Faz tempo que assinar um documento deixou de exigir impressora, caneta e uma ida ao cartório. Hoje, você pode assinar um contrato de locação sentado no sofá, fechar um acordo comercial durante o almoço ou formalizar uma proposta enquanto espera no aeroporto. Tudo pelo celular ou computador.
Mas se você nunca assinou um documento online -- ou se já assinou mas ficou com aquela pulga atrás da orelha sobre a validade legal -- este guia é para você. Vamos cobrir tudo: como funciona, o que diz a lei brasileira, passo a passo prático e as melhores ferramentas disponíveis.
O Que Significa Assinar um Documento Online?
Assinar um documento online significa usar uma assinatura eletrônica para manifestar sua concordância com o conteúdo de um documento digital. Em vez de imprimir, pegar a caneta e rabiscar sua assinatura no papel, você faz isso em uma plataforma digital.
A assinatura pode ser feita de diferentes formas:
- Desenhar sua assinatura com o dedo na tela do celular ou com o mouse
- Digitar seu nome e a plataforma gera uma assinatura estilizada
- Fazer upload de uma imagem da sua assinatura
- Clicar em um botão confirmando que concorda com os termos
Todas essas formas são válidas e reconhecidas pela legislação brasileira. O que importa não é o formato visual da assinatura, mas sim a intenção de assinar e os registros de autenticação que a plataforma gera.
É Legal Assinar Documentos Online no Brasil?
Sim, é totalmente legal. O Brasil tem legislação específica sobre assinaturas eletrônicas desde 2001.
Os dois marcos legais principais são:
MP 2.200-2/2001
A Medida Provisória 2.200-2 estabeleceu que documentos eletrônicos têm validade jurídica quando as partes aceitam esse formato. No artigo 10, parágrafo 2º, a MP deixa claro que não é necessário usar certificado digital ICP-Brasil para que um documento eletrônico seja válido -- basta que as partes concordem com o meio utilizado.
Lei 14.063/2020
A Lei 14.063 classificou as assinaturas eletrônicas em três tipos:
- Simples -- a que você usa no dia a dia, sem certificado digital
- Avançada -- com certificado digital (não necessariamente ICP-Brasil)
- Qualificada -- com certificado ICP-Brasil (obrigatória apenas para situações específicas)
Para a grande maioria dos documentos -- contratos de locação, prestação de serviços, propostas comerciais, acordos entre empresas -- a assinatura simples é suficiente.
Quais Documentos Você Pode Assinar Online?
A lista é mais longa do que você imagina:
Documentos do Dia a Dia
- Contratos de locação (residencial e comercial)
- Contratos de prestação de serviços
- Propostas comerciais e orçamentos
- Termos de confidencialidade (NDA)
- Autorizações e consentimentos
- Recibos e declarações
Documentos Empresariais
- Contratos de trabalho (CLT e PJ)
- Aditivos contratuais
- Acordos entre sócios
- Contratos de compra e venda
- Termos de adesão
- Atas de reunião
Documentos Pessoais
- Procurações particulares
- Acordos de divórcio amigável (para homologação posterior)
- Termos de empréstimo entre particulares
- Autorizações de viagem (entre responsáveis legais)
O Que NÃO Pode Ser Assinado Online (com assinatura simples)
- Escrituras de imóveis (exige cartório)
- Testamentos (regras específicas do Código Civil)
- Atos que exigem registro público
- Documentos que por lei exigem certificado ICP-Brasil
Passo a Passo: Como Assinar Seu Primeiro Documento Online
Vamos usar o CanUSign como exemplo, mas o processo é similar na maioria das plataformas.
Passo 1: Prepare Seu Documento
Primeiro, tenha seu documento pronto em PDF. Se ele está em Word, Google Docs ou outro formato, exporte para PDF antes de continuar.
Dica: revise o documento inteiro antes de enviar para assinatura. Corrigir erros depois que todo mundo assinou exige um aditivo -- é muito mais trabalhoso.
Passo 2: Crie Sua Conta
Acesse o CanUSign e crie sua conta. É rápido e gratuito. Você vai precisar apenas de um e-mail.
Passo 3: Faça Upload do Documento
Clique para enviar seu PDF. O documento aparece na tela para você visualizar e confirmar que está tudo certo.
Passo 4: Adicione os Campos de Assinatura
Posicione os campos de assinatura no documento. Você vai definir:
- Onde cada pessoa precisa assinar (geralmente na última página)
- Campos de data (opcionais, mas recomendados)
- Campos de texto (se precisar que alguém preencha alguma informação)
Arraste e solte os campos nos lugares certos. É intuitivo como usar uma apresentação de slides.
Passo 5: Envie Para os Signatários
Adicione o e-mail de cada pessoa que precisa assinar. O CanUSign envia automaticamente um link para cada uma delas. A mensagem inclui:
- O nome do documento
- Um link seguro para acessar e assinar
- Instruções claras sobre o que fazer
Passo 6: Acompanhe o Andamento
No seu painel, você vê em tempo real:
- Quem já abriu o documento
- Quem já assinou
- Quem ainda está pendente
Se alguém demorar, você pode enviar um lembrete com um clique.
Passo 7: Receba o Documento Assinado
Quando todos assinarem, tanto você quanto os signatários recebem automaticamente:
- O PDF assinado com todas as assinaturas
- Um certificado de auditoria com dados de cada assinatura (data, hora, IP, e-mail)
Pronto. Documento assinado, com validade jurídica, sem sair de casa.
5 Dicas Para Assinar Documentos Online com Segurança
1. Leia Tudo Antes de Assinar
Parece óbvio, mas a facilidade de assinar online pode criar um impulso de clicar rápido. Leia cada página, cada cláusula. Se algo não está claro, pergunte antes de assinar.
2. Verifique a Identidade do Remetente
Recebeu um link para assinar um documento? Antes de clicar, confirme que veio de uma fonte confiável. Se não estava esperando, entre em contato com o suposto remetente por outro canal (telefone, por exemplo) para confirmar.
3. Use Seu E-mail Pessoal ou Profissional
Evite assinar documentos importantes usando e-mails temporários ou compartilhados. O e-mail usado para assinar faz parte do registro de autenticação e pode ser relevante em caso de disputa.
4. Salve Uma Cópia do Documento Assinado
Plataformas como o CanUSign armazenam seus documentos, mas sempre mantenha uma cópia local. Baixe o PDF assinado e o certificado de auditoria e guarde em um lugar seguro -- na nuvem, num HD externo ou ambos.
5. Guarde o Certificado de Auditoria
O certificado de auditoria é a prova de que a assinatura aconteceu. Ele registra quem assinou, quando, de onde (IP) e com qual dispositivo. Em caso de disputa judicial, esse documento é essencial.
Erros Comuns Ao Assinar Documentos Online
Enviar o Documento Errado
Acontece mais do que você imagina. Confira o nome do arquivo, abra o PDF e revise antes de enviar. Não tem nada mais constrangedor do que pedir para alguém assinar de novo porque você enviou a versão errada.
Esquecer de Posicionar Campos de Assinatura
Se você envia o documento sem campos de assinatura posicionados, os signatários não sabem onde assinar. Configure os campos corretamente antes de enviar.
Não Definir a Ordem de Assinatura
Em alguns casos, a ordem importa. Por exemplo, em um contrato de trabalho, pode fazer sentido que o empregador assine primeiro. Plataformas como o CanUSign permitem definir a sequência de assinatura.
Usar um E-mail Errado do Signatário
Digitou o e-mail errado? O link vai para a pessoa errada. Sempre confirme o endereço de e-mail com o signatário antes de enviar.
CanUSign vs. Outras Formas de Assinar
vs. Imprimir e Assinar à Mão
| Aspecto | Imprimir e Assinar | CanUSign |
|---|---|---|
| Tempo | 30-60 minutos (imprimir, assinar, escanear) | 2-5 minutos |
| Custo | Papel, tinta, scanner, correio | A partir de €1 |
| Praticidade | Exige presença física | De qualquer lugar |
| Segurança | Papel pode ser perdido ou danificado | Armazenamento digital seguro |
| Prova | Apenas a assinatura visual | Certificado de auditoria completo |
vs. Assinar PDF com Adobe
O Adobe Reader permite adicionar uma assinatura visual a um PDF, mas não é a mesma coisa que uma assinatura eletrônica em uma plataforma dedicada. A diferença principal: o Adobe não gera trilha de auditoria, não verifica identidade e não garante a integridade do documento após a assinatura.
vs. Assinar por WhatsApp
Mandar um "Ok, concordo" por WhatsApp pode até ter algum valor como prova, mas é frágil juridicamente. Não há garantia de integridade do documento, não há registro formal e não há certificado de auditoria. Para qualquer coisa minimamente importante, use uma plataforma de assinatura eletrônica.
Quando Você Ainda Precisa do Cartório
Apesar de toda a praticidade da assinatura online, existem situações em que o cartório ainda é necessário:
- Compra e venda de imóveis -- a escritura pública precisa ser lavrada em cartório
- Reconhecimento de firma -- quando exigido por lei ou pela outra parte
- Autenticação de cópias -- para cópias autenticadas de documentos originais
- Registro de documentos -- quando é necessário registro público para validade perante terceiros
Para tudo o mais -- e isso cobre cerca de 90% dos documentos que você assina na vida -- a assinatura online resolve.
Perguntas Frequentes
Posso assinar pelo celular?
Sim. O CanUSign funciona perfeitamente em qualquer navegador de celular. Você pode tanto enviar documentos quanto assinar diretamente pelo smartphone, sem precisar instalar nenhum aplicativo.
O signatário precisa ter conta na plataforma?
Não. No CanUSign, o signatário recebe um link por e-mail e pode assinar sem criar conta alguma. Isso facilita muito quando você precisa de assinaturas de clientes, fornecedores ou qualquer pessoa que não usa a plataforma.
Quanto tempo leva para assinar um documento online?
Do momento em que você recebe o link até concluir a assinatura: menos de 2 minutos. Abrir o link, revisar o documento, desenhar ou digitar sua assinatura e confirmar. É genuinamente rápido.
O documento assinado online tem o mesmo valor que um assinado em papel?
Para a grande maioria dos documentos, sim. A legislação brasileira (MP 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020) garante que assinaturas eletrônicas têm a mesma validade jurídica que assinaturas manuscritas, desde que as partes concordem com esse formato.
E se eu assinar e depois me arrepender?
Assinar um documento online tem as mesmas consequências legais de assinar em papel. Se você se arrependeu, precisará negociar com a outra parte uma rescisão ou aditivo. Por isso, leia tudo antes de assinar.
Conclusão
Assinar documentos online no Brasil é legal, seguro e infinitamente mais prático do que o método tradicional. Com a legislação adequada desde 2001, não há motivo para continuar imprimindo, assinando à mão e escaneando documentos em 2026.
O CanUSign torna todo o processo simples: faça upload do documento, posicione as assinaturas, envie o link e pronto. Em minutos, você tem um documento assinado com validade jurídica e certificado de auditoria completo.
Se você ainda não experimentou, crie sua conta gratuitamente e assine seu primeiro documento online. Depois que você faz uma vez, não volta mais para o papel.