Znalazles idealnego kandydata. Rozmowy kwalifikacyjne poszly swietnie, oczekiwania placowe sie zgadzaja i moze zaczac w poniedzialek. Wiec podajecie sobie rece, mowisz "witaj w zespole" i myslisz, ze formalnosci zalatwisz pozniej. Co moze pojsc nie tak?
Bardzo duzo, w zasadzie. Bez pisemnego wzoru umowy o prace budujesz relacje zawodowa na zalozeniach. Pracownik mysli, ze ma 26 dni urlopu. Ty planowales 20. Zaklada trzymiesieczny okres wypowiedzenia. Ty oczekiwales dwoch tygodni. Te nieporozumienia nie wychodza na jaw pierwszego dnia. Wychodza, gdy ktos chce odejsc, gdy premia nie jest wyplacona, lub gdy spor laduje na biurku prawnika. Jasna, podpisana umowa o prace zapobiega temu wszystkiemu.
Co powinna zawierac umowa o prace?
Kazda umowa o prace musi obejmowac podstawy. W UE Dyrektywa o przejrzystych i przewidywalnych warunkach pracy wymaga od pracodawcow dostarczenia pisemnych warunkow w ciagu siedmiu dni od daty rozpoczecia. W Polsce Kodeks pracy (art. 29) szczegolowo okresla, co musi zawierac umowa o prace, a pracodawca jest zobowiazany do pisemnego potwierdzenia warunkow przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
Oto 10 klauzul, ktore powinna zawierac kazda umowa o prace:
- Nazwy i adresy zarowno pracodawcy, jak i pracownika
- Stanowisko i opis obowiazkow
- Data rozpoczecia (i data zakonczenia, jesli na czas okreslony)
- Miejsce pracy (w tym ustalenia dotyczace pracy zdalnej)
- Wynagrodzenie -- pensja, premie, czestotliwosc wyplat
- Czas pracy -- godziny tygodniowe, zasady nadgodzin, elastyczny czas
- Urlop i wolne -- platne dni wolne, polityka zwolnien chorobowych
- Okres probny -- czas trwania, okres wypowiedzenia w trakcie probowania
- Rozwiazanie umowy i okresy wypowiedzenia -- jak kazda ze stron moze zakonczyc umowe
- Klauzule poufnosci i zakazu konkurencji -- ochrona interesow biznesowych
Pomin ktorakolwiek z nich, a prosisz sie o klopoty. Kazdy punkt zasluguje na jasna, konkretna sekcje w umowie. Bez niejasnych sformulowani, bez "to ustalimy pozniej."
Typy umow o prace
Nie kazde zatrudnienie wyglada tak samo. Przed sporządzeniem umowy musisz wybrac odpowiedni typ. Oto szybkie porownanie:
| Cecha | Na czas nieokreslony | Na czas okreslony | Na czas czesciowy | Umowa zlecenie / B2B |
|---|---|---|---|---|
| Czas trwania | Bezterminowo | Ustalona data zakonczenia | Bezterminowo | Na projekt |
| Czas pracy | Pelny etat (40h/tydzien) | Pelny lub czesciowy etat | Mniej niz pelny etat | Samodzielnie ustalany |
| Swiadczenia | Pelne (zdrowotne, emerytalne, urlop) | Takie same jak na czas nieokreslony | Proporcjonalnie | Brak (samozatrudniony) |
| Okres wypowiedzenia | Ustawowy lub umowny | Konczy sie automatycznie | Taki sam jak na czas nieokreslony | Wg warunkow umowy |
| Ubezpieczenia spoleczne | Pracodawca odprowadza skladki | Takie same | Takie same | Samozatrudniony |
| Najlepszy dla | Kluczowych czlonkow zespolu | Pracy sezonowej/projektowej | Elastycznych rol | Specjalistycznych umiejetnosci |
| Rozwiazanie | Wymaga uzasadnienia lub wypowiedzenia | Automatycznie na koniec | Taki sam jak na czas nieokreslony | Wg dostarczenia |
Wazne: Błędna klasyfikacja pracownika jako zleceniobiorcy lub samozatrudnionego (B2B) to jeden z najdrozszych bledow, jakie moze popelnic firma. ZUS i Panstwowa Inspekcja Pracy aktywnie to kontroluja. Jesli ktos pracuje w ustalonych godzinach, uzywa twojego sprzetu i raportuje do przelozonego, jest pracownikiem -- niezaleznie od tego, co mowi umowa. Zgodnie z polskim Kodeksem pracy (art. 22 par. 1^1-1^2) nie jest dopuszczalne zastapienie umowy o prace umowa cywilnoprawna, jesli praca jest wykonywana w warunkach stosunku pracy. Sprawdz nasz przewodnik po umowach freelancerskich, aby zrozumiec roznice.
Wzor umowy o prace: kluczowe sekcje
Przejdzmy przez sekcje, ktore maja najwieksze znaczenie.
Stanowisko i obowiazki
Badz konkretny. "Marketing Manager" mowi ci prawie nic. "Marketing Manager odpowiedzialny za zarzadzanie kanalami spolecznosciowymi firmy, kampaniami e-mailowymi i zespolem dwoch mlodszych marketerow" mowi ci dokladnie, czego dotyczy rola. Ta sekcja chroni obie strony. Pracownik wie, czego sie od niego oczekuje. Pracodawca moze sie do niej odwolac podczas ocen pracowniczych.
Dodaj klauzule elastycznosci, np.: "Pracodawca moze powierzyc dodatkowe obowiazki zgodne z kwalifikacjami i stanowiskiem pracownika." Daje to mozliwosc dostosowania zakresu obowiazkow bez przepisywania calej umowy.
Wynagrodzenie i swiadczenia
Wymien wszystko:
- Wynagrodzenie zasadnicze (kwota brutto roczna lub miesieczna)
- Data wyplaty (np. ostatni dzien roboczy kazdego miesiaca)
- Struktura premii (jesli dotyczy, z jasnymi warunkami)
- Swiadczenia (skladki na ubezpieczenie zdrowotne, emerytalne, karta Multisport, opieka medyczna)
- Zwrot kosztow (podroze, sprzet, dodatek na prace zdalna)
W Polsce minimalne wynagrodzenie w 2026 roku jest regulowane ustawowo. Twoja umowa musi spelniać lub przekraczac ta kwote. Dla pracownikow z wynagrodzeniem miesiecznym oblicz efektywna stawke godzinowa, aby upewnic sie o zgodnosci z przepisami.
Czas pracy
Okresl wyraznie godziny tygodniowe. W Polsce Kodeks pracy ogranicza regularny czas pracy do 8 godzin dziennie i srednio 40 godzin tygodniowo w przyjetym okresie rozliczeniowym. Twoj wzor umowy o prace powinien zawierac:
- Standardowe godziny tygodniowe (np. 40 godzin tygodniowo)
- Godziny podstawowe (jesli dotyczy, np. 10:00-15:00)
- Zasady nadgodzin (rekompensowane wynagrodzeniem czy czasem wolnym?)
- Dni pracy zdalnej (jesli oferowane)
Nie zostawiaj nadgodzin w niejasnosci. Klauzule "nadgodziny sa wliczone w wynagrodzenie" sa czesto kwestionowane przed sadami pracy. Zgodnie z polskim Kodeksem pracy (art. 151 i nast.) nadgodziny musza byc rekompensowane dodatkiem do wynagrodzenia lub czasem wolnym. Badz jasny co do sposobu ewidencjonowania i wynagradzania nadgodzin.
Okres probny
Wiekszosc umow o prace w Polsce obejmuje okres probny. Zgodnie z Kodeksem pracy:
- Umowe o prace na okres probny mozna zawrzec na czas do 3 miesiecy
- Okres wypowiedzenia wynosi: 3 dni robocze (do 2 tygodni probowania), 1 tydzien (powyzej 2 tygodni), 2 tygodnie (3 miesiace)
- Oczekiwania dotyczace wynikow powinny byc jasno zakomunikowane
Po okresie probnym obowiazuja standardowe ustawowe okresy wypowiedzenia: 2 tygodnie (mniej niz 6 miesiecy stazu), 1 miesiac (co najmniej 6 miesiecy), 3 miesiace (co najmniej 3 lata).
Rozwiazanie umowy i okres wypowiedzenia
Tu powstaje wiekszosc sporow. Twoja umowa powinna jasno okreslac:
- Okresy wypowiedzenia zarowno dla pracodawcy, jak i pracownika
- Podstawy do zwolnienia dyscyplinarnego (kradziez, oszustwo, ciezkie naruszenie obowiazkow -- art. 52 Kodeksu pracy)
- Odprawa (obowiazkowa w okreslonych przypadkach na mocy ustawy o zwolnieniach grupowych, dla firm zatrudniajacych co najmniej 20 pracownikow)
- Zwolnienie z obowiazku swiadczenia pracy (czy mozesz poprosic pracownika o pozostanie w domu w okresie wypowiedzenia?)
- Zwrot mienia firmowego (laptop, klucze, karty dostepu)
Zgodnie z polskim prawem pracy zwolnienie pracownika zatrudnionego na czas nieokreslony wymaga uzasadnienia. Pracodawca musi podac konkretna przyczyne wypowiedzenia, a pracownik moze odwolac sie do sadu pracy. Umowa nie moze ominac tych przepisow, ale powinna odwolywac sie do obowiazujacych zasad.
Zakaz konkurencji i klauzula poufnosci
Zakaz konkurencji ogranicza, gdzie pracownik moze pracowac po odejsciu. W Polsce, zgodnie z Kodeksem pracy (art. 101^1-101^4):
- Zakaz konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy wymaga odrebnej umowy na pismie
- Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy wymaga: odrebnej pisemnej umowy, okreslenia okresu obowiazywania, oraz odszkodowania w wysokosci co najmniej 25% wynagrodzenia otrzymywanego przed ustaniem stosunku pracy
- Bez tego odszkodowania umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy jest niewazna
Wiele firm wlącza zakazy konkurencji nie zdajac sobie sprawy, ze bedą musiali placic odszkodowanie za ich egzekwowanie.
Klauzule poufnosci sa prostsze. Standardowa klauzula poufnosci, ktora przetrwa koniec zatrudnienia, jest standardem i zazwyczaj wykonalna bez dodatkowego odszkodowania.
Wlasnosc intelektualna
Do kogo nalezy praca stworzona przez pracownika? W Polsce ogolna zasada wynikajaca z ustawy o prawie autorskim stanowi, ze pracodawca nabywa majatkowe prawa autorskie do utworow stworzonych przez pracownika w ramach obowiazkow wynikajacych ze stosunku pracy (art. 12). Ale warto to okreslic wprost, szczegolnie w przypadku:
- Kodu oprogramowania
- Projektow i prac kreatywnych
- Wynalazkow (polska ustawa prawo wlasnosci przemyslowej daje pracownikom okreslone prawa do wynalazkow)
- Tresci i publikacji
Jasna klauzula IP zapobiega sporom w przyszlosci, szczegolnie jesli pracownik odejdzie, aby zalozyc konkurencyjny biznes.
Typowe bledy w umowach o prace
Uzywanie generycznego szablonu bez dostosowania. Amerykanski wzor umowy o prace nie zadziala w Polsce. At-will employment (gdzie kazda ze stron moze zakonczyc stosunek pracy w dowolnym momencie bez przyczyny) to amerykanski koncept. Nie istnieje w UE. Twoj szablon musi odpowiadac lokalnemu prawu pracy.
Zapominanie o aktualizacji starych umow. Prawo pracy sie zmienia. Implementacja dyrektywy UE o przejrzystych warunkach pracy w 2023 roku dodala kilka nowych obowiazkowych informacji. Jesli twoj wzor umowy o prace pochodzi z 2019 roku, prawdopodobnie brakuje w nim wymaganych danych.
Niejasne opisy stanowisk. "Pracownik bedzie wykonywal zadania zlecone" to nie jest opis stanowiska. To zaproszenie do nieporozumien co do tego, czego rola tak naprawde dotyczy.
Ignorowanie ochrony danych. Na mocy RODO musisz informowac pracownikow o tym, jak przetwarzasz ich dane osobowe. Wiele umow zawiera teraz odrebna informacje o ochronie danych lub odwoluje sie do polityki prywatnosci firmy. Nie pomijaj tego.
Utrudnianie podpisywania. Drukowanie, podpisywanie, skanowanie, wysylanie poczta -- ten proces dodaje dni lub tygodnie, zanim pracownik oficjalnie rozpocznie prace. Uzyj zamiast tego narzedzia do podpisu elektronicznego. Wyslij link, nowy pracownik podpisuje na telefonie i masz prawnie wiazaca umowe w kilka minut.
Podpisz umowe o prace online z CanUSign
Oto jak podpisac umowe o prace w mniej niz piec minut:
Krok 1: Pobierz wzor umowy o prace lub przeslij wlasny.
Krok 2: Uzupelnij dane pracownika: imie i nazwisko, stanowisko, wynagrodzenie, date rozpoczecia, godziny pracy.
Krok 3: Przeslij gotowa umowe do CanUSign, oznacz pola podpisu dla pracodawcy i pracownika oraz dodaj pola daty.
Krok 4: Wyslij. Nowy pracownik otrzymuje link e-mailem, przegłąda umowe i podpisuje elektronicznie. Nie potrzebuje konta ani aplikacji do pobrania. Dziala na kazdym urzadzeniu.
Krok 5: Obie strony otrzymuja podpisany PDF z pelnym certyfikatem podpisu i znacznikami czasu. Gotowe.
Za 1 EUR za podpisany dokument, to najtansza czesc calego procesu rekrutacji. I jest prawnie wiazacy na mocy rozporzadzenia eIDAS UE, amerykanskiego ESIGN Act i rownowaznych przepisow na calym swiecie.
Czesto zadawane pytania
Co powinna zawierac umowa o prace?
Minimum to: nazwy obu stron, stanowisko i obowiazki, data rozpoczecia, miejsce pracy, wynagrodzenie, godziny pracy, dni urlopu, okres probny, okresy wypowiedzenia i ewentualne obowiazujace uklady zbiorowe pracy. W Polsce Kodeks pracy (art. 29) wymaga od pracodawcow podania tych warunkow na pismie. Dodatkowo pracodawca musi w ciagu 7 dni poinformowac pracownika o dodatkowych warunkach zatrudnienia.
Czy ustna umowa o prace jest wazna?
Technicznie tak. W wiekszosci krajow ustna umowa o prace w zamian za wynagrodzenie tworzy wiazacy stosunek pracy. Ale udowodnienie konkretnych warunkow ustnej umowy jest prawie niemozliwe. W Polsce Kodeks pracy wymaga od pracodawcow potwierdzenia warunkow umowy na pismie najpózniej w dniu rozpoczecia pracy. Brak pisemnej umowy nie uniewaznia zatrudnienia, ale naraza pracodawce na kary i znacznie utrudnia rozwiazywanie sporow. Panstwowa Inspekcja Pracy moze nalozyc grzywne za brak pisemnego potwierdzenia warunkow.
Czy moge uzyc podpisu elektronicznego do umow o prace?
Tak. Podpisy elektroniczne sa prawnie wazne dla umow o prace w UE (na mocy eIDAS), USA (na mocy ESIGN Act), Wielkiej Brytanii, Kanadzie, Australii i wiekszosci innych jurysdykcji. W Polsce podpisy elektroniczne sa akceptowane dla umow o prace. Nalezy jednak pamietac, ze niektore dokumenty kadrowe, jak swiadectwo pracy, wymagaja formy pisemnej. Dla samej umowy o prace standardowy podpis elektroniczny dziala.
Jak dlugo powinien trwac okres probny?
W Polsce maksymalny okres probny wynosi 3 miesiace. Umowe na okres probny mozna zawrzec jednokrotnie. Okres wypowiedzenia w trakcie probowania wynosi: 3 dni robocze przy okresie probnym do 2 tygodni, 1 tydzien przy okresie dluzszym niz 2 tygodnie, i 2 tygodnie przy 3-miesiecznym okresie probnym. Okres probny musi byc wprost okreslony w umowie -- nie obowiazuje automatycznie.
Zacznij zatrudniac z pewnoscia
Dobry wzor umowy o prace oszczedza ci rozmow, ktorych nikt nie chce prowadzic. Tych o blednie zakomunikowanych dniach urlopu, niejasnych warunkach premiowych, czy o tym, do kogo nalezy kod, ktory twoj programista napisal w zeszlym kwartale.
Pobierz wzor umowy o prace, uzupelnij szczegoly i podpisz online przez CanUSign przed pierwszym dniem nowego pracownika. Zajmuje to piec minut, kosztuje 1 EUR i chroni zarowno ciebie, jak i twojego pracownika od pierwszego dnia.