Vous avez trouvé le locataire idéal. Il semble sérieux, paie son loyer à temps dans son logement actuel et n'a pas sourcillé en entendant le montant du dépôt de garantie. Il ne reste plus qu'à formaliser le contrat de location. Sauf que... vous n'en avez pas.
Peut-être que vous louez de manière informelle avec une simple poignée de main. Peut-être que vous aviez utilisé un modèle il y a trois ans et que vous l'avez perdu. Ou peut-être que c'est la première fois que vous mettez un bien en location et que vous partez de zéro. Quelle que soit la situation, vous êtes ici parce que vous avez besoin d'un modèle de contrat de location solide, et de préférence un que vous pouvez signer sans avoir à vous déplacer.
Bonne nouvelle : cet article vous offre les deux. Un modèle de contrat de location complet que vous pouvez réellement utiliser, plus un guide étape par étape pour le faire signer en ligne en cinq minutes environ.
Pourquoi Chaque Location Nécessite un Contrat Écrit
Commençons par l'essentiel. Même si vous louez à votre cousin, votre meilleur ami ou ce collègue vraiment digne de confiance, vous avez besoin d'un contrat de location écrit. Voici pourquoi :
La mémoire est peu fiable. Dans six mois, ni vous ni votre locataire ne vous souviendrez exactement de ce qui avait été convenu concernant le paiement des charges, l'entretien du jardin ou la responsabilité en cas de panne du lave-vaisselle. Un bail écrit élimine les conversations du type "je pensais que tu avais dit..." qui ruinent les relations.
Les accords verbaux sont difficiles à faire respecter. En France, un bail verbal est techniquement possible pour certains cas, mais la loi du 6 juillet 1989 impose un contrat écrit pour les locations à usage d'habitation principale. Même dans les cas où l'oral serait toléré, essayez de prouver ce qui a été convenu quand les choses tournent mal. Sans document signé, les litiges se transforment en votre parole contre la sienne, et les tribunaux n'ont que peu de patience pour cela.
Cela protège les deux parties de manière égale. Un bon contrat de location n'est pas uniquement un outil de protection pour le propriétaire. Le locataire en bénéficie également. Il garantit que le montant du loyer ne changera pas soudainement, établit quand le propriétaire peut accéder au logement et définit précisément ce qui se passe avec le dépôt de garantie.
Les banques et les compagnies d'assurance veulent le voir. Si votre locataire doit mettre en place des contrats de fourniture d'énergie, effectuer son changement d'adresse à la mairie, ou souscrire une assurance habitation (obligatoire en France), de nombreux organismes demandent une copie du bail. Sans contrat, votre locataire rencontrera des obstacles inutiles.
Ce Que Doit Contenir Tout Contrat de Location
Voici la checklist essentielle. Si vous oubliez l'un de ces éléments, vous vous exposez à des problèmes.
Les Informations de Base
- Noms complets de tous les bailleurs et locataires. Pas de surnoms, pas "Pierre du bureau". Les noms complets tels qu'ils figurent sur la pièce d'identité.
- Adresse du bien avec numéro d'appartement, étage, et toute description spécifique (comme "incluant la place de parking n°14" ou "cave n°3").
- Date de début et durée du bail (3 ans minimum pour un bailleur personne physique en France, 6 ans pour une personne morale, ou meublé d'1 an).
- Montant du loyer mensuel en euros, date d'échéance et modes de paiement acceptés.
- Montant du dépôt de garantie et les conditions de restitution (plafonné à 1 mois de loyer hors charges pour un logement vide en France, 2 mois pour un meublé).
Les Détails Qui Comptent
- Qui paie quoi. Charges locatives, internet, ordures ménagères, eau, chauffage. Détaillez tout. "Le locataire paie toutes les charges" est acceptable. Laisser le champ vide ne l'est pas. En France, les charges récupérables sont encadrées par le décret du 26 août 1987.
- Responsabilités d'entretien. Qui s'occupe des réparations mineures ? En France, le décret du 26 août 1987 liste les réparations locatives à la charge du locataire (robinetterie, joints, entretien chaudière, etc.). Les grosses réparations (article 606 du Code civil) restent à la charge du propriétaire.
- Politique concernant les animaux. Le propriétaire ne peut pas interdire la détention d'animaux de compagnie en France (loi du 9 juillet 1970), sauf pour les chiens de catégorie 1 et 2. Précisez néanmoins les conditions.
- Règles de sous-location. Le locataire peut-il mettre le logement sur Airbnb pendant ses vacances ? Peut-il héberger quelqu'un pendant trois mois ? En France, la sous-location est interdite sauf accord écrit du bailleur (article 8 de la loi de 1989). Précisez-le clairement.
- Conditions d'accès au logement. Combien de temps à l'avance prévenez-vous avant d'accéder au logement ? Le propriétaire ne peut entrer dans le logement sans l'accord du locataire, sauf en cas d'urgence. Formalisez les modalités.
Les Protections Juridiques
- Retards de paiement. Que se passe-t-il si le loyer a 5 jours de retard ? 30 jours ? En France, les pénalités de retard dans un bail d'habitation sont strictement encadrées. Le propriétaire peut engager une procédure après deux mois d'impayés via la clause résolutoire.
- Clauses de résiliation. Quel est le préavis ? En France : 3 mois pour le locataire (1 mois en zone tendue, mutation, perte d'emploi, etc.), 6 mois pour le propriétaire avec motif légitime et sérieux. Quels sont les motifs de résiliation anticipée ?
- Résolution des litiges. Passerez-vous d'abord par la conciliation ? La commission départementale de conciliation ? Le tribunal judiciaire ? Avoir convenu de cela à l'avance évite bien des tensions.
- Droit applicable. En France, c'est la loi du 6 juillet 1989 qui s'applique pour les baux d'habitation. Mentionnez-le dans votre contrat.
Erreurs Courantes des Propriétaires avec les Contrats de Location
Après avoir vu des milliers de contrats passer par les plateformes de signature en ligne, certains schémas reviennent régulièrement. Voici les erreurs qui posent le plus de problèmes :
Erreur n°1 : Utiliser un Modèle d'un Autre Pays
Ce modèle de contrat de location trouvé sur un site quelconque ? Il est peut-être rédigé selon le droit belge alors que votre bien est situé en France. Le droit locatif varie considérablement entre les pays et même entre les régions. Une clause parfaitement légale dans une juridiction peut être inapplicable ou carrément illégale dans une autre.
Vérifiez toujours que votre modèle correspond à la législation locale. En France, le contrat type est défini par le décret du 29 mai 2015. En cas de doute, faites relire votre contrat par un notaire ou un avocat spécialisé en droit immobilier. Cet investissement initial vous évitera des milliers d'euros de litiges potentiels.
Erreur n°2 : Être Vague sur le Dépôt de Garantie
"Le dépôt sera restitué à la fin du bail" ne suffit pas. Votre contrat doit préciser :
- Le montant exact retenu
- Le délai de restitution après l'état des lieux de sortie (1 mois si conforme à l'état des lieux d'entrée, 2 mois sinon, selon la loi ALUR)
- Les conditions précises de retenue (dégradations au-delà de l'usure normale)
- La procédure d'état des lieux d'entrée et de sortie
- Les justificatifs à fournir en cas de retenue
Erreur n°3 : Oublier les Conditions de Renouvellement
Le bail se termine le 31 août. Votre locataire reste. Vous continuez à percevoir le loyer. Mais maintenant, personne ne sait exactement quelles sont les conditions. Le bail se renouvelle-t-il automatiquement ? Se transforme-t-il en bail reconduit tacitement ?
En France, le bail est reconduit tacitement pour la même durée aux mêmes conditions, sauf congé donné dans les délais légaux. Précisez néanmoins ce point dans le contrat initial pour que les deux parties sachent exactement à quoi s'en tenir.
Erreur n°4 : Ne Pas Faire d'État des Lieux
Joignez un état des lieux détaillé à votre contrat de location. Parcourez le logement avec votre locataire le jour de l'entrée, documentez tout avec des photos, et faites signer les deux parties. Cette simple étape prévient 90 % des litiges sur le dépôt de garantie.
En France, l'état des lieux est obligatoire (article 3-2 de la loi de 1989). Sans état des lieux d'entrée, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état, ce qui le désavantage à la sortie. Sans état des lieux de sortie, le propriétaire aura du mal à justifier des retenues sur le dépôt.
Erreur n°5 : Ne Pas Signer le Contrat
Cela semble évident, mais ça arrive plus souvent qu'on ne le croit. Quelqu'un remplit le modèle, l'imprime peut-être, puis... il reste sur le comptoir de la cuisine pendant trois semaines. La vie est prenante. Le temps que tout le monde s'en souvienne, le locataire a déjà emménagé et personne ne se soucie de la signature.
Un contrat de location non signé ne vaut pratiquement rien. C'est exactement le problème que la signature électronique résout. Envoyez un lien, le locataire signe sur son téléphone, c'est fait.
Comment Signer Votre Contrat de Location en Ligne
Faire signer votre contrat de location ne devrait pas nécessiter un déplacement à l'autre bout de la ville. Voici comment gérer tout le processus numériquement, du début à la fin.
Étape 1 : Préparez Votre Contrat
Commencez avec le modèle ci-dessous (ou votre propre version personnalisée). Remplissez tous les détails spécifiques à votre situation locative : noms, adresse, montant du loyer, dates et toutes les conditions convenues verbalement.
Enregistrez-le en PDF. Si vous avez travaillé sur Word ou Google Docs, exportez simplement en PDF avant de le télécharger.
Étape 2 : Téléchargez et Configurez la Signature
Rendez-vous sur CanUSign et téléchargez votre contrat de location au format PDF. Indiquez où chaque partie doit signer. Pour un contrat de location standard, vous aurez généralement besoin de :
- Signature du bailleur sur la dernière page
- Signature du locataire sur la dernière page
- Paraphes des deux parties sur chaque page (optionnel mais recommandé)
- Champs de date à côté de chaque signature
Étape 3 : Envoyez pour Signature
Saisissez l'adresse e-mail du locataire. CanUSign lui envoie un lien. Aucune création de compte n'est nécessaire de son côté. Il ouvre le lien sur son téléphone ou son ordinateur, consulte le document et signe. L'ensemble prend environ deux minutes.
Étape 4 : Les Deux Parties Reçoivent un Exemplaire
Une fois que tout le monde a signé, le bailleur et le locataire reçoivent automatiquement un exemplaire PDF du contrat entièrement exécuté. Le document inclut un certificat de signature avec horodatage, pour prouver exactement quand chaque partie a signé.
À seulement 1 € par contrat signé, cela coûte moins cher que d'imprimer et d'envoyer le contrat par courrier. Si vous gérez plusieurs biens, l'abonnement mensuel illimité à 15 € est encore plus intéressant.
Modèle Gratuit de Contrat de Location
Voici un modèle de contrat de location simple que vous pouvez utiliser comme point de départ. Copiez-le, adaptez-le à votre situation et faites-le signer.
CONTRAT DE LOCATION D'HABITATION
Date : [Date]
PARTIES
Bailleur : [Nom et Prénom], domicilié(e) au [Adresse du Bailleur]
Locataire : [Nom et Prénom], domicilié(e) au [Adresse Actuelle]
1. DÉSIGNATION DU BIEN
Le Bailleur donne en location au Locataire le bien immobilier à usage d'habitation situé au :
[Adresse Complète du Bien, Y Compris Numéro d'Appartement, Étage, Bâtiment]
Le logement est loué à usage exclusif d'habitation principale.
Surface habitable : [Surface] m²
Nombre de pièces principales : [Nombre]
Annexes : [Cave, Parking, Jardin, etc.]
2. DURÉE
Le présent bail est consenti pour une durée de [3 ans / 1 an pour un meublé] à compter du [Date de Début].
À son expiration, le bail sera [reconduit tacitement pour la même durée / résilié sauf renouvellement par écrit].
3. LOYER
Loyer mensuel : [Montant] €
Charges : [Montant] € (provision mensuelle sur charges récupérables)
Total mensuel : [Montant] €
Date d'échéance : Le [1er / ___] de chaque mois
Mode de paiement : [Virement bancaire / Prélèvement automatique / Autre]
Règlement à effectuer sur le compte : [Coordonnées bancaires]
4. DÉPÔT DE GARANTIE
Montant du dépôt de garantie : [Montant] € (équivalent à [1/2] mois de loyer hors charges)
Le dépôt sera restitué dans un délai de [1 mois si l'état des lieux de sortie est conforme / 2 mois dans le cas contraire] après la remise des clés, déduction faite des sommes dues au Bailleur et des dégradations constatées au-delà de l'usure normale. Un relevé détaillé des retenues sera fourni avec justificatifs.
5. CHARGES ET SERVICES
Le Locataire est redevable de : [Liste : électricité, gaz, eau, internet, ordures ménagères, etc.]
Le Bailleur prend en charge : [Liste des charges incluses le cas échéant]
6. ENTRETIEN ET RÉPARATIONS
Le Locataire entretiendra le logement en bon état et signalera sans délai toute réparation nécessaire. Les réparations locatives (décret du 26 août 1987) sont à la charge du Locataire. Les réparations relevant de l'article 606 du Code civil (gros oeuvre, toiture, etc.) sont à la charge du Bailleur.
7. USAGE DU LOGEMENT
Animaux de compagnie : [Autorisés / Conditions particulières : ___]
Tabac : [Autorisé / Non autorisé / Espaces extérieurs uniquement]
Sous-location : [Autorisée avec accord écrit du Bailleur / Non autorisée]
Nombre maximum d'occupants : [Nombre]
8. ACCÈS AU LOGEMENT PAR LE BAILLEUR
Le Bailleur ne pourra accéder au logement qu'avec l'accord préalable du Locataire, sauf en cas d'urgence. En cas de travaux nécessaires, un préavis de [48 heures] sera respecté.
9. RÉSILIATION
Le Locataire peut résilier le bail à tout moment en respectant un préavis de [3 mois / 1 mois en zone tendue ou meublé].
Le Bailleur peut donner congé au Locataire pour la fin du bail avec un préavis de [6 mois] pour motif légitime et sérieux (vente, reprise pour habiter, motif légitime).
10. RETARD DE PAIEMENT
En cas de loyer impayé pendant plus de [2 mois], le Bailleur pourra faire jouer la clause résolutoire du bail après mise en demeure restée infructueuse et commandement de payer par acte d'huissier, conformément à la législation en vigueur.
11. ÉTAT DES LIEUX
Un état des lieux contradictoire d'entrée est joint au présent contrat et signé par les deux parties. Cet état des lieux servira de référence pour la restitution du dépôt de garantie lors de l'état des lieux de sortie.
12. DROIT APPLICABLE
Le présent contrat est soumis aux dispositions de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989, de la loi ALUR du 24 mars 2014, et de leurs décrets d'application.
SIGNATURES
Bailleur : _________________________ Date : _____________
Locataire : _________________________ Date : _____________
Remarque sur ce modèle : Ce modèle couvre les éléments fondamentaux pour la plupart des locations résidentielles en France. Selon la localisation de votre bien, vous pourriez avoir besoin de clauses supplémentaires (diagnostic de performance énergétique, diagnostic amiante et plomb pour les logements anciens, état des risques et pollutions, encadrement des loyers en zone tendue). Vérifiez les exigences locales et ajoutez tout ce qui est légalement requis dans votre situation. En cas de doute, consultez un professionnel de l'immobilier ou un avocat spécialisé.
Foire Aux Questions
Un contrat de location signé en ligne est-il juridiquement valable ?
Oui. Les signatures électroniques sont juridiquement reconnues dans l'Union européenne (en vertu du règlement eIDAS), aux États-Unis (en vertu du ESIGN Act), et dans la plupart des autres pays du monde. Un contrat de location signé en ligne a la même valeur juridique qu'un contrat signé au stylo sur papier. L'exigence essentielle est que les deux parties manifestent clairement leur intention de signer et d'accepter les termes du contrat.
Quelle est la différence entre un bail et un contrat de location ?
En pratique, les deux termes sont utilisés de manière interchangeable en France. Le terme "bail" est le terme juridique officiel utilisé dans la loi de 1989. "Contrat de location" est l'expression courante. Sur le plan légal, c'est le contenu du document qui compte, pas la façon dont vous l'appelez. Un bail de 3 ans pour un logement vide ou d'1 an pour un meublé reste la norme.
Peut-on modifier le contrat après la signature des deux parties ?
Toute modification après signature nécessite un avenant écrit signé par les deux parties. Vous ne pouvez pas modifier unilatéralement les termes. Si vous devez ajuster le loyer (dans le respect de l'encadrement légal), ajouter une clause ou changer quoi que ce soit d'autre, rédigez un simple avenant, faites référence au contrat initial et faites signer l'avenant par toutes les parties.
Ai-je besoin d'un témoin ou d'un notaire pour un contrat de location ?
En règle générale, non. Un contrat de location entre bailleur et locataire est un contrat privé standard qui ne nécessite ni témoin ni notarisation. L'acte notarié n'est requis que pour les baux de plus de 12 ans ou certains baux commerciaux. Pour un bail d'habitation classique, un acte sous seing privé suffit.
Combien de temps dois-je conserver un contrat de location signé ?
Conservez-le pendant toute la durée de la location, plus au moins 5 ans après le départ du locataire (délai de prescription civile). Certaines raisons fiscales peuvent nécessiter une conservation encore plus longue. Les copies numériques ne prennent pas de place physique, il n'y a donc aucun inconvénient à les conserver indéfiniment.
Que faire si mon locataire refuse de signer numériquement ?
Si votre locataire préfère une signature manuscrite, c'est son droit. Mais en pratique, la plupart des gens trouvent la signature numérique bien plus pratique. Avec une plateforme comme CanUSign, le locataire n'a pas besoin de créer un compte ni d'installer quoi que ce soit. Il lui suffit de cliquer sur un lien et de signer. C'est en fait plus simple qu'imprimer, signer, scanner et renvoyer par e-mail.
Pour Conclure
Un contrat de location protège votre bien, les droits de votre locataire et votre relation mutuelle. Utiliser un modèle solide et le faire correctement signer prend moins d'une heure et prévient des mois de maux de tête potentiels.
Prenez le modèle ci-dessus, personnalisez-le pour votre situation, téléchargez-le sur CanUSign et envoyez-le à votre locataire pour signature. L'ensemble du processus, du remplissage du modèle jusqu'à la réception d'un bail entièrement signé dans vos deux boîtes mail, peut être bouclé en un seul après-midi.
Le 1 € que coûte la signature du document est probablement le meilleur euro que vous dépenserez pour votre bien locatif cette année.