Je hebt de perfecte kandidaat gevonden. De sollicitatiegesprekken gingen uitstekend, de salarisverwachtingen komen overeen en diegene kan maandag beginnen. Dus je schudt handen, zegt "welkom in het team" en denkt dat je het papierwerk later wel regelt. Wat kan er misgaan?
Heel veel, eigenlijk. Zonder een schriftelijk arbeidsovereenkomst sjabloon bouw je een werkrelatie op aannames. De werknemer denkt dat hij 25 vakantiedagen krijgt. Jij had er 20 gepland. Ze gaan uit van een opzegtermijn van drie maanden. Jij verwachtte een maand. Deze misverstanden komen niet naar boven op dag een. Ze komen naar boven wanneer iemand wil vertrekken, wanneer een bonus niet wordt uitbetaald, of wanneer een geschil op het bureau van een advocaat belandt. Een duidelijke, ondertekende arbeidsovereenkomst voorkomt dit allemaal.
Wat moet een arbeidsovereenkomst bevatten?
Elke arbeidsovereenkomst moet de basis dekken. In de EU verplicht de Richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden werkgevers om schriftelijke voorwaarden te verstrekken binnen zeven dagen na de startdatum. In Nederland is dit vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek (Boek 7, Titel 10) en aanvullend in de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers. Werkgevers zijn verplicht om binnen een maand een schriftelijke verklaring van de arbeidsovereenkomst te verstrekken.
Hier zijn de 10 clausules die elke arbeidsovereenkomst moet bevatten:
- Namen en adressen van zowel werkgever als werknemer
- Functietitel en beschrijving van de werkzaamheden
- Startdatum (en einddatum, bij een contract voor bepaalde tijd)
- Werklocatie (inclusief thuiswerkregelingen)
- Vergoeding -- salaris, bonussen, betalingsfrequentie
- Werktijden -- wekelijkse uren, overurenregels, flexibele tijd
- Vakantie en verlof -- betaalde vrije dagen, ziekteverlofbeleid
- Proeftijd -- duur, opzegtermijn tijdens de proeftijd
- Beeindiging en opzegtermijnen -- hoe beide partijen het contract kunnen beeindigen
- Geheimhoudings- en concurrentiebedingen -- bescherming van zakelijke belangen
Sla een van deze over en je vraagt om problemen verderop. Elk punt verdient een duidelijke, specifieke sectie in je contract. Geen vage taal, geen "dat regelen we later wel."
Soorten arbeidsovereenkomsten
Niet elke aanstelling ziet er hetzelfde uit. Voordat je je contract opstelt, moet je het juiste type kiezen. Hier is een snelle vergelijking:
| Kenmerk | Vast (fulltime) | Bepaalde tijd | Deeltijd | Freelancer / ZZP'er |
|---|---|---|---|---|
| Duur | Onbepaalde tijd | Vaste einddatum | Onbepaalde tijd | Projectgebaseerd |
| Werktijden | Fulltime (36-40u/week) | Fulltime of deeltijd | Minder dan fulltime | Zelf bepaald |
| Voordelen | Volledig (zorgverzekering, pensioen, vakantie) | Zelfde als vast | Naar rato | Geen (zelfverzekerd) |
| Opzegtermijn | Wettelijk of contractueel | Eindigt automatisch | Zelfde als vast | Per contractvoorwaarden |
| Sociale zekerheid | Werkgever betaalt premies | Zelfde als vast | Zelfde als vast | Zelfstandig |
| Het beste voor | Kernteamleden | Seizoens-/projectwerk | Flexibele functies | Gespecialiseerde vaardigheden |
| Beeindiging | Vereist grond of opzegtermijn | Automatisch op einddatum | Zelfde als vast | Per oplevering |
Belangrijk: Een werknemer verkeerd classificeren als ZZP'er is een van de duurste fouten die een bedrijf kan maken. De Belastingdienst controleert hier actief op. De Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) stelt dat als iemand vaste uren werkt, je apparatuur gebruikt en rapporteert aan een manager, hij een werknemer is -- ongeacht wat het contract zegt. Bekijk onze gids over freelancer-contracten om de verschillen te begrijpen.
Arbeidsovereenkomst sjabloon: belangrijke secties uitgelegd
Laten we de secties doornemen die het meest van belang zijn.
Functietitel en verantwoordelijkheden
Wees specifiek. "Marketing Manager" zegt je bijna niets. "Marketing Manager verantwoordelijk voor het beheren van de sociale-mediakanalen van het bedrijf, e-mailcampagnes en een team van twee junior marketeers" vertelt je precies wat de rol inhoudt. Deze sectie beschermt beide kanten. De werknemer weet wat er verwacht wordt. De werkgever kan ernaar verwijzen tijdens functioneringsgesprekken.
Voeg een flexibiliteitsclausule toe zoals: "De werkgever kan aanvullende taken toewijzen die in overeenstemming zijn met de kwalificaties en positie van de werknemer." Dit geeft je ruimte om verantwoordelijkheden aan te passen zonder het hele contract te herschrijven.
Vergoeding en voordelen
Benoem alles:
- Basissalaris (bruto jaarbedrag of maandbedrag)
- Betaaldatum (bijv. de laatste werkdag van elke maand)
- Bonusstructuur (indien van toepassing, met duidelijke voorwaarden)
- Voordelen (pensioenbijdragen, reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding)
- Onkostenvergoeding (reizen, apparatuur, thuiskantoortoelage)
In Nederland geldt het wettelijk minimumloon, dat per 1 januari 2026 is vastgesteld op basis van een uurloon. Je contract moet hieraan voldoen of dit overschrijden. Voor werknemers met een maandsalaris kun je het effectieve uurloon berekenen om naleving te controleren.
Werktijden
Vermeld de wekelijkse uren duidelijk. In Nederland stelt de Arbeidstijdenwet de maximale arbeidstijd vast: gemiddeld 48 uur per week over een periode van 16 weken, en maximaal 12 uur per dienst. Je arbeidsovereenkomst sjabloon moet bevatten:
- Standaard wekelijkse uren (bijv. 40 uur per week)
- Kernuren (indien van toepassing, bijv. 10:00-15:00)
- Overurenregels (gecompenseerd met betaling of vrije tijd?)
- Thuiswerkdagen (indien aangeboden)
Laat overuren niet vaag. "Overwerk is inbegrepen in het salaris" clausules worden regelmatig aangevochten bij de rechter. Wees expliciet over hoe overwerk wordt geregistreerd en gecompenseerd.
Proeftijd
De meeste arbeidsovereenkomsten in Nederland bevatten een proeftijd. Bij een contract voor onbepaalde tijd is de maximale proeftijd twee maanden. Bij een contract voor bepaalde tijd van minimaal zes maanden is het maximaal een maand. Tijdens deze periode:
- Beide partijen kunnen de arbeidsovereenkomst per direct beeindigen
- Er is geen opzegtermijn vereist
- Prestatieverwachtingen moeten duidelijk gecommuniceerd worden
Na de proeftijd is de wettelijke opzegtermijn van toepassing. Voor werkgevers hangt de opzegtermijn af van het aantal dienstjaren: een maand bij minder dan vijf jaar, twee maanden bij vijf tot tien jaar, drie maanden bij tien tot vijftien jaar en vier maanden bij vijftien jaar of meer.
Beeindiging en opzegtermijn
Hier ontstaan de meeste geschillen. Je contract moet duidelijk vermelden:
- Opzegtermijnen voor zowel werkgever als werknemer
- Gronden voor ontslag op staande voet (diefstal, fraude, ernstig wangedrag)
- Transitievergoeding (wettelijk verplicht in Nederland bij ontslag op initiatief van de werkgever)
- Vrijstelling van werk (kun je de werknemer vragen thuis te blijven tijdens de opzegtermijn?)
- Retournering van bedrijfseigendommen (laptop, sleutels, toegangspassen)
Onder Nederlands recht is ontslag gebonden aan strikte regels. De werkgever heeft toestemming nodig van het UWV of de kantonrechter, tenzij er sprake is van ontslag op staande voet of beeindiging met wederzijds goedvinden via een vaststellingsovereenkomst. De transitievergoeding is wettelijk verplicht en bedraagt 1/3 maandsalaris per dienstjaar.
Concurrentiebeding en geheimhoudingsclausule
Een concurrentiebeding beperkt waar een werknemer na vertrek kan werken. In Nederland zijn ze geldig als:
- Het beding schriftelijk is overeengekomen (bij contracten voor onbepaalde tijd)
- Bij contracten voor bepaalde tijd moet de werkgever schriftelijk motiveren waarom het beding noodzakelijk is vanwege zwaarwegende bedrijfsbelangen
- De rechter kan het beding geheel of gedeeltelijk vernietigen als de werknemer onbillijk wordt benadeeld
Zonder goede motivering en redelijkheid is je concurrentiebeding kwetsbaar bij de rechter. Veel werkgevers nemen ze op zonder te beseffen dat ze juridisch aangevochten kunnen worden.
Geheimhoudingsclausules zijn eenvoudiger. Een standaard geheimhoudingsbeding dat doorloopt na het einde van het dienstverband is gebruikelijk en doorgaans handhaafbaar zonder aanvullende compensatie.
Intellectueel eigendom
Van wie is het werk dat een werknemer creëert? In Nederland is de hoofdregel dat de werkgever het auteursrecht bezit op werken die in het kader van het dienstverband zijn gemaakt (artikel 7 Auteurswet). Maar het is verstandig om dit expliciet te benoemen, vooral voor:
- Softwarecode
- Ontwerpen en creatief werk
- Uitvindingen (de Rijksoctrooiwet geeft werknemers specifieke rechten bij uitvindingen)
- Content en publicaties
Een duidelijke IE-clausule voorkomt conflicten later, vooral als een werknemer vertrekt om een concurrerend bedrijf te starten.
Veelgemaakte fouten in arbeidsovereenkomsten
Een generiek sjabloon gebruiken zonder het aan te passen. Een Amerikaans arbeidsovereenkomst sjabloon werkt niet in Nederland. At-will employment (waarbij beide partijen de relatie op elk moment zonder reden kunnen beeindigen) is een Amerikaans concept. Het bestaat niet in de EU. Je sjabloon moet overeenkomen met het lokale arbeidsrecht.
Vergeten oude contracten bij te werken. Arbeidswetgeving verandert. De implementatie van de EU-richtlijn transparante arbeidsvoorwaarden in 2022 heeft diverse nieuwe verplichte vermeldingen toegevoegd. Als je arbeidsovereenkomst sjabloon van 2019 is, mist het waarschijnlijk vereiste informatie.
Vage functiebeschrijvingen. "De werknemer zal taken uitvoeren zoals toegewezen" is geen functiebeschrijving. Het is een uitnodiging voor meningsverschillen over wat de rol daadwerkelijk inhoudt.
Gegevensbescherming negeren. Onder de AVG (GDPR) moet je werknemers informeren over hoe je hun persoonsgegevens verwerkt. Veel contracten bevatten nu een aparte privacyverklaring of verwijzen naar het privacybeleid van het bedrijf. Sla dit niet over.
Het moeilijk maken om te ondertekenen. Printen, ondertekenen, scannen, per post versturen -- dit proces voegt dagen of weken toe voordat de werknemer officieel begint. Gebruik in plaats daarvan een elektronisch handtekeningtool. Stuur een link, de nieuwe medewerker tekent op zijn telefoon en je hebt een juridisch bindend contract in minuten.
Onderteken je arbeidsovereenkomst online met CanUSign
Zo laat je je arbeidsovereenkomst binnen vijf minuten ondertekenen:
Stap 1: Download het arbeidsovereenkomst sjabloon of upload je eigen versie.
Stap 2: Vul de werknemerspecifieke gegevens in: naam, functie, salaris, startdatum, werktijden.
Stap 3: Upload het afgeronde contract naar CanUSign, markeer de handtekeningvelden voor zowel werkgever als werknemer en voeg datumvelden toe.
Stap 4: Verstuur het. De nieuwe medewerker ontvangt een link per e-mail, bekijkt het contract en ondertekent elektronisch. Geen account nodig, geen app om te downloaden. Werkt op elk apparaat.
Stap 5: Beide partijen ontvangen een ondertekende PDF met een volledig handtekeningcertificaat en tijdstempels. Klaar.
Voor EUR 1 per ondertekend document is het het goedkoopste onderdeel van je hele wervingsproces. En het is juridisch bindend onder de EU eIDAS-verordening, de Amerikaanse ESIGN Act en vergelijkbare wetten wereldwijd.
Veelgestelde vragen
Wat moet een arbeidsovereenkomst bevatten?
Op zijn minst: namen van beide partijen, functietitel en taken, startdatum, werkplek, salaris, werktijden, vakantiedagen, proeftijd, opzegtermijnen en eventueel toepasselijke cao's. In de EU verplicht de Richtlijn transparante arbeidsvoorwaarden werkgevers om deze voorwaarden schriftelijk te verstrekken binnen de eerste week. In Nederland volgt dit uit het Burgerlijk Wetboek.
Is een mondelinge arbeidsovereenkomst geldig?
Technisch gezien ja. In de meeste landen creëert een mondelinge afspraak om te werken in ruil voor loon een bindende arbeidsrelatie. Maar het bewijzen van de specifieke voorwaarden van een mondelinge overeenkomst is bijna onmogelijk. In Nederland verplicht het Burgerlijk Wetboek werkgevers om de essentiele voorwaarden schriftelijk vast te leggen. Het niet hebben van een schriftelijk contract maakt de arbeidsovereenkomst niet ongeldig, maar stelt de werkgever bloot aan risico's en maakt geschillen veel moeilijker op te lossen.
Kan ik een elektronische handtekening gebruiken voor arbeidsovereenkomsten?
Ja. Elektronische handtekeningen zijn juridisch geldig voor arbeidsovereenkomsten in de EU (onder eIDAS), de VS (onder ESIGN Act), het VK, Canada, Australie en de meeste andere rechtsgebieden. In Nederland zijn elektronische handtekeningen rechtsgeldig voor arbeidsovereenkomsten. Let op dat voor bepaalde specifieke rechtshandelingen, zoals de beeindiging van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (opzegging), de wet een schriftelijkheidsvereiste kan stellen. Voor de initiële arbeidsovereenkomst werkt een standaard elektronische handtekening.
Hoe lang moet een proeftijd duren?
In Nederland is de maximale proeftijd twee maanden bij een contract voor onbepaalde tijd en een maand bij een contract voor bepaalde tijd van zes maanden of langer. Bij contracten korter dan zes maanden is geen proeftijd toegestaan. Tijdens de proeftijd kunnen beide partijen de arbeidsovereenkomst per direct beeindigen. De proeftijd moet expliciet in het contract worden vermeld -- het geldt niet automatisch.
Begin met vertrouwen
Een goed arbeidsovereenkomst sjabloon bespaart je de gesprekken die niemand wil voeren. Die over verkeerd gecommuniceerde vakantiedagen, onduidelijke bonusvoorwaarden, of van wie de code is die je ontwikkelaar vorig kwartaal schreef.
Pak het arbeidsovereenkomst sjabloon, vul de gegevens in en laat het online ondertekenen via CanUSign voor de eerste werkdag van je nieuwe medewerker. Het duurt vijf minuten, kost EUR 1 en beschermt zowel jou als je werknemer vanaf dag een.