Cómo firmar un PDF depende de una pregunta: ¿firma solo usted, o tiene que firmar también otra persona? Para insertar su firma en un PDF basta con lo que ya tiene en el ordenador: Vista Previa en el Mac, Adobe Acrobat Reader, que es gratuito, o el navegador. Si otras personas tienen que firmar el PDF y quiere que quede constancia de quién firmó y cuándo, necesita un servicio de firma. Esta guía explica las dos cosas, con los pasos tal como los describen los fabricantes.
Firmar un PDF usted mismo
Todos los métodos de este apartado colocan una imagen de su firma en la página. Para un formulario que usted mismo devuelve, es suficiente. Pero no deja constancia de quién puso la firma, y cualquiera que tenga el archivo puede copiar la imagen o cambiar el texto después.
Mac: Vista Previa
Vista Previa viene con macOS. Apple describe los pasos en Rellenar y firmar formularios PDF en Vista Previa en el Mac:
- Abra el PDF en Vista Previa.
- Haga clic en «Mostrar barra de herramientas de marcación» si no está visible y después en el botón «Firma».
- Cree una firma la primera vez: con el trackpad, sosteniendo su firma en papel blanco delante de la cámara, o en un iPhone o iPad cercano.
- Haga clic en la firma que quiere añadir, arrástrela a su sitio y ajuste el tamaño con los tiradores.
- Guarde el archivo.
Vista Previa guarda la firma para la próxima vez.
Windows y Mac: Adobe Acrobat Reader
La ayuda de Adobe Sign PDFs indica estos pasos (los nombres en la interfaz en español pueden variar):
- Abra el PDF.
- Haga clic en el icono de firma de la barra de herramientas, o abra la herramienta para rellenar y firmar desde el menú Herramientas.
- Elija si quiere añadir su firma o solo sus iniciales.
- La primera vez, cree la firma: escriba su nombre, dibújela o elija una imagen de su firma.
- Confirme y haga clic en el lugar del PDF donde debe ir la firma.
- Guarde el archivo.
En el navegador: Chrome, Edge, Firefox
El navegador también puede insertar una firma en un PDF sin instalar nada.
- Chrome: la ayuda de Google Gestionar PDFs en Chrome explica cómo dibujar una firma con la herramienta de lápiz y descargar después el archivo con los cambios.
- Edge: la documentación de Microsoft sobre el lector PDF de Edge menciona la escritura a mano sobre archivos PDF, también para firmar o rellenar formularios.
- Firefox: según la página de Mozilla sobre su editor de PDF, se hace clic en el icono de firma, se añade una firma nueva y se elige escribirla, dibujarla o subir una imagen.
Dibujada con el ratón, la firma suele salir temblorosa. Escrita, o fotografiada en papel, suele verse más limpia. Para obtener una imagen limpia de su firma en PNG, use la herramienta Crear firma.
Pedir que otros firmen el PDF
En cuanto firma una segunda persona, el ir y venir de correos se complica: ¿quién tiene la versión buena, alguien cambió algo entre medias, y cuándo firmó cada uno? Para este caso está hecho canusign.
- Suba su PDF.
- Coloque un campo de firma para cada persona y, si hace falta, iniciales o fecha.
- Envíe a cada persona su enlace o comparta un enlace común. Los firmantes no necesitan cuenta.
- Cuando todos hayan firmado, descargue el PDF firmado.
Qué contiene el archivo final:
- Un certificado de auditoría al final: quién firmó y cuándo, el ID del documento y un código QR.
- Un sello de tiempo de DigiCert según RFC 3161, que Adobe Acrobat muestra en las propiedades de la firma.
- El ID del documento en cada página, para que también una copia impresa remita al original.
- Una página de verificación: quien recibe el PDF comprueba en canusign.com/es/verify si coincide con la versión guardada por nosotros. El archivo no sale del navegador.
Se paga por documento, sin suscripción; los precios actuales están en la página de precios. canusign emite una firma electrónica simple según eIDAS, válida donde la ley no exige forma escrita.
Qué método elegir
| Situación | Método |
|---|---|
| Rellena y firma un formulario usted mismo | Vista Previa, Acrobat Reader o el navegador |
| Solo necesita una imagen de su firma | Crear firma |
| Tiene que firmar otra persona, o varias | canusign |
| Más adelante tendrá que demostrar que el archivo no cambió | canusign, con la página de verificación |
¿Tiene validez una firma insertada en un PDF?
El reglamento eIDAS (artículo 25, apartado 1) prohíbe negar efectos jurídicos a una firma electrónica por el solo hecho de ser electrónica. Aun así, hay actos que exigen otra forma, por ejemplo los que requieren escritura pública ante notario. Nuestro artículo Firma digital vs. firma manuscrita los repasa.
Que una firma sea válida y que usted pueda probarla son dos preguntas distintas. Una imagen en un PDF puede ser válida, pero si la otra parte la discute, no tiene nada más que la imagen. Ahí ayuda un registro de quién firmó y cuándo, y una forma de mostrar que el archivo no ha cambiado.
Preguntas frecuentes
¿Cómo firmar un PDF gratis?
En el Mac con Vista Previa, en Windows y Mac con Adobe Acrobat Reader, o en Chrome, Edge y Firefox. Todos son gratuitos e insertan la firma como imagen.
¿Cómo insertar la firma en un PDF que me llegó por Word?
Guarde el documento como PDF y siga uno de los métodos anteriores. Cómo añadir la firma directamente en Word lo explica la guía Cómo agregar una firma a un documento de Word.
¿Se puede comprobar después si un PDF firmado ha sido modificado?
Si se firmó con canusign, sí: en la página de verificación, por el ID del documento o arrastrando el archivo. Cómo comprobar otros PDF, y qué puede demostrar eso, lo explica la guía Comprobar si un PDF ha sido modificado.