Hai trovato l'inquilino ideale. Sembra affidabile, paga l'affitto puntualmente nel suo attuale alloggio e non ha battuto ciglio al sentire l'importo della cauzione. Ora non resta che formalizzare il contratto di locazione. Solo che... non ne hai uno.
Forse hai sempre affittato in modo informale con una stretta di mano. Forse avevi usato un modello tre anni fa e lo hai perso. O forse questa e la prima volta che metti in affitto un immobile e parti da zero. Qualunque sia la situazione, sei qui perche hai bisogno di un modello di contratto di affitto solido, e preferibilmente uno che puoi firmare senza doverti spostare di persona.
Buone notizie: questo articolo ti offre entrambe le cose. Un modello completo di contratto di locazione che puoi effettivamente utilizzare, piu una guida passo passo per farlo firmare online in circa cinque minuti.
Perche Ogni Affitto Ha Bisogno di un Contratto Scritto
Partiamo dalle basi. Anche se stai affittando a tuo cugino, al tuo migliore amico o a quel collega davvero affidabile, hai bisogno di un contratto di locazione scritto. Ecco perche:
La memoria e inaffidabile. Tra sei mesi, nessuno dei due ricordera esattamente cosa era stato concordato riguardo al pagamento delle spese condominiali, alla manutenzione del giardino o a chi e responsabile della riparazione della lavastoviglie. Un contratto scritto elimina le conversazioni del tipo "pensavo avessi detto..." che rovinano i rapporti.
Gli accordi verbali sono difficili da far rispettare. In Italia, i contratti di locazione verbali non sono validi per legge. La normativa italiana (Legge n. 431/1998) richiede obbligatoriamente la forma scritta per i contratti di locazione ad uso abitativo. Senza un documento firmato e registrato, il contratto e nullo e le controversie diventano estremamente complicate da gestire.
Protegge entrambe le parti in egual misura. Un buon contratto di affitto non e solo uno strumento di protezione per il proprietario. Anche l'inquilino ne beneficia. Garantisce che l'importo dell'affitto non cambiera improvvisamente, stabilisce quando il proprietario puo accedere all'immobile e definisce esattamente cosa succede con la cauzione.
Banche e compagnie di assicurazione vogliono vederlo. Se il tuo inquilino deve attivare le utenze, cambiare la residenza anagrafica o stipulare un'assicurazione sulla casa, molti enti richiedono una copia del contratto di locazione registrato. Senza contratto, il tuo inquilino incontrera ostacoli inutili.
Cosa Deve Contenere Ogni Contratto di Affitto
Ecco la checklist essenziale. Se salti uno di questi elementi, stai cercando guai.
Le Informazioni di Base
- Nomi completi di tutti i locatori e conduttori. Non soprannomi, non "Marco dell'ufficio". Nomi completi come risultano dal documento d'identita.
- Indirizzo dell'immobile con numero di interno, piano e ogni descrizione specifica (come "incluso posto auto n. 14" o "cantina n. 3").
- Data di inizio e durata del contratto (4+4 anni per il canone libero, 3+2 per il canone concordato in Italia, secondo la Legge 431/1998).
- Importo del canone mensile in euro, data di scadenza e modalita di pagamento accettate.
- Importo del deposito cauzionale e le condizioni per la sua restituzione (massimo 3 mensilita secondo l'articolo 11 della Legge 392/1978).
I Dettagli Che Contano
- Chi paga cosa. Spese condominiali, internet, raccolta rifiuti, acqua, riscaldamento. Specifica tutto. "L'inquilino paga tutte le spese" va bene. Lasciare il campo vuoto no. In Italia, le spese condominiali ordinarie sono a carico dell'inquilino, quelle straordinarie del proprietario (art. 9, Legge 392/1978).
- Responsabilita di manutenzione. Chi si occupa delle riparazioni minori? In Italia, la manutenzione ordinaria e a carico del conduttore, mentre la manutenzione straordinaria spetta al locatore (articoli 1576-1577 del Codice Civile). L'inquilino deve conservare l'immobile con la diligenza del buon padre di famiglia.
- Politica sugli animali domestici. Consentiti, non consentiti, consentiti con deposito aggiuntivo. In Italia, il proprietario puo vietare la detenzione di animali nel contratto, anche se la giurisprudenza e in evoluzione. Sii specifico.
- Regole sulla sublocazione. L'inquilino puo mettere l'immobile su Airbnb durante le vacanze? Puo ospitare qualcuno per tre mesi? In Italia, la sublocazione e vietata senza il consenso scritto del locatore (art. 2, Legge 392/1978). Specifica chiaramente le condizioni.
- Condizioni di accesso all'immobile. Con quanto preavviso si accede all'immobile? Il proprietario non puo entrare nell'immobile senza il consenso dell'inquilino, tranne in caso di emergenza. Formalizza le modalita nel contratto.
Le Tutele Giuridiche
- Ritardi nel pagamento. Cosa succede se l'affitto ha 5 giorni di ritardo? 30 giorni? In Italia, il locatore puo richiedere la risoluzione del contratto dopo il mancato pagamento di due mensilita (art. 5, Legge 392/1978). Specifica le conseguenze nel contratto.
- Clausole di recesso. Qual e il preavviso? In Italia: 6 mesi per l'inquilino con contratto 4+4 (per gravi motivi), il proprietario puo dare disdetta alla prima scadenza solo per i motivi tassativamente previsti dalla legge. Alla seconda scadenza, il recesso e libero con 6 mesi di preavviso.
- Risoluzione delle controversie. Si ricorre prima alla mediazione obbligatoria (D.Lgs. 28/2010 per le locazioni)? Al giudice di pace? Al tribunale? Stabilire questo in anticipo risparmia molta rabbia in seguito.
- Legge applicabile. In Italia si applica la Legge 431/1998 per le locazioni abitative e la Legge 392/1978 per la disciplina residuale. Menzionatelo nel contratto.
Errori Comuni dei Proprietari con i Contratti di Affitto
Dopo aver visto migliaia di contratti passare attraverso le piattaforme di firma online, certi schemi si ripetono. Ecco gli errori che causano piu problemi:
Errore n. 1: Usare un Modello di un Altro Paese
Quel modello di contratto di affitto trovato su un sito qualunque? Potrebbe essere scritto per il diritto francese mentre il tuo immobile e a Milano. Il diritto locatizio varia enormemente tra i paesi. Una clausola perfettamente legale in una giurisdizione potrebbe essere inapplicabile o addirittura illegale in un'altra.
Verifica sempre che il tuo modello corrisponda alla legislazione locale. In Italia, i contratti di locazione devono rispettare le disposizioni della Legge 431/1998. In caso di dubbio, fai revisionare il contratto da un avvocato o da un'agenzia immobiliare qualificata. Questo investimento iniziale ti fara risparmiare migliaia di euro in potenziali controversie.
Errore n. 2: Essere Vaghi sul Deposito Cauzionale
"La cauzione verra restituita alla fine del contratto" non basta. Il tuo contratto deve specificare:
- L'importo esatto trattenuto (massimo 3 mensilita del canone)
- I tempi di restituzione dopo la riconsegna dell'immobile
- Le condizioni precise per le trattenute (danni oltre la normale usura)
- La procedura per la verifica dello stato dell'immobile all'ingresso e all'uscita
- Gli interessi legali maturati sulla cauzione (obbligatori in Italia secondo l'art. 11, Legge 392/1978)
Errore n. 3: Dimenticare le Condizioni di Rinnovo
Il contratto scade il 31 agosto. Il tuo inquilino resta. Tu continui a riscuotere l'affitto. Ma adesso nessuno sa esattamente quali siano le condizioni. Il contratto si rinnova automaticamente?
In Italia, con il contratto 4+4, alla prima scadenza il contratto si rinnova automaticamente per altri 4 anni salvo disdetta per motivi specifici. Chiariscilo comunque nel contratto originale perche entrambe le parti sappiano cosa aspettarsi.
Errore n. 4: Non Fare un Verbale di Consegna
Allega un verbale di consegna dettagliato al tuo contratto di locazione. Percorri l'immobile con il tuo inquilino il giorno dell'ingresso, documenta tutto con fotografie e fai firmare entrambe le parti. Questo semplice passaggio previene il 90% delle controversie sulla cauzione.
Senza di esso, buona fortuna a dimostrare che quel graffio sul parquet non c'era prima che il tuo inquilino si trasferisse.
Errore n. 5: Non Firmare il Contratto
Sembra ovvio, ma succede piu spesso di quanto si pensi. Qualcuno compila il modello, magari lo stampa, e poi... resta sul tavolo della cucina per tre settimane. La vita e frenetica. Quando tutti se ne ricordano, l'inquilino si e gia trasferito e nessuno si preoccupa della firma effettiva.
Un contratto di locazione non firmato non vale praticamente nulla. In Italia, ricorda, il contratto scritto e obbligatorio per legge. E' esattamente il problema che la firma elettronica risolve. Invia un link, l'inquilino firma dal suo telefono, fatto.
Errore n. 6: Non Registrare il Contratto
In Italia, tutti i contratti di locazione devono essere registrati presso l'Agenzia delle Entrate entro 30 giorni dalla stipula (art. 1, comma 346, Legge 311/2004). La mancata registrazione rende il contratto nullo. La registrazione puo essere effettuata online tramite il portale dell'Agenzia delle Entrate e l'imposta di registro e pari al 2% del canone annuo (con cedolare secca si e esonerati).
Come Firmare il Tuo Contratto di Affitto Online
Firmare il contratto di affitto non dovrebbe richiedere un viaggio dall'altra parte della citta. Ecco come gestire tutto il processo digitalmente, dall'inizio alla fine.
Passo 1: Prepara il Tuo Contratto
Inizia con il modello qui sotto (o con la tua versione personalizzata). Compila tutti i dettagli specifici della tua situazione locativa: nomi, indirizzo, importo dell'affitto, date e tutte le condizioni concordate verbalmente.
Salvalo in PDF. Se hai lavorato su Word o Google Docs, esporta semplicemente in PDF prima di caricarlo.
Passo 2: Carica e Configura la Firma
Vai su CanUSign e carica il tuo contratto di affitto in formato PDF. Indica dove ogni parte deve firmare. Per un contratto di locazione standard, avrai generalmente bisogno di:
- Firma del locatore sull'ultima pagina
- Firma del conduttore sull'ultima pagina
- Sigle di entrambe le parti su ogni pagina (facoltativo ma consigliato)
- Campi data accanto a ogni firma
Passo 3: Invia per la Firma
Inserisci l'indirizzo e-mail dell'inquilino. CanUSign gli invia un link. Non e necessaria la creazione di un account da parte sua. Lo apre sul telefono o sul computer, consulta il documento e firma. Il tutto richiede circa due minuti.
Passo 4: Entrambe le Parti Ricevono una Copia
Una volta che tutti hanno firmato, sia il locatore che il conduttore ricevono automaticamente una copia PDF del contratto completamente eseguito. Il documento include un certificato di firma con marca temporale, che prova esattamente quando ogni parte ha firmato.
A soli 1 € per contratto firmato, costa meno della stampa e della spedizione del contratto per posta. Se gestisci piu immobili, l'abbonamento mensile illimitato da 15 € e ancora piu conveniente.
Nota importante per l'Italia: Dopo la firma online, ricorda che il contratto deve comunque essere registrato presso l'Agenzia delle Entrate entro 30 giorni. La firma elettronica e perfettamente valida per i contratti di locazione, ma la registrazione resta obbligatoria.
Modello Gratuito di Contratto di Affitto
Ecco un modello di contratto di locazione semplice che puoi usare come punto di partenza. Copialo, adattalo alla tua situazione e fallo firmare.
CONTRATTO DI LOCAZIONE AD USO ABITATIVO
(ai sensi della Legge 9 dicembre 1998, n. 431)
Data: [Data]
PARTI
Locatore: [Nome e Cognome], nato/a a [Luogo] il [Data], codice fiscale [CF], residente in [Indirizzo del Locatore]
Conduttore: [Nome e Cognome], nato/a a [Luogo] il [Data], codice fiscale [CF], residente in [Indirizzo Attuale]
1. OGGETTO DELLA LOCAZIONE
Il Locatore concede in locazione al Conduttore l'immobile ad uso abitativo sito in:
[Indirizzo Completo dell'Immobile, Comprensivo di Numero Civico, Interno, Piano, Scala]
Dati catastali: Foglio [], Particella [], Subalterno [], Categoria []
L'immobile e locato ad uso esclusivo di abitazione principale.
Superficie: [Superficie] m²
Numero di vani: [Numero]
Pertinenze: [Cantina, Posto Auto, Giardino, ecc.]
2. DURATA
Il presente contratto e stipulato per la durata di [4 anni + 4 anni di rinnovo automatico / 3 anni + 2 anni per canone concordato] con decorrenza dal [Data di Inizio].
Alla prima scadenza, il contratto si rinnova automaticamente per un uguale periodo, salvo disdetta comunicata con lettera raccomandata o PEC almeno [6] mesi prima della scadenza per i motivi previsti dall'art. 3 della Legge 431/1998.
3. CANONE
Canone mensile: [Importo] €
Spese condominiali (acconto mensile): [Importo] €
Totale mensile: [Importo] €
Data di scadenza: Il [___] di ogni mese
Modalita di pagamento: [Bonifico bancario / Addebito diretto / Altro]
Coordinate bancarie: [IBAN e intestatario del conto]
Aggiornamento ISTAT: Il canone sara aggiornato annualmente nella misura del [75/100]% della variazione dell'indice ISTAT dei prezzi al consumo.
4. DEPOSITO CAUZIONALE
Importo del deposito cauzionale: [Importo] € (pari a [___] mensilita del canone)
Il deposito sara restituito al termine della locazione, dopo la verifica dello stato dell'immobile, al netto di eventuali somme dovute al Locatore per danni eccedenti la normale usura, canoni o spese non pagati. Il deposito produrra interessi legali a favore del Conduttore, come previsto dall'art. 11 della Legge 392/1978.
5. SPESE E ONERI ACCESSORI
Il Conduttore e responsabile di: [Lista: elettricita, gas, acqua, internet, spese condominiali ordinarie, tassa rifiuti, ecc.]
Il Locatore e responsabile di: [Lista: spese condominiali straordinarie, eventuali spese incluse]
6. MANUTENZIONE E RIPARAZIONI
Il Conduttore manterra l'immobile in buono stato e segnalera tempestivamente qualsiasi necessita di riparazione. La manutenzione ordinaria e a carico del Conduttore (art. 1576 c.c.). La manutenzione straordinaria e a carico del Locatore.
7. USO DELL'IMMOBILE
Animali domestici: [Consentiti / Non consentiti / Consentiti con condizioni: ___]
Fumo: [Consentito / Non consentito / Solo aree esterne]
Sublocazione: [Consentita con consenso scritto del Locatore / Non consentita]
Numero massimo di occupanti: [Numero]
8. ACCESSO ALL'IMMOBILE DA PARTE DEL LOCATORE
Il Locatore potra accedere all'immobile solo previo accordo con il Conduttore e con un preavviso di almeno [48 ore], salvo casi di emergenza o urgenza.
9. RECESSO E DISDETTA
Il Conduttore puo recedere dal contratto in qualsiasi momento per gravi motivi, con un preavviso di [6] mesi comunicato tramite lettera raccomandata A/R o PEC.
Il Locatore puo dare disdetta alla prima scadenza esclusivamente per i motivi previsti dall'art. 3, comma 1, della Legge 431/1998, con un preavviso di almeno [6] mesi.
10. INADEMPIMENTO
In caso di mancato pagamento del canone per oltre [2] mensilita, il Locatore potra procedere alla risoluzione del contratto tramite intimazione di sfratto per morosita, ai sensi della normativa vigente.
11. VERBALE DI CONSEGNA
Un verbale di consegna dell'immobile con descrizione dettagliata dello stato dei locali e degli impianti e allegato al presente contratto e firmato da entrambe le parti. Tale verbale servira come riferimento per la restituzione del deposito cauzionale al termine della locazione.
12. REGISTRAZIONE
Il presente contratto sara registrato presso l'Agenzia delle Entrate entro 30 giorni dalla stipula. Le spese di registrazione sono suddivise in parti uguali tra Locatore e Conduttore, salvo diverso accordo. [In alternativa: Il Locatore opta per il regime della cedolare secca ai sensi del D.Lgs. 23/2011.]
13. LEGGE APPLICABILE
Il presente contratto e disciplinato dalla Legge 9 dicembre 1998, n. 431, dalla Legge 27 luglio 1978, n. 392 (per le disposizioni ancora vigenti), dal Codice Civile e dalla normativa vigente in materia di locazioni.
FIRME
Locatore: _________________________ Data: _____________
Conduttore: _________________________ Data: _____________
Nota su questo modello: Questo modello copre gli elementi fondamentali per la maggior parte delle locazioni residenziali in Italia. A seconda della localizzazione del tuo immobile, potresti aver bisogno di clausole aggiuntive (Attestato di Prestazione Energetica obbligatorio da allegare, certificazione degli impianti, planimetria catastale, documentazione urbanistica). Ricorda che in Italia il contratto deve essere obbligatoriamente registrato presso l'Agenzia delle Entrate entro 30 giorni. Verifica i requisiti specifici e aggiungi tutto cio che e legalmente richiesto. In caso di dubbio, consulta un avvocato specializzato in diritto immobiliare o un'associazione di categoria.
Domande Frequenti
Un contratto di affitto firmato online e legalmente valido?
Si. Le firme elettroniche sono legalmente riconosciute nell'Unione Europea (in virtu del Regolamento eIDAS), negli Stati Uniti (in virtu dell'ESIGN Act) e nella maggior parte degli altri paesi del mondo. In Italia, il Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) disciplina la validita delle firme elettroniche. Un contratto di locazione firmato online ha lo stesso valore legale di uno firmato con penna su carta. Il requisito essenziale e che entrambe le parti manifestino chiaramente la loro intenzione di firmare e accettare i termini del contratto.
Qual e la differenza tra contratto di affitto e contratto di locazione?
In pratica, i due termini sono usati in modo intercambiabile in Italia. "Locazione" e il termine giuridico formale utilizzato nel Codice Civile e nelle leggi specifiche. "Affitto" e il termine comunemente usato nel linguaggio quotidiano, anche se tecnicamente l'affitto riguarda beni produttivi. Sul piano legale, cio che conta e il contenuto del documento, non come lo chiami. I contratti piu comuni sono il 4+4 (canone libero) e il 3+2 (canone concordato).
Si puo modificare il contratto dopo la firma di entrambe le parti?
Qualsiasi modifica dopo la firma richiede un atto aggiuntivo (addendum) scritto e firmato da entrambe le parti. Non e possibile modificare unilateralmente i termini. Se devi adeguare il canone, aggiungere una clausola o cambiare qualsiasi altra cosa, redigi un semplice addendum, fai riferimento al contratto originale e fai firmare la modifica da tutte le parti. Ricorda che anche l'addendum deve essere registrato presso l'Agenzia delle Entrate.
Ho bisogno di un testimone o di un notaio per un contratto di affitto?
In genere, no. Un contratto di locazione tra locatore e conduttore e un contratto privato standard che non richiede testimoni o atto notarile. L'atto notarile e richiesto solo per contratti di durata superiore a 9 anni (che devono essere trascritti nei registri immobiliari). Per un contratto di locazione abitativo standard, la scrittura privata e sufficiente.
Per quanto tempo devo conservare un contratto di affitto firmato?
Conservalo per l'intera durata della locazione piu almeno 5 anni dopo la partenza dell'inquilino (termine di prescrizione ordinario). Alcune ragioni fiscali possono richiedere una conservazione ancora piu lunga (l'Agenzia delle Entrate puo effettuare accertamenti fino a 5 anni dopo la dichiarazione). Le copie digitali non occupano spazio fisico, quindi non c'e alcun motivo per non conservarle a tempo indeterminato.
Cosa fare se il mio inquilino rifiuta di firmare digitalmente?
Se il tuo inquilino preferisce una firma a mano, e un suo diritto. Ma nella pratica, la maggior parte delle persone trova la firma digitale molto piu comoda. Con una piattaforma come CanUSign, l'inquilino non ha bisogno di creare un account ne di installare nulla. Basta cliccare su un link e firmare. E in realta piu semplice che stampare, firmare, scannerizzare e rispedire via e-mail.
Conclusione
Un contratto di locazione protegge il tuo immobile, i diritti del tuo inquilino e il rapporto tra voi. Utilizzare un modello solido e farlo firmare correttamente richiede meno di un'ora e previene mesi di potenziali grattacapi.
Prendi il modello qui sopra, personalizzalo per la tua situazione, caricalo su CanUSign e invialo al tuo inquilino per la firma. L'intero processo, dalla compilazione del modello alla ricezione di un contratto completamente firmato nelle vostre caselle di posta, puo essere completato in un solo pomeriggio.
L'euro che costa firmare il documento e probabilmente il miglior euro che spenderai per il tuo immobile in affitto quest'anno.