Hoe stuur je een contract ter ondertekening: Stap-voor-stap handleiding (2026)

Je hebt het perfecte contract opgesteld. De voorwaarden zijn overeengekomen. Nu hoef je alleen nog het contract ter ondertekening te versturen en het officieel te maken. Klinkt simpel genoeg, toch?

Dat zou het ook moeten zijn. Maar als je ooit hebt geprobeerd een PDF te printen, te scannen, heen en weer te mailen, of dagenlang achter iemand aan te zitten voor een handtekening... dan weet je dat het zelden zo makkelijk gaat.

Het goede nieuws: een document ter ondertekening versturen kost in 2026 met de juiste tool ongeveer twee minuten. Geen printers, geen scanners, geen ongemakkelijke "ik check even in"-opvolgmails. In deze handleiding loop ik het hele contract-ondertekeningsproces met je door, van begin tot eind, inclusief de beste tools, veelgemaakte fouten en een stap-voor-stap uitleg die je vandaag nog kunt volgen.

Waarom je contracten online ter ondertekening moet versturen

Voordat we ingaan op het hoe, laten we het eerst over het waarom hebben. Als je nog steeds contracten verstuurt als e-mailbijlage en wacht tot iemand ze print, ondertekent, scant en terugmailt, dan ziet dat er in de praktijk zo uit:

• Gemiddelde doorlooptijd: 5-7 werkdagen (vaak langer)
• Zoekgeraakte documenten: Ongeveer 7,5% van papieren documenten raakt kwijt (bron: PwC)
• Geen tracking: Je hebt geen idee of ze je e-mail überhaupt hebben geopend
• Juridisch grijs gebied: Een foto van een ondertekend document is niet altijd rechtsgeldig

Vergelijk dat met het online versturen van een contract ter ondertekening:

• Gemiddelde doorlooptijd: Minder dan 24 uur (vaak minuten)
• Automatische tracking: Je ziet wanneer ze het openen, bekijken en ondertekenen
• Rechtsgeldig: Elektronische handtekeningen zijn geldig onder de eIDAS-verordening (EU), het Nederlandse Burgerlijk Wetboek (Boek 6, art. 227a) en vergelijkbare wetgeving in meer dan 60 landen
• Automatische opslag: Ondertekende kopieën worden opgeslagen en zijn voor beide partijen toegankelijk

Ben je freelancer, eigenaar van een klein bedrijf, of stuur je meer dan een paar contracten per maand? Dan is overstappen naar e-handtekeningen een van die veranderingen die je vanaf dag één tijd bespaart. Voor een dieper inzicht in de juridische aspecten, bekijk onze juridische handleiding voor elektronische handtekeningen.

Wat je nodig hebt voordat je een contract ter ondertekening verstuurt

Laten we ervoor zorgen dat je alles klaar hebt voordat je op "versturen" klikt. Hier is je snelle checklist:

1. Een definitief contract

Dit klinkt voor de hand liggend, maar stuur een contract niet ter ondertekening als er nog over voorwaarden wordt onderhandeld. E-handtekeningplatforms maken een audit trail op het moment dat je het document verstuurt. Meerdere versies versturen oogt onprofessioneel en kan juridische verwarring veroorzaken.

Geaccepteerde formaten: De meeste platforms accepteren PDF, Word (.docx) of beide. PDF heeft de voorkeur omdat het de opmaak op alle apparaten behoudt.

2. Het e-mailadres van de ondertekenaar

Je hebt een geldig e-mailadres nodig voor elke persoon die moet ondertekenen. Zo ontvangen ze het ondertekeningsverzoek en krijgen ze toegang tot het document.

3. Een e-handtekeningtool

Je hebt een platform nodig om het versturen, ondertekenen en opslaan te beheren. Dit zijn de belangrijkste opties in 2026:

Als je minder dan 15 contracten per maand verstuurt, is het pay-per-use model van CanUSign (€1 per ondertekend contract) moeilijk te verslaan. Voor intensiever gebruik dekt het €15/maand onbeperkt abonnement alles. We hebben meer gedetailleerde vergelijkingen geschreven als je opties evalueert: DocuSign alternatieven, Dropbox Sign alternatief en PandaDoc alternatief.

4. Handtekeningveld-markeringen (optioneel)

Sommige tools laten je vooraf handtekeningvelden, datumvelden en parafenvakken op het document plaatsen. Dit versnelt het proces voor de ondertekenaar. Niet alle tools vereisen deze stap. Bij CanUSign kunnen ondertekenaars bijvoorbeeld hun handtekening plaatsen waar het contract dat aangeeft.

Hoe stuur je een contract ter ondertekening: Stap voor stap

Hier is het proces opgedeeld in duidelijke stappen. Ik gebruik CanUSign als voorbeeld omdat het de eenvoudigste flow heeft, maar het algemene proces is vergelijkbaar bij alle platforms.

Stap 1: Upload je contract

Ga naar canusign.com/create en upload je contract. Je kunt een PDF- of Word-document gebruiken. Heb je nog geen contract? We hebben gratis sjablonen voor veelvoorkomende overeenkomsten:

• Freelancer contractsjabloon
• NDA-sjabloon
• Adviesovereenkomst-sjabloon
• Dienstverleningsovereenkomst-sjabloon
• Overeenkomst voor zelfstandige opdrachtnemers

Pro tip: Upload altijd de definitieve versie. Zodra je een contract ter ondertekening verstuurt, betekent wijzigingen aanbrengen dat je opnieuw moet beginnen met een nieuw document.

Stap 2: Voeg de ondertekenaars toe

Voer de e-mailadressen in van iedereen die moet ondertekenen. De meeste contracten hebben twee partijen, maar je kunt er meer toevoegen indien nodig (bijvoorbeeld een driewegs-samenwerkingsovereenkomst).

Voor elke ondertekenaar geef je doorgaans het volgende op:

• Naam (verschijnt in de ondertekeningsmelding)
• E-mailadres (waar ze het ondertekeningsverzoek ontvangen)
• Ondertekeningsvolgorde (optioneel - handig wanneer de ene partij voor de andere moet ondertekenen)

Stap 3: Voeg handtekeningvelden toe

Plaats de handtekeningvelden waar je wilt dat mensen ondertekenen. Afhankelijk van de tool kun je ook het volgende toevoegen:

• Datumvelden (automatisch ingevuld bij ondertekening)
• Parafenvelden (voor documenten van meerdere pagina's)
• Tekstvelden (voor aangepaste informatie zoals adressen of functietitels)
• Selectievakjes (voor acceptatie van voorwaarden)

Bij CanUSign is deze stap optioneel. Als je het overslaat, kunnen ondertekenaars hun handtekening overal op het document plaatsen. Dit werkt prima voor eenvoudige contracten.

Stap 4: Voeg een persoonlijk bericht toe (optioneel maar aanbevolen)

De meeste platforms laten je een bericht bij het ondertekeningsverzoek voegen. Sla dit niet over. Een kort berichtje zoals:

"Hoi Sarah, hierbij de adviesovereenkomst die we hebben besproken. Onderteken het alsjeblieft zo snel mogelijk. Laat het me weten als je vragen hebt!"

Dit persoonlijke tintje verhoogt de ondertekeningssnelheid. Niemand wil een document ondertekenen dat zonder enige context is binnengekomen.

Stap 5: Controleer en verstuur

Voordat je op versturen klikt:

• Controleer de e-mailadressen van de ondertekenaars (typefouten gebeuren)
• Bekijk een voorbeeld van het document om te controleren of alles er goed uitziet
• Verifieer de plaatsing van handtekeningvelden als je die hebt toegevoegd
• Controleer of de ondertekeningsvolgorde klopt

Klik op versturen. De ondertekenaar ontvangt een e-mail met een link om het document te bekijken en te ondertekenen. Ze hoeven geen account aan te maken of iets te installeren.

Stap 6: Volg op en stuur herinneringen

Nadat je een document ter ondertekening hebt verstuurd, toont je dashboard de status:

• Verzonden - De e-mail is afgeleverd
• Bekeken - De ondertekenaar heeft het document geopend
• Ondertekend - Klaar! Beide partijen ontvangen een kopie

Als het document al een paar dagen op "Bekeken" staat maar niet is ondertekend, kun je bij de meeste platforms met één klik een herinnering sturen. CanUSign stuurt automatische herinneringen, zodat je het proces niet in de gaten hoeft te houden.

Stap 7: Download het ondertekende contract

Zodra iedereen heeft ondertekend, ontvang je een melding. Het ondertekende document bevat:

• Alle handtekeningen
• Een voltooiingscertificaat met tijdstempels
• Een audit trail die laat zien wanneer elke persoon het document heeft bekeken en ondertekend

Download dit voor je administratie. De meeste platforms slaan ondertekende documenten ook voor onbepaalde tijd op in je account.

Handtekeningen aanvragen bij meerdere personen

Wanneer je meerdere personen hetzelfde contract moet laten ondertekenen, zijn er twee benaderingen:

Parallel ondertekenen

Alle ondertekenaars ontvangen het document tegelijkertijd en kunnen in willekeurige volgorde ondertekenen. Het beste voor:

• Mede-oprichters die een samenwerkingsovereenkomst ondertekenen
• Meerdere teamleden die een beleid bevestigen
• Huurovereenkomsten met meerdere huurders

Opeenvolgend ondertekenen

Ondertekenaars ontvangen het document één voor één, in een specifieke volgorde. De volgende persoon ontvangt het pas nadat de vorige heeft ondertekend. Het beste voor:

• Contracten die goedkeuring van de manager nodig hebben voordat de klant ze ziet
• Meerstaps-goedkeuringsprocessen
• Elke situatie waarin de ene handtekening afhankelijk is van de andere

De meeste e-handtekeningtools, waaronder CanUSign, ondersteunen beide opties. Stel de ondertekeningsvolgorde in wanneer je ondertekenaars toevoegt.

Veelgemaakte fouten bij het versturen van contracten ter ondertekening

Ik heb gezien dat deze fouten mensen keer op keer in de problemen brengen:

1. Een concept versturen in plaats van de definitieve versie

Bevestig altijd dat alle voorwaarden zijn overeengekomen voordat je het contract ter ondertekening verstuurt. Een "teken dit even"-mail sturen met een document dat nog wijzigingen of opmerkingen bevat, maakt geen goede indruk.

2. Niet alle vereiste ondertekenaars toevoegen

Een getuige vergeten? Een mede-ondertekenaar gemist? Je moet het document ongeldig verklaren en opnieuw beginnen. Maak een lijst van iedereen die moet ondertekenen voordat je begint.

3. Een persoonlijk e-mailadres gebruiken voor zakelijke contracten

Als je een contract namens je bedrijf verstuurt, gebruik dan je zakelijke e-mailadres. Ondertekeningsverzoeken van "cooldude87@gmail.com" wekken geen vertrouwen.

4. Geen deadline instellen

Zonder deadline blijven contracten eindeloos in inboxen liggen. Stel een verloopdatum in (7-14 dagen is standaard) en vermeld dit in je persoonlijke bericht.

5. Vergeten de ondertekende kopie op te slaan

Je e-handtekeningplatform slaat het document op, maar download altijd een back-up. Clouddiensten kunnen voorwaarden wijzigen, stopgezet worden of storingen hebben. Bewaar een lokale kopie van elk ondertekend contract.

Hoe stuur je een contract ter ondertekening zonder account (gratis opties)

Als je maar één contract hoeft te versturen en je niet aan een platform wilt binden, zijn dit je opties:

1. CanUSign pay-per-use: Geen abonnement nodig. Upload, verstuur en betaal €1 wanneer het contract wordt ondertekend. Probeer het hier.

2. DocuSign gratis proefperiode: Je krijgt 3 gratis ondertekeningsverzoeken. Daarna heb je een betaald abonnement nodig.

3. Adobe Fill & Sign: Gratis voor basishandtekeningen, maar beperkte functies en geen audit trail.

4. Printen, tekenen, scannen: Nog steeds rechtsgeldig, maar traag en foutgevoelig. Niet aan te raden in 2026.

Voor de meeste mensen is de pay-per-use optie de slimste keuze. Je betaalt alleen wanneer een contract daadwerkelijk wordt ondertekend, er zijn geen maandelijkse kosten die je budget aantasten, en je krijgt dezelfde rechtsgeldigheid en audit trail als bij de dure platforms.

Is een elektronisch ondertekend contract rechtsgeldig?

Ja. In vrijwel elk ontwikkeld land hebben elektronische handtekeningen dezelfde rechtskracht als handgeschreven handtekeningen. De belangrijkste wet- en regelgeving:

• Europese Unie: De eIDAS-verordening stelt een juridisch kader vast voor e-handtekeningen in alle EU-lidstaten
• Nederland: Het Burgerlijk Wetboek (Boek 6, art. 227a) erkent elektronische handtekeningen als rechtsgeldig voor de meeste overeenkomsten
• Verenigde Staten: De ESIGN Act (2000) en UETA maken e-handtekeningen wettelijk geldig voor vrijwel alle contracten
• Verenigd Koninkrijk: De Electronic Communications Act 2000 erkent e-handtekeningen
• Canada: PIPEDA en provinciale wetten valideren e-handtekeningen

Er zijn enkele beperkte uitzonderingen (bepaalde notariële akten, testamenten en rechterlijke uitspraken in sommige rechtsgebieden), maar voor standaard zakelijke contracten, dienstverleningsovereenkomsten, NDA's en arbeidsovereenkomsten zijn e-handtekeningen volledig rechtsgeldig.

Voor meer informatie over dit onderwerp, lees onze handleiding over wetgeving rondom elektronische handtekeningen en onze vergelijking digitale handtekening vs. elektronische handtekening.

Tips om contracten sneller ondertekend te krijgen

Wil je de gemiddelde ondertekeningtijd verkorten? Deze tactieken werken echt:

1. Verstuur tijdens kantooruren. Contracten die tussen 9-11 uur op dinsdag tot en met donderdag worden verstuurd, worden het snelst ondertekend.

2. Gebruik de naam van de ondertekenaar in het e-mailonderwerp. "Sarah - adviesovereenkomst klaar voor ondertekening" is beter dan "Document ter ondertekening."

3. Houd contracten kort. Als je overeenkomst van 2 pagina's alles kan dekken, vul het dan niet op tot 10 pagina's. Kortere contracten worden sneller ondertekend.

4. Vul vooraf in wat je kunt. Vul data, adressen en bedragen in voordat je het verstuurt. Hoe minder werk voor de ondertekenaar, hoe sneller ze het afronden.

5. Stel een duidelijke deadline. "Graag voor vrijdag ondertekenen" is effectiever dan "teken wanneer het je uitkomt."

6. Stuur één herinnering, bel dan. Als e-mailherinneringen na 3 dagen niet werken, pak de telefoon. Soms raken contracten begraven in drukke inboxen.

FAQ: Contracten ter ondertekening versturen

Hoe verstuur ik een contract ter ondertekening gratis?

Je kunt het pay-per-use model van CanUSign gebruiken voor €1 per ondertekend contract, zonder abonnement of maandelijkse kosten. DocuSign biedt een beperkte gratis proefperiode met 3 ondertekeningsverzoeken. Voor een volledig gratis optie kun je een basis-PDF-tool en e-mail gebruiken, maar dan mis je tracking, audit trails en automatische herinneringen.

Kan ik een contract ter ondertekening versturen vanaf mijn telefoon?

Ja. De meeste moderne e-handtekeningplatforms, waaronder CanUSign, werken in mobiele browsers. Upload je document, voeg ondertekenaars toe en verstuur het direct vanaf je telefoon. De ondertekenaar kan het document ook bekijken en ondertekenen op zijn of haar mobiele apparaat zonder een app te installeren.

Wat gebeurt er als iemand weigert mijn contract te ondertekenen?

Als een ondertekenaar weigert, word je op de hoogte gesteld. Je kunt vervolgens de punten bespreken, de contractvoorwaarden indien nodig aanpassen en een nieuwe versie ter ondertekening versturen. Bij CanUSign betaal je alleen wanneer een document daadwerkelijk wordt ondertekend, dus geweigerde contracten kosten je niets.

Hoe lang duurt het om een contract elektronisch ondertekend te krijgen?

Gemiddeld worden elektronisch ondertekende contracten binnen 24 uur afgerond. Veel contracten worden binnen enkele minuten na verzending ondertekend. Vergelijk dat met traditionele papieren contracten, die gemiddeld 5-7 werkdagen duren. Een duidelijke deadline instellen en versturen tijdens kantooruren helpt het proces te versnellen.

Is het veilig om contracten online ter ondertekening te versturen?

Ja, gerenommeerde e-handtekeningplatforms gebruiken encryptie voor documentoverdracht en -opslag. CanUSign gebruikt TLS-encryptie voor gegevens in transit en versleutelde opslag voor ondertekende documenten. De audit trail biedt bovendien bewijs van wie heeft ondertekend, wanneer en vanaf welk apparaat, waardoor elektronisch ondertekende contracten feitelijk veiliger zijn dan papieren kopieën die vervalst of kwijtgeraakt kunnen worden.

Klaar om je eerste contract te versturen?

Je hebt de kennis. Nu is het tijd om het in de praktijk te brengen. Hier is de korte versie:

1. Rond je contract af (PDF of Word)
2. Ga naar canusign.com/create
3. Upload het document
4. Voeg de e-mailadressen van de ondertekenaars toe
5. Klik op versturen

Dat is alles. Je ondertekenaar ontvangt een e-mail, klikt op een link, ondertekent, en jullie krijgen allebei een kopie. Het hele proces duurt minder dan vijf minuten.

Als je regelmatig contracten verstuurt, verdient het €15/maand onbeperkt abonnement zichzelf terug na je 15e contract. Voor incidenteel gebruik betekent het €1-per-contract model dat je alleen betaalt wanneer je daadwerkelijk een document ondertekend krijgt.

Geen abonnementen die je vergeet. Geen ingewikkelde setup. Gewoon uploaden, versturen en laten ondertekenen.

Verstuur nu je eerste contract ter ondertekening →