Znalazłeś świetnego najemcę. Wydaje się odpowiedzialny, płaci czynsz na czas w obecnym mieszkaniu i nie mrugnął okiem na kaucję. Teraz musisz tylko załatwić umowę najmu. Tyle że... właściwie jej nie masz.
Może wynajmowałeś nieformalnie, na uścisk dłoni. Może użyłeś szablonu trzy lata temu i go zgubiłeś. A może to twój pierwszy raz wynajmowania nieruchomości i zaczynasz od zera. Niezależnie od sytuacji, jesteś tutaj, ponieważ potrzebujesz solidnego szablonu umowy najmu — najlepiej takiego, który możesz podpisać bez osobistego spotkania.
Dobra wiadomość: ten artykuł daje ci jedno i drugie. Kompletny szablon umowy najmu, którego możesz faktycznie użyć, plus przewodnik krok po kroku, jak go podpisać online w około pięć minut.
Dlaczego każdy najem potrzebuje pisemnej umowy
Wyjaśnijmy to najpierw. Nawet jeśli wynajmujesz kuzynowi, najlepszemu przyjacielowi lub tej naprawdę godnej zaufania osobie z pracy, potrzebujesz pisemnej umowy najmu. Oto dlaczego:
Pamięć jest zawodna. Za sześć miesięcy żadne z was nie będzie dokładnie pamiętać, co uzgodniliście w sprawie opłat za media, pielęgnacji ogrodu czy tego, kto jest odpowiedzialny za naprawę zmywarki. Pisemna umowa najmu eliminuje rozmowy „Myślałem, że powiedziałeś...", które rujnują relacje.
Ustne umowy są trudne do wyegzekwowania. W większości miejsc ustne umowy najmu są technicznie legalne. Ale spróbuj udowodnić, co zostało uzgodnione, gdy sprawy się skomplikują. Bez podpisanego dokumentu spory zamieniają się w twoje słowo przeciwko ich słowu, a sądy mają na to mało cierpliwości.
Chroni obie strony jednakowo. Dobra umowa najmu to nie tylko narzędzie ochrony wynajmującego. Najemcy też na niej korzystają. Gwarantuje, że kwota czynszu nie zmieni się nagle, określa, kiedy wynajmujący może wejść do nieruchomości, i definiuje dokładnie, co dzieje się z kaucją.
Banki i firmy ubezpieczeniowe chcą ją zobaczyć. Jeśli twój najemca musi założyć media, zarejestrować adres lub wykupić ubezpieczenie najemcy, wielu dostawców prosi o kopię umowy najmu. Bez niej twój najemca może napotkać niepotrzebne przeszkody.
Co powinna zawierać każda umowa najmu
Oto niezbędna lista kontrolna. Pomiń którykolwiek z tych punktów, a prosisz się o kłopoty.
Podstawy
- Pełne imiona i nazwiska wszystkich wynajmujących i najemców. Nie pseudonimy, nie „Dave z pubu". Pełne dane jak na dokumencie tożsamości.
- Adres nieruchomości włącznie z numerem lokalu, piętrem i wszelkimi konkretnymi opisami (jak „włącznie z miejscem garażowym nr 14").
- Data rozpoczęcia i zakończenia najmu (lub określenie, że jest to najem miesięczny).
- Miesięczna kwota czynszu w dokładnej walucie, termin płatności i akceptowane metody płatności.
- Kwota kaucji i warunki jej zwrotu.
Szczegóły, które mają znaczenie
- Kto płaci za co. Media, internet, wywóz śmieci, woda, koszty ogrzewania. Wypisz wszystko. „Najemca płaci za wszystkie media" jest w porządku. Zostawienie pustego pola nie jest.
- Obowiązki konserwacyjne. Kto zajmuje się drobnymi naprawami? Co liczy się jako drobne? Przy jakiej kwocie w euro naprawa staje się problemem wynajmującego? Powszechny próg to wszystko powyżej 100 €.
- Polityka dotycząca zwierząt. Dozwolone, niedozwolone, dozwolone z kaucją, dozwolone jeśli poniżej 10 kg. Bądź konkretny. „Brak zwierząt" jest jasne. Nie mówienie nic o zwierzętach, a potem złość z powodu owczarka niemieckiego — nie jest.
- Zasady podnajmu. Czy najemca może wystawić mieszkanie na Airbnb podczas urlopu? Czy może pozwolić przyjacielowi mieszkać przez trzy miesiące? Zdefiniuj to jasno.
- Wymogi dotyczące powiadomienia o wejściu. Ile czasu dajesz przed wejściem do nieruchomości? 24 godziny to standard w większości miejsc. Bez tego na piśmie możesz znaleźć się w prawnej szarej strefie.
Zabezpieczenia prawne
- Warunki przy opóźnieniu płatności. Co się dzieje, gdy czynsz spóźni się o 5 dni? 30 dni? Czy jest kara za opóźnienie? Jaki jest okres karencji?
- Klauzule rozwiązania. Ile wypowiedzenia musi dać każda ze stron? 30 dni? 60 dni? Jakie są podstawy wcześniejszego rozwiązania?
- Rozwiązywanie sporów. Czy najpierw pójdziecie na mediację? Do sądu? Uzgodnienie tego z wyprzedzeniem oszczędza dużo złości później.
- Prawo właściwe. Prawo jakiej jurysdykcji ma zastosowanie? To jest szczególnie ważne przy wynajmie transgranicznym lub nieruchomościach w różnych województwach.
Częste błędy, które popełniają wynajmujący w umowach najmu
Po zobaczeniu tysięcy umów przechodzących przez platformy podpisów online, wyłaniają się pewne wzorce. Oto błędy, które powodują najwięcej problemów:
Błąd 1: Używanie szablonu z niewłaściwego kraju
Ten szablon umowy najmu, który znalazłeś na losowej stronie internetowej? Może być napisany pod prawo Teksasu, podczas gdy twoja nieruchomość jest w Berlinie. Prawo najmu różni się dramatycznie między krajami, a nawet między stanami lub prowincjami. Klauzula, która jest całkowicie legalna w jednej jurysdykcji, może być niewykonalna lub wprost nielegalna w innej.
Zawsze sprawdzaj, czy twój szablon odpowiada lokalnemu prawu. W razie wątpliwości, poproś lokalnego prawnika nieruchomości o jednorazowy przegląd. Ta początkowa inwestycja zaoszczędzi ci tysięcy w potencjalnych sporach.
Błąd 2: Bycie niejasnym w kwestii kaucji
„Kaucja zostanie zwrócona po zakończeniu najmu" to za mało. Twoja umowa powinna określać:
- Dokładną kwotę zatrzymaną
- Gdzie kaucja jest przechowywana (niektóre jurysdykcje wymagają oddzielnego konta)
- Termin zwrotu kaucji po wyprowadzce (zwykle 14-30 dni)
- Konkretne warunki, w których mogą być dokonywane potrącenia
- Proces dokumentowania stanu nieruchomości przy wprowadzeniu i wyprowadzce
Błąd 3: Zapominanie o warunkach przedłużenia
Najem kończy się 31 sierpnia. Twój najemca zostaje. Dalej pobierasz czynsz. Ale teraz nie masz pojęcia, jakie są faktyczne warunki. Czy najem automatycznie przedłuża się na kolejny rok? Czy przechodzi w najem miesięczny? Przy tym samym czynszu czy skorygowanej kwocie?
Określ to jasno w oryginalnej umowie, aby obie strony wiedziały, co się dzieje, gdy okres najmu się kończy.
Błąd 4: Brak protokołu zdawczo-odbiorczego
Dołącz protokół stanu do umowy najmu. Pierwszego dnia przejdź przez nieruchomość z najemcą, udokumentuj wszystko zdjęciami i niech obie strony podpiszą. Ten jeden krok zapobiega 90% sporów o kaucję.
Bez niego — powodzenia w udowadnianiu, że to zadrapanie na parkiecie nie było tam, zanim najemca się wprowadził.
Błąd 5: Pomijanie podpisu
To brzmi oczywistie, ale zdarza się częściej, niż myślisz. Ktoś wypełnia szablon, może nawet go drukuje, a potem... leży na czyimś blacie kuchennym przez trzy tygodnie. Życie jest zabiegane. Zanim wszyscy sobie przypomną, najemca już się wprowadził i nikt nie zadaje sobie trudu, by zdobyć faktyczny podpis.
Niepodpisana umowa najmu jest warta niewiele więcej niż papier, na którym jest wydrukowana. Dokładnie tutaj podpisy elektroniczne rozwiązują problem. Wyślij link, najemca podpisuje na telefonie, gotowe.
Jak podpisać umowę najmu online
Podpisanie umowy najmu nie powinno wymagać podróży przez całe miasto. Oto jak załatwić to cyfrowo od początku do końca.
Krok 1: Przygotuj swoją umowę
Zacznij od szablonu poniżej (lub własnej dostosowanej wersji). Wypełnij wszystkie szczegóły dotyczące twojej sytuacji najmu: imiona i nazwiska, adres, kwota czynszu, daty i wszystkie warunki, które uzgodniłeś ustnie.
Zapisz jako PDF. Jeśli pracowałeś w Wordzie lub Dokumentach Google, po prostu wyeksportuj do PDF przed przesłaniem.
Krok 2: Prześlij i skonfiguruj podpisywanie
Przejdź do CanUSign i prześlij swój PDF umowy najmu. Zaznacz, gdzie każda strona musi podpisać. Dla standardowej umowy najmu zazwyczaj potrzebujesz:
- Podpisu wynajmującego na ostatniej stronie
- Podpisu najemcy na ostatniej stronie
- Parafek obu stron na każdej stronie (opcjonalne, ale zalecane)
- Pól z datą obok każdego podpisu
Krok 3: Wyślij do podpisu
Wpisz adres e-mail najemcy. CanUSign wysyła mu link. Nie jest wymagane zakładanie konta po jego stronie. Otwiera go na telefonie lub komputerze, przegląda dokument i podpisuje. Cały proces zajmuje około dwóch minut.
Krok 4: Obie strony otrzymują kopię
Po podpisaniu przez wszystkich, zarówno wynajmujący, jak i najemca automatycznie otrzymują kopię PDF w pełni podpisanej umowy. Dokument zawiera certyfikat podpisu ze znacznikami czasu, więc masz dowód dokładnie tego, kiedy każda strona podpisała.
Za zaledwie 1 € za podpisany kontrakt, kosztuje to mniej niż wydrukowanie i wysłanie umowy pocztą. Jeśli zarządzasz wieloma nieruchomościami, miesięczny plan bez limitów za 15 € ma jeszcze większy sens.
Darmowy szablon umowy najmu
Oto prosty szablon umowy najmu, którego możesz użyć jako punktu wyjścia. Skopiuj go, dostosuj do swojej sytuacji i uzyskaj podpis.
UMOWA NAJMU LOKALU MIESZKALNEGO
Data: [Data]
STRONY
Wynajmujący: [Pełne Imię i Nazwisko], zamieszkały w [Adres Wynajmującego]
Najemca: [Pełne Imię i Nazwisko], zamieszkały w [Obecny Adres]
1. NIERUCHOMOŚĆ
Wynajmujący zgadza się wynająć Najemcy lokal mieszkalny znajdujący się pod adresem:
[Pełny Adres Nieruchomości, Włącznie z Numerem Lokalu]
Nieruchomość jest wynajmowana wyłącznie do celów mieszkalnych.
2. OKRES
Niniejsza umowa rozpoczyna się dnia [Data Rozpoczęcia] i kończy się dnia [Data Zakończenia].
Po wygaśnięciu niniejsza umowa [automatycznie przedłuża się na okres ___ miesięcy / przechodzi w najem miesięczny / wygasa, chyba że zostanie przedłużona na piśmie].
3. CZYNSZ
Miesięczny czynsz: [Kwota] [Waluta]
Termin płatności: [1. / ___ ] dzień każdego miesiąca
Metoda płatności: [Przelew bankowy / Polecenie zapłaty / Inne]
Płatność na: [Dane bankowe lub instrukcje płatności]
4. KAUCJA
Kwota kaucji: [Kwota] [Waluta]
Kaucja będzie przechowywana na [opisz konto lub metodę] i zwrócona w ciągu [14/21/30] dni po opuszczeniu nieruchomości przez Najemcę, pomniejszona o ewentualne potrącenia za szkody wykraczające poza normalne zużycie. Zostanie dostarczona szczegółowa lista potrąceń.
5. MEDIA I USŁUGI
Najemca jest odpowiedzialny za: [Lista: prąd, gaz, woda, internet, śmieci itp.]
Wynajmujący jest odpowiedzialny za: [Lista mediów wliczonych w cenę]
6. KONSERWACJA I NAPRAWY
Najemca będzie utrzymywał nieruchomość w dobrym stanie i niezwłocznie zgłaszał wszelkie potrzebne naprawy. Drobne naprawy do [Kwota] [Waluta] leżą w gestii Najemcy. Wszystkie pozostałe naprawy leżą w gestii Wynajmującego.
7. UŻYTKOWANIE NIERUCHOMOŚCI
Zwierzęta domowe: [Dozwolone / Niedozwolone / Dozwolone pod warunkiem: ___]
Palenie: [Dozwolone / Niedozwolone / Tylko na zewnątrz]
Podnajem: [Dozwolony za pisemną zgodą / Niedozwolony]
Maksymalna liczba mieszkańców: [Liczba]
8. WEJŚCIE WYNAJMUJĄCEGO
Wynajmujący powiadomi pisemnie z wyprzedzeniem co najmniej [24/48] godzin przed wejściem do nieruchomości, z wyjątkiem sytuacji awaryjnych.
9. ROZWIĄZANIE
Każda ze stron może rozwiązać niniejszą umowę z zachowaniem [30/60/90]-dniowego pisemnego wypowiedzenia.
Wcześniejsze rozwiązanie przez Najemcę bez odpowiedniego wypowiedzenia skutkuje [zdefiniuj konsekwencję, np. utratą kaucji].
10. OPÓŹNIENIE W PŁATNOŚCI
Czynsz nieotrzymany w ciągu [5/7/10] dni od terminu płatności podlega karze w wysokości [Kwota lub Procent]. Jeśli czynsz pozostaje nieopłacony przez [30/60] dni, Wynajmujący może rozpocząć postępowanie eksmisyjne zgodnie z prawem lokalnym.
11. PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY
Protokół zdawczo-odbiorczy przy wprowadzeniu jest załączony do niniejszej umowy i podpisany przez obie strony. Protokół ten będzie stanowił podstawę do potrąceń z kaucji przy wyprowadzce.
12. PRAWO WŁAŚCIWE
Niniejsza umowa podlega prawu [Kraju/Województwa].
PODPISY
Wynajmujący: _________________________ Data: _____________
Najemca: _________________________ Data: _____________
Uwaga dotycząca tego szablonu: Obejmuje on podstawy dla większości wynajmów mieszkalnych. W zależności od lokalizacji twojej nieruchomości, możesz potrzebować dodatkowych klauzul (informacja o farbie ołowiowej w starszych budynkach w USA, świadectwa charakterystyki energetycznej w UE, konkretne załączniki wymagane przez prawo stanowe). Sprawdź swoje lokalne wymagania i dodaj wszystko, co jest prawnie wymagane w twojej jurysdykcji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa najmu podpisana online jest prawnie wiążąca?
Tak. Podpisy elektroniczne są prawnie uznawane w UE (na mocy Rozporządzenia eIDAS), USA (na mocy ESIGN Act) i większości innych krajów na świecie. Umowa najmu podpisana online ma taką samą moc prawną jak podpisana długopisem na papierze. Kluczowym wymogiem jest to, aby obie strony wyraźnie zamierzały podpisać i zaakceptować warunki.
Jaka jest różnica między umową najmu a umową dzierżawy?
W praktyce są używane zamiennie. Technicznie „umowa dzierżawy" zwykle odnosi się do umowy na czas określony (np. 12 miesięcy), podczas gdy „umowa najmu" może obejmować również układy miesięczne. Dla celów prawnych liczy się treść dokumentu, a nie jak go nazywasz.
Czy mogę modyfikować szablon po podpisaniu przez obie strony?
Wszelkie zmiany po podpisaniu wymagają pisemnego aneksu, który obie strony podpiszą. Nie możesz jednostronnie zmieniać warunków. Jeśli musisz dostosować czynsz, dodać klauzulę o zwierzętach lub zmienić cokolwiek innego, sporządź prosty aneks, odwołaj się do oryginalnej umowy i niech wszyscy podpiszą aneks.
Czy potrzebuję świadka lub notariusza do umowy najmu?
W większości jurysdykcji nie. Umowa najmu między wynajmującym a najemcą to standardowa umowa prywatna, która nie wymaga świadków ani poświadczenia notarialnego. Niektóre miejsca mają wyjątki, więc sprawdź lokalne przepisy, ale jest to rzadkie w przypadku najmu mieszkalnego.
Jak długo powinienem przechowywać podpisaną umowę najmu?
Przechowuj ją przez cały okres najmu plus co najmniej 3-5 lat po wyprowadzce najemcy. Niektóre powody podatkowe mogą wymagać jeszcze dłuższego przechowywania dokumentów. Kopie cyfrowe nie zajmują fizycznej przestrzeni, więc nie ma realnej wady w przechowywaniu ich bezterminowo.
Co jeśli mój najemca odmawia podpisania cyfrowego?
Jeśli twój najemca woli podpis fizyczny, to jego prawo. Ale w praktyce większość ludzi uważa podpis cyfrowy za znacznie wygodniejszy. Z platformą taką jak CanUSign najemca nie musi zakładać konta ani niczego instalować. Po prostu klika w link i podpisuje. To faktycznie łatwiejsze niż drukowanie, podpisywanie, skanowanie i wysyłanie mailem z powrotem.
Podsumowanie
Umowa najmu chroni twoją nieruchomość, prawa twojego najemcy i waszą wzajemną relację. Użycie solidnego szablonu i prawidłowe uzyskanie podpisu zajmuje mniej niż godzinę i zapobiega miesiącom potencjalnych problemów.
Weź szablon powyżej, dostosuj go do swojej sytuacji, prześlij do CanUSign i wyślij najemcy do podpisu. Cały proces, od wypełnienia szablonu po w pełni podpisaną umowę najmu w skrzynkach obu stron, można wykonać w jedno popołudnie.
1 €, które kosztuje podpisanie dokumentu, to prawdopodobnie najlepiej wydane euro na twoją wynajmowaną nieruchomość w tym roku.