Ha alguns anos, uma amiga minha que dirige um pequeno estudio de design grafico conquistou o seu maior cliente ate entao, uma rede regional de restaurantes que queria uma reformulacao completa de marca em sete unidades. Ela estava entusiasmada, apertaram as maos num cafe, ela comecou a trabalhar na semana seguinte, e durante dois meses tudo correu as mil maravilhas ate que o cliente decidiu que "reformulacao de marca" tambem incluia fotografia de cardapios, gestao de redes sociais e um novo site, nada disso havia sido discutido ou orcado. Minha amiga nao tinha um contrato de servicos por escrito, apenas uma troca de emails amigavel e um entendimento verbal que se transformou numa disputa de cinco digitos e uma amizade que nunca se recuperou.
Este tipo de historia se repete milhares de vezes por ano em todos os setores, de consultores e contadores a paisagistas e empresas de suporte de TI. O contrato de prestacao de servicos e provavelmente o documento mais subutilizado nas pequenas empresas, em parte porque as pessoas o confundem com instrumentos juridicos mais complexos e em parte porque redigir um do zero parece intimidante quando se tem trabalho real de clientes para fazer. Mas um contrato de servicos nao precisa ser um documento de quarenta paginas elaborado por um escritorio de advocacia cobrando quatrocentos euros por hora. Ele precisa ser claro, especifico e justo, e uma vez que se tenha um modelo solido, e possivel adapta-lo a praticamente qualquer relacao de servicos em cerca de quinze minutos.
Abaixo voce encontrara tres modelos praticos de contrato de servicos adaptados aos arranjos mais comuns que as pequenas empresas encontram, junto com uma analise das clausulas que mais importam e dos erros que costumam causar o maior prejuizo.
O que um contrato de prestacao de servicos realmente faz
Um contrato de prestacao de servicos e um acordo entre um prestador de servicos e um cliente que define quais servicos serao entregues, quanto custarao, quando serao concluidos e o que acontece quando as coisas dao errado. E o documento para o qual voce aponta quando um cliente insiste que voce prometeu algo que nao prometeu, ou quando um cliente atrasa o pagamento e alega que a fatura nunca foi acordada, ou quando qualquer uma das partes quer sair da relacao e precisa saber como isso se traduz financeira e juridicamente.
Diferente de um contrato de compra e venda onde bens mudam de maos numa transacao relativamente simples, um contrato de servicos rege uma relacao continua onde os entregaveis sao frequentemente intangiveis, o cronograma e flexivel e a definicao de "concluido" pode ser surpreendentemente subjetiva. Essa subjetividade e exatamente o motivo pelo qual voce precisa do acordo por escrito, porque duas pessoas razoaveis podem ter entendimentos completamente diferentes do que "consultoria de marketing" ou "suporte de TI" ou "servicos contabeis" significa na pratica.
Se voce ja lidou com acordos de confidencialidade ou contratos de prestador independente, notara alguma sobreposicao na estrutura. As disposicoes de confidencialidade sao semelhantes, os termos de pagamento seguem a mesma logica e as clausulas de rescisao servem a um proposito comparavel. Onde o contrato de servicos diverge e na sua flexibilidade e no seu foco em descrever uma relacao continua ou recorrente em vez de um unico projeto definido ou uma relacao de emprego sensivel a classificacao.
As clausulas que mais importam
Voce pode escrever um contrato de servicos de cinquenta paginas ou um que caiba em duas. Nao e a extensao que protege voce. E a clareza, e as seguintes clausulas sao onde a clareza mais importa.
Escopo dos servicos
Esta e a clausula que teria poupado a minha amiga designer cerca de doze mil euros e muita frustracao. A secao de escopo deve descrever exatamente o que voce vai fazer, com detalhes suficientes para que um estranho lendo o documento possa entender os limites do trabalho. "Prestar servicos de contabilidade" e uma descricao de escopo que convida problemas. "Preparar e protocolar as declaracoes trimestrais de IVA para os tres estabelecimentos do cliente em Lisboa, conciliar os extratos bancarios mensais de duas contas empresariais e fornecer um resumo financeiro de fim de ano adequado para o contabilista do cliente" e uma descricao de escopo que traca uma linha clara em torno do trabalho.
Igualmente importante e declarar o que esta fora do escopo. Se voce e um desenvolvedor web construindo o site de e-commerce de um cliente, especifique que manutencao continua, gestao de hospedagem e atualizacoes de conteudo sao trabalhos separados com precos separados. Se voce e um consultor de marketing, deixe claro se esta aconselhando sobre estrategia ou tambem executando campanhas, porque a diferenca em tempo e custo e enorme.
Condicoes de pagamento
Cubra tudo. Especifique o valor total ou a estrutura de tarifas, se voce cobra por hora, por marco, com uma mensalidade fixa ou por projeto. Indique quando as faturas serao enviadas, quais metodos de pagamento aceita e quando o pagamento vence. Trinta dias liquidos e o acordo mais comum, mas se voce e uma empresa pequena com fluxo de caixa apertado, quinze dias liquidos ou pagamento no ato e perfeitamente razoavel e os clientes nao vao estranhar se voce definir a expectativa desde o inicio.
Inclua uma clausula de atraso no pagamento. Algo como "faturas nao pagas apos a data de vencimento incorrerao em juros de um e meio por cento ao mes sobre o saldo devedor" e padrao e executavel na maioria das jurisdicoes. Talvez voce nunca precise invoca-la, mas sua presenca no contrato muda a psicologia do pagamento de "pago quando der" para "ha um custo real em atrasar."
Rescisao
Todo contrato de servicos precisa de uma via de saida clara para ambas as partes. A abordagem mais comum e permitir que qualquer uma das partes rescinda o acordo com aviso previo por escrito, tipicamente de quatorze a trinta dias, e exigir que o cliente pague por todo o trabalho concluido ate a data da rescisao mais quaisquer despesas nao cancelaveis que o prestador ja tenha incorrido. Voce tambem deve abordar o que acontece com trabalhos em andamento, se entregaveis parciais sao transferidos ou retidos ate o pagamento final, e se o prestador mantem o direito de usar qualquer trabalho concluido em seu portfolio.
A clausula de rescisao tambem deve cobrir a rescisao por justa causa, ou seja, situacoes em que uma parte viola materialmente o acordo e a outra quer sair imediatamente em vez de esperar o periodo de aviso previo. Gatilhos comuns incluem inadimplencia alem de um periodo de carencia especificado, falha na prestacao dos servicos acordados, violacao de confidencialidade e conduta ilegal de qualquer das partes.
Responsabilidade e indenizacao
Esta clausula determina quem assume o risco financeiro quando algo da errado. A maioria dos contratos de servicos inclui uma limitacao de responsabilidade que limita a exposicao total do prestador aos honorarios totais pagos sob o acordo, ou a outro valor razoavel que ambas as partes concordem. Sem esse teto, um consultor cujo conselho leva a um resultado ruim poderia teoricamente responder por danos que excedem em muito os honorarios de consultoria, um risco que nenhuma pequena empresa pode se dar ao luxo de assumir.
As disposicoes de indenizacao exigem que cada parte mantenha a outra indene por perdas causadas por sua propria negligencia ou violacao do acordo. Em termos claros, se seu cliente for processado por algo que voce fez errado no curso da prestacao dos servicos, voce se compromete a cobrir seus custos legais e danos. Se voce for arrastado para um processo porque seu cliente deturpou algo relevante, ele cobre os seus.
Confidencialidade
Mesmo que o trabalho nao envolva segredos comerciais ou propriedade intelectual sensivel, uma clausula de confidencialidade e boa pratica. No minimo, ambas as partes devem concordar em nao divulgar os termos financeiros do acordo, processos empresariais proprietarios que encontrem durante o trabalho, listas de clientes e qualquer outra informacao que uma pessoa razoavel consideraria privada. Defina um periodo de sobrevivencia, geralmente dois a tres anos apos o termino do acordo, e especifique que a obrigacao nao se aplica a informacoes que se tornem publicas sem culpa da parte receptora.
Tres modelos de contrato de servicos que voce pode usar hoje
Em vez de oferecer um unico modelo generico que tenta cobrir todos os cenarios possiveis, aqui estao tres variantes projetadas para as tres relacoes de servico mais comuns em que as pequenas empresas entram. Cada uma lida com as dinamicas de escopo, pagamento e rescisao de forma diferente porque essas dinamicas genuinamente diferem dependendo da estrutura do trabalho.
Modelo Um: O contrato de servicos basico
Este e o contrato que voce usa para um trabalho pontual ou de curto prazo com um inicio e fim claros, como preparar uma declaracao de impostos, criar um logotipo, auditar o SEO de um site ou cuidar de uma questao juridica especifica.
Partes: Nomes legais completos e enderecos tanto do prestador quanto do cliente, com numeros de identificacao fiscal se o trabalho exceder seiscentos euros.
Escopo: Uma descricao detalhada dos servicos especificos a serem prestados, incluindo entregaveis, formato dos entregaveis e quaisquer revisoes ou rodadas de revisao incluidas no honorario.
Cronograma: Data de inicio, datas de marcos se aplicavel, e uma data de entrega final com uma provisao para atrasos razoaveis causados pela falha do cliente em fornecer materiais ou aprovacoes necessarias a tempo.
Pagamento: Um honorario fixo por projeto, pago em parcelas -- tipicamente cinquenta por cento na assinatura e cinquenta por cento na entrega, embora voce possa ajustar a proporcao conforme o perfil de risco. Juros por atraso de um e meio por cento ao mes.
Rescisao: Qualquer das partes pode rescindir com quatorze dias de aviso previo por escrito. Se o cliente rescindir no meio do projeto, paga todo o trabalho concluido ate a data mais despesas nao reembolsaveis. Se o prestador rescindir, entrega todo o trabalho concluido e reembolsa a parte nao auferida do adiantamento.
Responsabilidade: A responsabilidade total do prestador e limitada aos honorarios totais pagos sob o acordo.
Confidencialidade: Ambas as partes concordam em manter os termos do acordo e qualquer informacao proprietaria confidenciais por dois anos apos a conclusao.
Modelo Dois: O contrato de retainer mensal
Este e o contrato para relacoes de servico continuas onde o prestador entrega um conjunto definido de servicos a cada mes em troca de uma taxa recorrente. Pense em escritorios de contabilidade, servicos de TI gerenciados, agencias de marketing, consultores de RH e assistentes virtuais.
Partes e escopo: Mesma estrutura do contrato basico, mas o escopo descreve entregaveis recorrentes em vez de um unico projeto. Para um retainer de contabilidade, isso poderia ser "conciliacao bancaria mensal para ate tres contas, declaracao trimestral de contribuicoes previdenciarias, preparacao mensal da demonstracao de resultados e ate cinco horas de consultoria financeira ad hoc por mes."
Prazo: O acordo funciona mes a mes ou por um periodo inicial definido (tres meses, seis meses, um ano) com renovacao automatica a menos que qualquer das partes forneca aviso previo por escrito pelo menos trinta dias antes do final do periodo atual.
Pagamento: Uma taxa mensal fixa, faturada no primeiro dia util de cada mes, com vencimento em quinze dias. Se o cliente necessitar de servicos alem do escopo definido, o prestador os fatura separadamente a uma taxa horaria acordada. Essa estrutura hibrida mantem a taxa base previsivel enquanto da ao prestador um mecanismo para cobrar pelo scope creep em vez de absorve-lo silenciosamente.
Niveis de servico: Para contratos retainer, considere incluir expectativas basicas de nivel de servico como tempos de resposta para consultas do cliente, janelas de disponibilidade programadas e o processo para lidar com emergencias ou solicitacoes urgentes fora do escopo normal. Estabelecer que solicitacoes padrao serao atendidas dentro de um dia util e assuntos urgentes dentro de quatro horas da a ambas as partes um entendimento compartilhado do que "responsivo" realmente significa.
Rescisao: Qualquer das partes pode rescindir com trinta dias de aviso previo por escrito. Se o cliente rescindir no meio do mes, a taxa retainer daquele mes nao e reembolsada porque o prestador ja alocou recursos. Se o prestador rescindir, conclui todos os entregaveis pendentes do mes corrente e auxilia na transicao para um prestador substituto por ate duas semanas sem custo adicional.
Modelo Tres: O contrato por projeto com marcos
Este e o contrato para trabalhos maiores e multifasicos onde o escopo e complexo demais para capturar numa simples lista de entregaveis e onde ambas as partes precisam de pontos de verificacao financeiros e operacionais. Projetos de desenvolvimento de software, projetos de construcao, trabalhos de consultoria de varios meses e campanhas de desenvolvimento de marca tipicamente se enquadram nesta categoria.
Partes e escopo: Mesma base, mas o escopo e dividido em fases ou marcos distintos, cada um com seus proprios entregaveis, cronograma e criterios de aceitacao. Para um projeto de desenvolvimento web, a Fase Um poderia ser "descoberta e wireframing, entregavel: prototipo de wireframe clicavel, prazo: tres semanas, criterios de aceitacao: aprovacao do cliente da arquitetura do site e do fluxo do usuario." A Fase Dois poderia cobrir design e desenvolvimento com seus proprios outputs e periodos de revisao especificos, e assim por diante ate o lancamento e suporte pos-lancamento.
Pagamento: Vinculado a conclusao e aceitacao de marcos. Apos a aceitacao escrita do cliente de cada entregavel de marco, ou apos a expiracao de um periodo de revisao durante o qual o cliente nao levantou objecoes por escrito (tipicamente cinco dias uteis), o pagamento correspondente se torna exigivel. Isso protege o prestador de atrasos indefinidos causados por clientes que nunca encontram tempo para revisar o trabalho, e protege o cliente de pagar por marcos que nao foram concluidos satisfatoriamente.
Ordens de mudanca: Projetos maiores quase sempre evoluem a medida que novos requisitos surgem ou prioridades mudam. A provisao de ordens de mudanca estabelece um processo formal para modificar o escopo: o prestador submete uma ordem de mudanca escrita descrevendo o trabalho adicional, o cronograma revisado e o impacto nos custos, e o cliente deve aprova-la por escrito antes que o trabalho adicional comece. Sem esse mecanismo, o scope creep se torna um passivo nao rastreado que pressiona a relacao e o orcamento.
Aceitacao e rejeicao: Defina o que constitui aceitacao de um entregavel, o que o cliente deve incluir num aviso de rejeicao como deficiencias especificas em vez de um vago "nao e isso que eu queria," e quantas rodadas de revisao estao incluidas antes que cobranças adicionais se apliquem. Duas rodadas de revisao por marco e um padrao razoavel para a maioria dos setores de servicos.
Rescisao: Qualquer das partes pode rescindir com trinta dias de aviso previo por escrito. Apos a rescisao, o cliente paga todos os marcos aceitos mais uma parcela proporcional do trabalho concluido no marco atual com base nas horas documentadas do prestador. Todos os entregaveis aceitos e seus arquivos subjacentes sao transferidos ao cliente. Trabalho em andamento nao aceito pode ser retido pelo prestador ate o recebimento do pagamento final.
Erros comuns que transformam contratos de servicos em licoes caras
Tendo revisado centenas de contratos de servicos ao longo dos anos, tanto como participante quanto como alguem ajudando amigos a desenrolar confusoes depois do fato, ha alguns padroes que aparecem com regularidade deprimente.
O primeiro e mais comum erro e escrever um escopo de trabalho vago demais, que ja discuti extensamente acima porque realmente e tao importante assim. O segundo erro mais comum e nao abordar o que acontece quando o cliente nao cumpre sua parte do cronograma. Muitos projetos travam nao porque o prestador falha, mas porque o cliente leva tres semanas para revisar algo que deveria ter levado tres dias, e a agenda do prestador ja avancou quando o feedback finalmente chega. Seu contrato deve incluir uma provisao estabelecendo que atrasos causados pela falha do cliente em fornecer feedback, materiais ou aprovacoes oportunos estenderao o cronograma do projeto por um periodo equivalente e podem resultar em reagendamento com base na disponibilidade do prestador.
O terceiro erro e ignorar completamente a resolucao de disputas. Em vez de recorrer por padrao a litigios caros, inclua uma clausula exigindo que ambas as partes tentem mediacao antes de entrar com qualquer acao legal, e especifique a jurisdicao e a lei aplicavel para que nao haja discussao sobre onde uma disputa seria ouvida. Se voce e uma pequena empresa em Lisboa prestando servicos a um cliente no Porto, nao quer descobrir depois que concordou em litigar no Porto.
O quarto erro e tratar o contrato assinado como um documento estatico que nunca muda. Relacoes comerciais evoluem, o escopo se ajusta e os precos mudam ao longo do tempo. O contrato deve incluir uma simples provisao de emenda estabelecendo que qualquer modificacao deve ser feita por escrito e assinada por ambas as partes. Emendas verbais sao inaplicaveis na maioria das jurisdicoes e criam exatamente o tipo de ambiguidade que o contrato foi projetado para eliminar.
Obtendo a assinatura do seu contrato de servicos
Uma vez que voce tenha adaptado um desses modelos ao seu trabalho especifico, a logistica de obter a assinatura nao deveria se tornar um gargalo. Os dias de imprimir, digitalizar e enviar contratos pelo correio ficaram para tras por boas razoes, e nao ha nenhuma barreira legal para lidar com isso digitalmente. As assinaturas eletronicas tem o mesmo peso legal que as assinaturas a tinta sob o regulamento eIDAS na Uniao Europeia, o ESIGN Act nos Estados Unidos e legislacao comparavel na maioria dos outros paises.
Voce pode ter seu contrato assinado e contra-assinado em questao de minutos fazendo upload para uma plataforma de assinatura eletronica, posicionando campos de assinatura onde ambas as partes precisam assinar e enviando ao seu cliente por email. Ele revisa, assina no celular ou computador, e ambos recebem uma copia concluida com uma trilha de auditoria completa mostrando quem assinou, quando e de qual dispositivo. E mais rapido que imprimir, mais barato que enviar pelo correio e produz um registro mais seguro e verificavel do que um PDF digitalizado com assinatura a caneta.
Se voce esta procurando uma forma simples de lidar com isso sem pagar precos corporativos, o CanUSign permite assinar documentos por uma taxa fixa por assinatura sem assinatura mensal, o que funciona bem para pequenas empresas que nao enviam centenas de contratos por mes mas ainda precisam de um processo de assinatura profissional e legalmente conforme.
Para encerrar
Um contrato de prestacao de servicos nao e uma formalidade legal que voce suporta porque alguem lhe disse para se proteger. E uma ferramenta pratica que torna suas relacoes comerciais mais claras, seu fluxo de caixa mais previsivel e seus recursos mais seguros quando as coisas nao saem como planejado. Quer voce esteja cobrando algumas centenas de euros por uma sessao de consultoria rapida ou gerenciando um projeto de seis digitos ao longo de varios meses, o contrato e o que mantem ambos os lados honestos sobre expectativas, responsabilidades e consequencias.
Escolha o modelo que corresponda a estrutura do seu trabalho, adapte as clausulas a sua situacao especifica, obtenha a assinatura antes que o trabalho comece e arquive-o onde possa encontra-lo. Seu eu futuro, aquele lidando com um cliente que jura que o escopo do projeto incluia algo que nao incluia, agradecera.