Vous avez trouvé un locataire formidable. Il semble responsable, paie son loyer à temps dans son logement actuel et n'a pas bronché face au dépôt de garantie. Maintenant, il vous suffit de régler le contrat de location. Sauf que... vous n'en avez pas vraiment un.
Peut-être que vous louez de manière informelle avec une poignée de main. Peut-être que vous avez utilisé un modèle il y a trois ans et que vous l'avez perdu. Ou peut-être que c'est la première fois que vous louez un bien et que vous partez de zéro. Quelle que soit la situation, vous êtes ici parce que vous avez besoin d'un modèle solide de contrat de location et de préférence un que vous pouvez signer sans vous rencontrer en personne.
Bonne nouvelle : cet article vous offre les deux. Un modèle complet de contrat de location que vous pouvez réellement utiliser, plus un guide pas à pas pour le faire signer en ligne en environ cinq minutes.
Pourquoi chaque location nécessite un contrat écrit
Réglons cela d'abord. Même si vous louez à votre cousin, votre meilleur ami ou cette personne vraiment digne de confiance du bureau, vous avez besoin d'un contrat de location écrit. Voici pourquoi :
La mémoire est peu fiable. Dans six mois, aucun de vous deux ne se souviendra exactement de ce qui a été convenu concernant les charges, l'entretien du jardin ou qui est responsable de la réparation du lave-vaisselle. Un contrat de location écrit élimine les conversations « Je pensais que tu avais dit... » qui ruinent les relations.
Les accords verbaux sont difficiles à faire respecter. Dans la plupart des endroits, les contrats de location verbaux sont techniquement légaux. Mais essayez de prouver ce qui a été convenu quand les choses tournent mal. Sans document signé, les litiges se transforment en votre parole contre la leur, et les tribunaux ont peu de patience pour cela.
Il protège les deux parties également. Un bon contrat de location n'est pas seulement un outil de protection pour le propriétaire. Les locataires en bénéficient aussi. Il garantit que le montant du loyer ne changera pas soudainement, établit quand le propriétaire peut entrer dans le logement et définit exactement ce qui se passe avec le dépôt de garantie.
Les banques et les compagnies d'assurance veulent le voir. Si votre locataire doit mettre en place les services publics, enregistrer son adresse ou souscrire une assurance locataire, de nombreux fournisseurs demandent une copie du bail. Sans un, votre locataire pourrait rencontrer des obstacles inutiles.
Ce que chaque contrat de location devrait inclure
Voici la liste de vérification essentielle. Omettez l'un de ces éléments et vous vous préparez des ennuis.
Les bases
- Noms légaux complets de tous les propriétaires et locataires. Pas de surnoms, pas « le Dave du pub ». Les noms complets tels qu'ils apparaissent sur la pièce d'identité.
- Adresse du bien y compris le numéro d'appartement, l'étage et toute description spécifique (comme « y compris la place de parking n°14 »).
- Date de début et de fin du bail (ou préciser que c'est au mois par mois).
- Montant du loyer mensuel dans la devise exacte, date d'échéance et méthodes de paiement acceptées.
- Montant du dépôt de garantie et les conditions de sa restitution.
Les détails qui comptent
- Qui paie quoi. Charges, internet, collecte des ordures, eau, frais de chauffage. Détaillez tout. « Le locataire paie toutes les charges » est acceptable. Laisser un blanc ne l'est pas.
- Responsabilités d'entretien. Qui s'occupe des réparations mineures ? Qu'est-ce qui est considéré comme mineur ? À partir de quel montant en euros une réparation devient-elle le problème du propriétaire ? Un seuil courant est tout ce qui dépasse 100 €.
- Politique animaux de compagnie. Autorisés, non autorisés, autorisés avec un dépôt, autorisés si moins de 10 kg. Soyez précis. « Pas d'animaux » est clair. Ne rien dire sur les animaux puis s'énerver à cause du berger allemand ne l'est pas.
- Règles de sous-location. Le locataire peut-il mettre le logement sur Airbnb pendant les vacances ? Peut-il laisser un ami s'installer pour trois mois ? Définissez cela clairement.
- Exigences de préavis d'entrée. Quel est le délai de préavis avant d'entrer dans le logement ? 24 heures est la norme dans la plupart des endroits. Sans cela par écrit, vous pourriez vous trouver dans une zone grise juridique.
Les protections juridiques
- Conditions de retard de paiement. Que se passe-t-il si le loyer a 5 jours de retard ? 30 jours ? Y a-t-il des pénalités de retard ? Quel est le délai de grâce ?
- Clauses de résiliation. Quel est le préavis que chaque partie doit donner ? 30 jours ? 60 jours ? Quels sont les motifs de résiliation anticipée ?
- Résolution des litiges. Passerez-vous d'abord par la médiation ? Le tribunal d'instance ? Avoir convenu de cela à l'avance économise beaucoup de colère par la suite.
- Loi applicable. Les lois de quelle juridiction s'appliquent ? Cela compte particulièrement pour les locations transfrontalières ou les biens situés dans différents États.
Erreurs courantes des propriétaires avec les contrats de location
Après avoir vu des milliers de contrats passer par des plateformes de signature en ligne, certains schémas émergent. Voici les erreurs qui causent le plus de problèmes :
Erreur 1 : Utiliser un modèle du mauvais pays
Ce modèle de contrat de location que vous avez trouvé sur un site web aléatoire ? Il pourrait être rédigé pour la loi du Texas alors que votre bien est à Berlin. Les lois sur la location varient considérablement entre les pays et même entre les États ou provinces. Une clause parfaitement légale dans une juridiction pourrait être inapplicable ou carrément illégale dans une autre.
Vérifiez toujours que votre modèle correspond à vos lois locales. En cas de doute, faites-le examiner une fois par un avocat immobilier local. Cet investissement initial vous fait économiser des milliers en litiges potentiels.
Erreur 2 : Être vague sur le dépôt de garantie
« Le dépôt sera restitué à la fin du bail » ne suffit pas. Votre contrat devrait préciser :
- Le montant exact retenu
- Où le dépôt est conservé (certaines juridictions exigent un compte séparé)
- Le délai de restitution du dépôt après le départ (généralement 14-30 jours)
- Les conditions spécifiques dans lesquelles des déductions peuvent être faites
- Le processus de documentation de l'état du bien à l'entrée et à la sortie
Erreur 3 : Oublier les conditions de renouvellement
Le bail se termine le 31 août. Votre locataire reste. Vous continuez à percevoir le loyer. Mais maintenant vous n'avez aucune idée des conditions réelles. Le bail se renouvelle-t-il automatiquement pour une autre année ? Se convertit-il en mois par mois ? Au même loyer ou à un montant ajusté ?
Indiquez cela clairement dans le contrat original pour que les deux parties sachent ce qui se passe quand la période du bail prend fin.
Erreur 4 : Ne pas inclure un état des lieux d'entrée
Joignez un état des lieux à votre contrat de location. Parcourez le bien avec votre locataire le premier jour, documentez tout avec des photos et faites signer les deux parties. Cette seule étape prévient 90 % des litiges sur les dépôts.
Sans lui, bonne chance pour prouver que cette rayure sur le parquet n'était pas là avant l'emménagement de votre locataire.
Erreur 5 : Sauter la signature
Cela semble évident, mais ça arrive plus souvent qu'on ne le pense. Quelqu'un remplit le modèle, l'imprime peut-être même, et puis... il reste sur le plan de travail de quelqu'un pendant trois semaines. La vie est bien remplie. Le temps que tout le monde s'en souvienne, le locataire a déjà emménagé et personne ne se soucie plus d'obtenir la signature.
Un contrat de location non signé vaut à peine le papier sur lequel il est imprimé. C'est exactement là que les signatures électroniques résolvent le problème. Envoyez un lien, le locataire signe sur son téléphone, c'est fait.
Comment signer votre contrat de location en ligne
Faire signer votre contrat de location ne devrait pas nécessiter un déplacement à travers la ville. Voici comment gérer cela numériquement du début à la fin.
Étape 1 : Préparez votre contrat
Commencez avec le modèle ci-dessous (ou votre propre version personnalisée). Remplissez tous les détails spécifiques à votre situation de location : noms, adresse, montant du loyer, dates et toutes les conditions que vous avez convenues verbalement.
Enregistrez-le en PDF. Si vous avez travaillé sous Word ou Google Docs, exportez simplement en PDF avant de le télécharger.
Étape 2 : Téléchargez et configurez la signature
Rendez-vous sur CanUSign et téléchargez votre PDF de contrat de location. Indiquez où chaque partie doit signer. Pour un contrat de location standard, vous aurez typiquement besoin de :
- Signature du propriétaire sur la dernière page
- Signature du locataire sur la dernière page
- Paraphes des deux parties sur chaque page (optionnel mais recommandé)
- Champs de date à côté de chaque signature
Étape 3 : Envoyez pour signature
Entrez l'adresse e-mail du locataire. CanUSign lui envoie un lien. Aucune création de compte nécessaire de son côté. Il l'ouvre sur son téléphone ou son ordinateur, examine le document et signe. Le tout prend environ deux minutes.
Étape 4 : Les deux parties reçoivent une copie
Une fois que tout le monde a signé, propriétaire et locataire reçoivent automatiquement une copie PDF du contrat entièrement exécuté. Le document inclut un certificat de signature avec horodatages, vous avez donc la preuve du moment exact où chaque partie a signé.
À seulement 1 € par contrat signé, cela coûte moins cher que d'imprimer et d'envoyer le contrat par courrier. Si vous gérez plusieurs biens, le forfait mensuel illimité à 15 € a encore plus de sens.
Modèle gratuit de contrat de location
Voici un modèle simple de contrat de location que vous pouvez utiliser comme point de départ. Copiez-le, personnalisez-le pour votre situation et faites-le signer.
CONTRAT DE LOCATION RÉSIDENTIELLE
Date : [Date]
PARTIES
Propriétaire : [Nom Légal Complet], résidant au [Adresse du Propriétaire]
Locataire : [Nom Légal Complet], résidant au [Adresse Actuelle]
1. BIEN
Le Propriétaire accepte de louer au Locataire le bien résidentiel situé au :
[Adresse Complète du Bien, Y Compris le Numéro d'Appartement]
Le bien est loué à des fins résidentielles uniquement.
2. DURÉE
Ce contrat débute le [Date de Début] et se termine le [Date de Fin].
À l'expiration, ce contrat sera [automatiquement renouvelé pour une période de ___ mois / converti en location au mois / résilié sauf renouvellement par écrit].
3. LOYER
Loyer mensuel : [Montant] [Devise]
Date d'échéance : Le [1er / ___ ] de chaque mois
Méthode de paiement : [Virement bancaire / Prélèvement automatique / Autre]
Paiement à : [Coordonnées bancaires ou instructions de paiement]
4. DÉPÔT DE GARANTIE
Montant du dépôt : [Montant] [Devise]
Le dépôt sera conservé sur [décrire le compte ou la méthode] et restitué dans les [14/21/30] jours après le départ du Locataire, moins toute déduction pour dommages dépassant l'usure normale. Une liste détaillée des déductions sera fournie.
5. CHARGES ET SERVICES
Le Locataire est responsable de : [Liste : électricité, gaz, eau, internet, ordures, etc.]
Le Propriétaire est responsable de : [Liste des charges incluses]
6. ENTRETIEN ET RÉPARATIONS
Le Locataire maintiendra le bien en bon état et signalera rapidement toute réparation nécessaire. Les réparations mineures jusqu'à [Montant] [Devise] sont à la charge du Locataire. Toutes les autres réparations sont à la charge du Propriétaire.
7. USAGE DU BIEN
Animaux de compagnie : [Autorisés / Non autorisés / Autorisés sous conditions : ___]
Tabac : [Autorisé / Non autorisé / Espaces extérieurs uniquement]
Sous-location : [Autorisée avec consentement écrit / Non autorisée]
Nombre maximum d'occupants : [Nombre]
8. ENTRÉE DU PROPRIÉTAIRE
Le Propriétaire donnera au moins [24/48] heures de préavis écrit avant d'entrer dans le bien, sauf en cas d'urgence.
9. RÉSILIATION
Chaque partie peut résilier ce contrat en donnant un préavis écrit de [30/60/90] jours.
La résiliation anticipée par le Locataire sans préavis approprié entraînera [définir la conséquence, ex., perte du dépôt].
10. RETARD DE PAIEMENT
Le loyer non reçu dans les [5/7/10] jours suivant la date d'échéance entraînera des pénalités de retard de [Montant ou Pourcentage]. Si le loyer reste impayé pendant [30/60] jours, le Propriétaire pourra engager une procédure d'expulsion conformément à la loi locale.
11. ÉTAT DES LIEUX
Un état des lieux d'entrée est joint à ce contrat et signé par les deux parties. Cet état des lieux servira de base pour les déductions du dépôt lors du départ.
12. LOI APPLICABLE
Ce contrat est régi par les lois de [Pays/État/Province].
SIGNATURES
Propriétaire : _________________________ Date : _____________
Locataire : _________________________ Date : _____________
Une note sur ce modèle : Ceci couvre les fondamentaux pour la plupart des locations résidentielles. Selon l'emplacement de votre bien, vous pourriez avoir besoin de clauses supplémentaires (divulgation de peinture au plomb dans les bâtiments américains anciens, certificats de performance énergétique dans l'UE, annexes spécifiques imposées par l'État). Vérifiez vos exigences locales et ajoutez tout ce qui est légalement requis dans votre juridiction.
Questions fréquemment posées
Un contrat de location signé en ligne est-il juridiquement contraignant ?
Oui. Les signatures électroniques sont juridiquement reconnues dans l'UE (en vertu du Règlement eIDAS), aux États-Unis (en vertu de la Loi ESIGN) et dans la plupart des autres pays du monde. Un contrat de location signé en ligne a la même valeur juridique qu'un contrat signé au stylo et sur papier. L'exigence clé est que les deux parties aient clairement l'intention de signer et d'accepter les conditions.
Quelle est la différence entre un contrat de location et un bail ?
En pratique, ils sont utilisés de manière interchangeable. Techniquement, un « bail » fait généralement référence à un accord à durée déterminée (comme 12 mois), tandis qu'un « contrat de location » peut également couvrir des arrangements au mois. Pour des questions juridiques, c'est le contenu du document qui compte, pas comment vous l'appelez.
Puis-je modifier le modèle après que les deux parties ont signé ?
Toute modification après la signature nécessite un avenant écrit que les deux parties signent. Vous ne pouvez pas modifier unilatéralement les conditions. Si vous devez ajuster le loyer, ajouter une clause animaux ou changer quoi que ce soit d'autre, rédigez un simple avenant, faites référence au contrat original et faites signer l'avenant par tout le monde.
Ai-je besoin d'un témoin ou d'un notaire pour un contrat de location ?
Dans la plupart des juridictions, non. Un contrat de location entre propriétaire et locataire est un contrat privé standard qui ne nécessite ni témoins ni notarisation. Certains endroits ont des exceptions, vérifiez donc vos règles locales, mais c'est rare pour les baux résidentiels.
Combien de temps dois-je conserver un contrat de location signé ?
Conservez-le pendant toute la durée de la location plus au moins 3-5 ans après le départ du locataire. Certaines raisons fiscales peuvent nécessiter de conserver les documents encore plus longtemps. Les copies numériques ne prennent pas de place physique, il n'y a donc pas de réel inconvénient à les garder indéfiniment.
Que faire si mon locataire refuse de signer numériquement ?
Si votre locataire préfère une signature physique, c'est son droit. Mais en pratique, la plupart des gens trouvent la signature numérique bien plus pratique. Avec une plateforme comme CanUSign, le locataire n'a pas besoin de créer un compte ni d'installer quoi que ce soit. Il clique simplement sur un lien et signe. C'est en fait plus simple qu'imprimer, signer, scanner et renvoyer par e-mail.
Pour conclure
Un contrat de location protège votre bien, les droits de votre locataire et votre relation mutuelle. Utiliser un modèle solide et le faire signer correctement prend moins d'une heure et prévient des mois de maux de tête potentiels.
Prenez le modèle ci-dessus, personnalisez-le pour votre situation, téléchargez-le sur CanUSign et envoyez-le à votre locataire pour signature. L'ensemble du processus, du remplissage du modèle jusqu'à un bail entièrement signé dans les boîtes mail de chacun, peut se faire en un seul après-midi.
Le 1 € que coûte la signature du document est probablement le meilleur euro que vous dépenserez pour votre bien locatif cette année.