Nomi legali completi di tutti i proprietari e inquilini. Non soprannomi, non "il Dave del pub." Nomi completi come appaiono sul documento d'identità.
- Indirizzo dell'immobile incluso numero dell'unità, piano e qualsiasi descrizione specifica (come "incluso il posto auto n. 14").
- Data di inizio e fine del contratto (o specificare che è mese per mese).
- Importo mensile dell'affitto nella valuta esatta, data di scadenza e metodi di pagamento accettati.
- Importo della cauzione e le condizioni per la sua restituzione.
I dettagli che contano
- Chi paga cosa. Utenze, internet, raccolta rifiuti, acqua, spese di riscaldamento. Metti tutto per iscritto. "L'inquilino paga tutte le utenze" va bene. Lasciare il campo vuoto no.
- Responsabilità di manutenzione. Chi si occupa delle riparazioni minori? Cosa si intende per minore? A quale importo in euro una riparazione diventa problema del proprietario? Una soglia comune è qualsiasi cosa sopra i 100 €.
- Politica sugli animali domestici. Ammessi, non ammessi, ammessi con deposito, ammessi se sotto i 10 kg. Sii specifico. "Niente animali" è chiaro. Non dire nulla sugli animali e poi arrabbiarsi per il pastore tedesco non lo è.
- Regole di subaffitto. L'inquilino può mettere l'alloggio su Airbnb durante le vacanze? Può far stare un amico per tre mesi? Definisci questo chiaramente.
- Requisiti di preavviso per l'accesso. Quanto preavviso dai prima di entrare nell'immobile? 24 ore è lo standard nella maggior parte dei posti. Senza questo per iscritto, potresti trovarti in una zona grigia legale.
Le protezioni legali
- Condizioni di pagamento in ritardo. Cosa succede se l'affitto è in ritardo di 5 giorni? Di 30 giorni? C'è una penale per il ritardo? Qual è il periodo di grazia?
- Clausole di risoluzione. Quanto preavviso deve dare ciascuna parte? 30 giorni? 60 giorni? Quali sono i motivi per la risoluzione anticipata?
- Risoluzione delle controversie. Andrete prima in mediazione? Al giudice di pace? Avere questo concordato in anticipo risparmia molta rabbia in seguito.
- Legge applicabile. Le leggi di quale giurisdizione si applicano? Questo conta specialmente per gli affitti transfrontalieri o immobili in stati diversi.
Errori comuni che i proprietari commettono con i contratti di affitto
Dopo aver visto migliaia di contratti passare attraverso piattaforme di firma online, certi schemi emergono. Ecco gli errori che causano più problemi:
Errore 1: Usare un modello del paese sbagliato
Quel modello di contratto di affitto che hai trovato su un sito web a caso? Potrebbe essere scritto per la legge del Texas mentre il tuo immobile è a Berlino. Le leggi sugli affitti variano drasticamente tra paesi e persino tra stati o province. Una clausola perfettamente legale in una giurisdizione potrebbe essere inapplicabile o addirittura illegale in un'altra.
Verifica sempre che il tuo modello corrisponda alle tue leggi locali. In caso di dubbio, fallo esaminare una volta da un avvocato immobiliare locale. Quell'investimento iniziale ti fa risparmiare migliaia in potenziali controversie.
Errore 2: Essere vaghi sulla cauzione
"La cauzione sarà restituita alla fine del contratto" non è sufficiente. Il tuo contratto dovrebbe specificare:
- L'importo esatto trattenuto
- Dove viene conservata la cauzione (alcune giurisdizioni richiedono un conto separato)
- I tempi per la restituzione della cauzione dopo il trasloco (solitamente 14-30 giorni)
- Condizioni specifiche in base alle quali possono essere fatte detrazioni
- Il processo per documentare le condizioni dell'immobile all'ingresso e all'uscita
Errore 3: Dimenticare i termini di rinnovo
Il contratto scade il 31 agosto. Il tuo inquilino resta. Continui a incassare l'affitto. Ma ora non hai idea di quali siano i termini effettivi. Il contratto si rinnova automaticamente per un altro anno? Si converte in mese per mese? Allo stesso affitto o a un importo adeguato?
Indica questo chiaramente nel contratto originale così entrambe le parti sanno cosa succede quando il periodo di locazione finisce.
Errore 4: Non includere una checklist di ingresso
Allega un verbale di consegna al tuo contratto di affitto. Percorri l'immobile con il tuo inquilino il primo giorno, documenta tutto con foto e fai firmare entrambe le parti. Questo singolo passaggio previene il 90% delle controversie sulla cauzione.
Senza di esso, buona fortuna a dimostrare che quel graffio sul pavimento in legno non c'era prima che il tuo inquilino si trasferisse.
Errore 5: Saltare la firma
Sembra ovvio, ma succede più di quanto pensi. Qualcuno compila il modello, magari lo stampa pure, e poi... resta sul bancone della cucina di qualcuno per tre settimane. La vita è frenetica. Quando tutti se ne ricordano, l'inquilino si è già trasferito e nessuno si preoccupa più di ottenere la firma effettiva.
Un contratto di affitto non firmato vale a malapena la carta su cui è stampato. È esattamente qui che le firme elettroniche risolvono il problema. Manda un link, l'inquilino firma dal telefono, fatto.
Come firmare il tuo contratto di affitto online
Far firmare il tuo contratto di affitto non dovrebbe richiedere un viaggio attraverso la città. Ecco come gestirlo digitalmente dall'inizio alla fine.
Passo 1: Prepara il tuo contratto
Inizia con il modello qui sotto (o la tua versione personalizzata). Compila tutti i dettagli specifici della tua situazione di affitto: nomi, indirizzo, importo dell'affitto, date e tutti i termini che avete concordato verbalmente.
Salvalo come PDF. Se hai lavorato con Word o Google Docs, esporta semplicemente in PDF prima di caricarlo.
Passo 2: Carica e configura la firma
Vai su CanUSign e carica il tuo PDF del contratto di affitto. Segna dove ogni parte deve firmare. Per un contratto di affitto standard, tipicamente avrai bisogno di:
- Firma del proprietario sull'ultima pagina
- Firma dell'inquilino sull'ultima pagina
- Iniziali di entrambi su ogni pagina (opzionale ma raccomandato)
- Campi data accanto a ogni firma
Passo 3: Invia per la firma
Inserisci l'indirizzo email dell'inquilino. CanUSign gli invia un link. Nessuna creazione di account necessaria da parte sua. Lo apre sul telefono o sul computer, esamina il documento e firma. L'intera operazione richiede circa due minuti.
Passo 4: Entrambe le parti ricevono una copia
Una volta che tutti hanno firmato, sia il proprietario che l'inquilino ricevono automaticamente una copia PDF del contratto completamente eseguito. Il documento include un certificato di firma con timestamp, così hai la prova di esattamente quando ogni parte ha firmato.
A solo 1 € per contratto firmato, costa meno che stampare e spedire il contratto. Se gestisci più immobili, il piano mensile illimitato da 15 € ha ancora più senso.
Modello gratuito di contratto di affitto
Ecco un modello semplice di contratto di affitto che puoi usare come punto di partenza. Copialo, personalizzalo per la tua situazione e fallo firmare.
CONTRATTO DI LOCAZIONE RESIDENZIALE
Data: [Data]
PARTI
Proprietario: [Nome Legale Completo], residente in [Indirizzo del Proprietario]
Inquilino: [Nome Legale Completo], residente in [Indirizzo Attuale]
1. IMMOBILE
Il Proprietario acconsente a locare all'Inquilino l'immobile residenziale situato in:
[Indirizzo Completo dell'Immobile, Incluso il Numero dell'Unità]
L'immobile è locato esclusivamente a fini residenziali.
2. DURATA
Questo contratto inizia il [Data di Inizio] e termina il [Data di Fine].
Alla scadenza, questo contratto [si rinnoverà automaticamente per un periodo di ___ mesi / si convertirà in locazione mensile / terminerà salvo rinnovo scritto].
3. CANONE
Canone mensile: [Importo] [Valuta]
Data di scadenza: Il [1° / ___ ] di ogni mese
Metodo di pagamento: [Bonifico bancario / Addebito diretto / Altro]
Pagamento a: [Coordinate bancarie o istruzioni di pagamento]
4. CAUZIONE
Importo della cauzione: [Importo] [Valuta]
La cauzione sarà conservata su [descrivere conto o metodo] e restituita entro [14/21/30] giorni dopo che l'Inquilino ha lasciato l'immobile, al netto di eventuali detrazioni per danni oltre la normale usura. Sarà fornito un elenco dettagliato delle detrazioni.
5. UTENZE E SERVIZI
L'Inquilino è responsabile per: [Elenco: elettricità, gas, acqua, internet, rifiuti, ecc.]
Il Proprietario è responsabile per: [Elenco delle utenze incluse]
6. MANUTENZIONE E RIPARAZIONI
L'Inquilino manterrà l'immobile in buone condizioni e segnalerà tempestivamente qualsiasi riparazione necessaria. Le riparazioni minori fino a [Importo] [Valuta] sono a carico dell'Inquilino. Tutte le altre riparazioni sono a carico del Proprietario.
7. USO DELL'IMMOBILE
Animali domestici: [Ammessi / Non ammessi / Ammessi a condizioni: ___]
Fumo: [Ammesso / Non ammesso / Solo nelle aree esterne]
Subaffitto: [Ammesso con consenso scritto / Non ammesso]
Numero massimo di occupanti: [Numero]
8. ACCESSO DEL PROPRIETARIO
Il Proprietario fornirà almeno [24/48] ore di preavviso scritto prima di entrare nell'immobile, salvo in caso di emergenza.
9. RISOLUZIONE
Ciascuna parte può risolvere questo contratto fornendo [30/60/90] giorni di preavviso scritto.
La risoluzione anticipata da parte dell'Inquilino senza preavviso adeguato comporterà [definire la conseguenza, es., perdita della cauzione].
10. PAGAMENTO IN RITARDO
Il canone non ricevuto entro [5/7/10] giorni dalla data di scadenza comporterà una penale di mora di [Importo o Percentuale]. Se il canone resta non pagato per [30/60] giorni, il Proprietario potrà avviare le procedure di sfratto secondo la legge locale.
11. VERBALE DI CONSEGNA
Un verbale di consegna all'ingresso è allegato a questo contratto e firmato da entrambe le parti. Questo verbale sarà utilizzato come base per le detrazioni dalla cauzione all'uscita.
12. LEGGE APPLICABILE
Questo contratto è regolato dalle leggi di [Paese/Stato/Provincia].
FIRME
Proprietario: _________________________ Data: _____________
Inquilino: _________________________ Data: _____________
Una nota su questo modello: Questo copre i fondamentali per la maggior parte degli affitti residenziali. A seconda di dove si trova il tuo immobile, potresti aver bisogno di clausole aggiuntive (dichiarazione sulla vernice al piombo negli edifici americani più vecchi, certificati di prestazione energetica nell'UE, addendum specifici richiesti dallo stato). Verifica i tuoi requisiti locali e aggiungi tutto ciò che è legalmente richiesto nella tua giurisdizione.
Domande frequenti
Un contratto di affitto firmato online è legalmente vincolante?
Sì. Le firme elettroniche sono legalmente riconosciute nell'UE (ai sensi del Regolamento eIDAS), negli USA (ai sensi dell'ESIGN Act) e nella maggior parte degli altri paesi del mondo. Un contratto di affitto firmato online ha lo stesso peso legale di uno firmato con penna e carta. Il requisito fondamentale è che entrambe le parti abbiano chiaramente l'intenzione di firmare e accettare i termini.
Qual è la differenza tra un contratto di affitto e un contratto di locazione?
In pratica, vengono usati in modo intercambiabile. Tecnicamente, un "contratto di locazione" si riferisce solitamente a un accordo a tempo determinato (come 12 mesi), mentre un "contratto di affitto" può coprire anche accordi mensili. Per scopi legali, ciò che conta è il contenuto del documento, non come lo chiami.
Posso modificare il modello dopo che entrambe le parti hanno firmato?
Qualsiasi modifica dopo la firma richiede un addendum scritto che entrambe le parti firmano. Non puoi modificare unilateralmente i termini. Se devi adeguare il canone, aggiungere una clausola sugli animali o cambiare qualsiasi altra cosa, redigi un semplice addendum, fai riferimento al contratto originale e fai firmare l'addendum a tutti.
Ho bisogno di un testimone o notaio per un contratto di affitto?
Nella maggior parte delle giurisdizioni, no. Un contratto di affitto tra proprietario e inquilino è un contratto privato standard che non richiede testimoni o autenticazione notarile. Alcuni posti hanno eccezioni, quindi verifica le tue regole locali, ma questo è raro per le locazioni residenziali.
Per quanto tempo devo conservare un contratto di affitto firmato?
Conservalo per l'intera durata della locazione più almeno 3-5 anni dopo che l'inquilino si è trasferito. Alcune ragioni fiscali possono richiedere di conservare i documenti ancora più a lungo. Le copie digitali non occupano spazio fisico, quindi non c'è un vero svantaggio nel conservarle a tempo indeterminato.
Cosa succede se il mio inquilino rifiuta di firmare digitalmente?
Se il tuo inquilino preferisce una firma fisica, è un suo diritto. Ma in pratica, la maggior parte delle persone trova la firma digitale molto più comoda. Con una piattaforma come CanUSign, l'inquilino non ha bisogno di creare un account o installare nulla. Basta cliccare su un link e firmare. In realtà è più facile che stampare, firmare, scansionare e rispedire via email.
Per concludere
Un contratto di affitto protegge il tuo immobile, i diritti del tuo inquilino e il vostro rapporto reciproco. Usare un modello solido e farlo firmare correttamente richiede meno di un'ora e previene mesi di potenziali grattacapi.
Prendi il modello qui sopra, personalizzalo per la tua situazione, caricalo su CanUSign e invialo al tuo inquilino per la firma. L'intero processo, dalla compilazione del modello fino ad avere un contratto di locazione completamente firmato nelle caselle di posta di entrambi, può essere fatto in un solo pomeriggio.
L'euro che costa firmare il documento è probabilmente il miglior euro che spenderai per il tuo immobile in affitto quest'anno.