契約書への署名は、かつては書類を印刷し、ペンを探し、ページをスキャンして、自分の署名が多少なりとも一貫して見えることを願う作業でした。幸いにも、そのような時代は過去のものとなりました。リスボンのカフェからフリーランス契約を締結する場合でも、フライトを待ちながら賃貸契約を最終決定する場合でも、オンラインでの契約署名はビジネスを進める標準的な方法になっています。
このガイドでは、適切な方法の選択から、デジタル署名を紙上のインクと同じように拘束力のあるものにする法的要件の理解まで、オンラインでの契約署名について知っておくべきすべてを説明します。
なぜオンラインで契約書に署名するのか?
方法の説明に入る前に、なぜ数百万人の人々がプリンターとスキャナーを放棄してデジタル署名に移行したのかを説明しましょう。
ビジネスではスピードが重要です。 郵送、署名、返送に3日かかる契約書は、オンラインなら3分で完了できます。時間的制約のある取引では、この違いが機会の獲得または喪失を意味することがあります。
地理的な制約がなくなります。 東京のクライアントとロンドンの弁護士が、タイムゾーンに関係なく、数時間以内に同じ文書に署名できます。宅配便サービスも国際郵便の待ち時間も不要です。
整理が自動的に改善されます。 デジタル契約は独自の証跡を作成します。すべての署名にはタイムスタンプが付き、6か月前に署名した契約を見つけるのに、ファイリングキャビネットを何時間も探す代わりに数秒しかかかりません。
コストが大幅に削減されます。 印刷、スキャン、郵送、物理的な文書の保管には費用がかかります。中小企業は、契約関連のロジスティクスだけで年間数百ユーロを費やすこともあります。
法的基盤:電子署名が拘束力を持つ理由
多くの人が重要な書類にオンラインで署名することを躊躇するのは、デジタル署名が法的効力を持つかどうかを疑問視しているためです。簡単に答えると:絶対に持っており、20年以上前からそうです。
欧州連合では、eIDAS規則が2014年に電子署名の明確な枠組みを確立しました。この規則は3種類の電子署名を認識しており、最も基本的な形式でも法廷手続きで法的に認められます。
米国では、2000年のESIGN法と統一電子取引法が同様の保護を提供しています。これらの法律は、署名が電子形式で存在するという理由だけで法的効力を否定されることはないことを定めています。
世界のほとんどの国で同様の法律が制定されています。オーストラリア、カナダ、ブラジル、日本、韓国、その他数十か国が、契約の大部分において電子署名を手書き署名と法的に同等であると認識しています。
例外は比較的狭い範囲です。不動産証書、遺言書、特定の家族法文書は、多くの管轄区域で依然として従来の署名を必要とします。しかし、ビジネス契約、雇用契約、商業取引については、電子署名が完璧に機能します。
オンラインで契約書に署名する方法
デジタル文書に署名を取得するためのいくつかのアプローチがあり、それぞれ利便性、セキュリティ、コストの間で異なるトレードオフがあります。
方法1:署名を描く
最も直感的なアプローチは、物理的な署名行為を模倣するものです。マウス、トラックパッド、またはタッチスクリーンを使用して、文書に直接署名を描きます。この方法は、デジタル署名を手書き署名に近づけたい人に適しています。
欠点は、マウスで描くと魅力的な結果が得られることはめったにないことです。署名はしばしば震えたり幼稚に見えたりしますが、法的有効性には影響がないため、一部の専門家はそれを恥ずかしく感じています。
方法2:名前を入力する
多くのプラットフォームでは、単純に名前を入力し、手書きのように見えるように設計されたさまざまなフォントから選択できます。流れるようなスクリプトや、あなたの個性に合ったより角張ったスタイルを選択できます。
このアプローチは高速で、毎回一貫した結果を生成します。批評家はそれが個人的でないと主張しますが、法的な観点からは、署名する意図で名前を入力することは、他の方法と同じくらい拘束力があります。
方法3:画像をアップロードする
保存したい特に特徴的な署名がある場合は、白紙に署名し、写真を撮るかスキャンして、デジタル文書に使用する画像をアップロードできます。これにより、本物の署名の真正性とデジタル適用の利便性が得られます。
初期設定には数分かかりますが、その後は任意の文書に即座に署名を適用できます。
方法4:証明書ベースのデジタル署名
高セキュリティ環境では、証明書ベースのデジタル署名は、署名者の身元と文書の完全性の両方を検証するために暗号技術を使用します。これらの署名は、信頼できる機関によって発行されたデジタル証明書にリンクされています。
この方法は、ほとんどの日常的な契約にとっては過剰ですが、セキュリティ要件が厳しい特定の政府、金融、法律アプリケーションには不可欠です。
ステップバイステップ:最初の契約にオンラインで署名する
ほとんどのプラットフォームに適用される典型的なワークフローを使用して、オンラインで契約に署名する実際のプロセスを見ていきましょう。
ステップ1:契約を受け取る
契約はさまざまな方法で届きます。署名リンク付きのメールを受け取ったり、クライアントのポータルからPDFをダウンロードしたり、選択したe署名プラットフォームで直接文書を受け取ったりすることがあります。最も一般的には、文書に直接移動するリンクをクリックします。
ステップ2:文書を確認する
何かに署名する前に、契約を注意深く読んでください。ほとんどのプラットフォームでは、文書全体をスクロールしたり、特定のセクションを拡大したり、時にはコメントを追加したり変更を要求したりできます。ここで時間をかけてください。オンライン署名はプロセスを高速化しますが、より注意を払わなくてよいという意味ではありません。
ステップ3:署名を適用する
署名する準備ができたら、文書内の署名フィールドに移動します。これらは通常、強調表示されているか、あなたの名前でマークされています。フィールドをクリックして、署名を描くか、入力するか、保存された署名を適用します。
一部の文書では、最終署名に加えて複数のページにイニシャルが必要です。プラットフォームは、必要な各フィールドをガイドします。
ステップ4:確認して送信する
すべての必要な署名を適用した後、通常、署名した内容を示す要約画面が表示されます。これを注意深く確認してから、最終確認ボタンをクリックします。文書は現在、法的に署名されています。
ステップ5:コピーを受け取る
ほとんどのプラットフォームは、署名された文書の完成コピーを自動的にメールで送信します。これをダウンロードして安全な場所に保管してください。これで、完全な監査証跡を持つ法的拘束力のある契約が手に入りました。
適切なプラットフォームの選択
e署名市場は、基本的な機能を持つ無料ツールから、月額数千ドルのエンタープライズプラットフォームまであります。以下は選択についての考え方です。
時々の使用の場合、サブスクリプションは必要ありません。月に数件の契約にのみ署名する場合、文書ごとに課金されるプラットフォームの方が理にかなっています。月に3つの文書にのみ署名する場合、署名ごとに1〜2ユーロを支払う方が15ユーロの月額サブスクリプションよりも優れています。
定期的なビジネス使用の場合、サブスクリプションモデルが経済的になります。会社が月に数十件の契約に署名する場合、無制限プランは予測可能なコストを提供し、通常はテンプレートやチーム管理などの追加機能が含まれます。
エンタープライズニーズの場合、高度なセキュリティ、コンプライアンス認証、APIアクセス、専用サポートを提供するプラットフォームを探してください。これらのソリューションは、既存のビジネスシステムと統合され、厳格な規制要件を満たします。
最も重要なのは、ソリューションを実際の使用パターンに合わせることです。使用しない機能に過払いすることはお金の無駄ですが、不十分なセキュリティに過小払いすることははるかに高くつく可能性があります。
よくある懸念とその対処方法
広く採用されているにもかかわらず、オンライン契約署名に関するいくつかの懸念が残っています。最も一般的なものを取り上げましょう。
相手方が署名していないと主張した場合はどうなりますか?
最新のe署名プラットフォームは、署名者のメールアドレス、IPアドレス、タイムスタンプ、多くの場合SMSコードなどの追加検証を記録する詳細な監査証跡を作成します。この証拠は通常、理論的には誰でも偽造できる手書き署名よりも決定的です。
プラットフォーム会社が倒産した場合はどうなりますか?
プラットフォームのアーカイブのみに依存するのではなく、完成した契約を常に自分のストレージにダウンロードしてください。ハードドライブまたはクラウドストレージ上の署名されたPDFは、それを作成するために使用したサービスに何が起こっても法的に有効なままです。
国際契約はどうですか?
電子署名は、ほとんどの国際的な境界を越えて認識されています。鍵は、選択した方法がすべての関連する管轄区域の法的要件を満たしていることを確認することです。先進国の当事者間のほとんどのビジネス契約では、標準的な電子署名が問題なく機能します。
スマートフォンで署名できますか?
もちろんです。最新のe署名プラットフォームのほとんどは、モバイルアプリまたはモバイル最適化されたウェブサイトを提供しています。インターネット接続がある場所ならどこでも、文書を確認して署名できます。
オンライン契約署名のベストプラクティス
スムーズで安全な契約署名体験を確保するために、以下のガイドラインに従ってください。
リンクをクリックする前に送信者の身元を確認してください。 フィッシングの試みは時々署名要求を装います。契約を予期していなかった場合は、リンクをクリックする前に別のチャネルを通じて送信者に確認してください。
署名する前に常に読んでください。 電子署名の利便性は不注意を助長すべきではありません。紙の文書と同じくらい注意深くすべての契約を読んでください。
重要な文書に署名するプラットフォームでは、強力なパスワードと二要素認証を使用してください。 デジタル署名は、物理的な署名と少なくとも同じくらい保護されるべきです。
整理された記録を維持してください。 署名された契約専用のフォルダーを作成し、完了後すぐにファイルしてください。数か月前の契約を参照する必要があるとき、将来の自分が感謝するでしょう。
同意している内容を理解してください。 契約自体を超えて、使用するプラットフォームの利用規約を読んでください。付与している権利、データの処理方法、文書に何が起こるかを知ってください。
契約署名の未来
電子署名は過去10年間で劇的に進化しており、その進化は続いています。ブロックチェーンベースの署名は、検証への新しいアプローチを提供します。AI搭載の契約レビューは、署名者が同意している内容を理解するのに役立ちます。ビジネスワークフローとの統合により、契約はボトルネックではなく自動化されたプロセスの一部になります。
変わらないのは、そもそも採用を促進した基本的な利便性です。オンラインでの契約署名は、時間、お金、フラストレーションを節約します。技術は改善されますが、コアバリュープロポジションはすでに証明されています。
今日から始める
まだオンラインで契約に署名したことがない場合、始める最良の時期は今です。ニーズに合ったプラットフォームを選択し、サインアップすれば、次の契約が到着したときに準備が整います。
数件の契約にのみ署名する場合、CanUSignは簡単なアプローチを提供します。契約をアップロードまたは作成し、署名用に送信し、署名されたときにのみ支払います。サブスクリプションなし、署名者のアカウント不要、€1から始まるシンプルな契約署名です。
印刷、署名、スキャン、郵送の時代は終わりました。契約の未来へようこそ。