Du hast das Projekt pünktlich abgeliefert. Der Kunde war begeistert. Dann kam der unangenehme Teil: "Ich überweise nächste Woche." Drei Wochen später: immer noch nichts. Du schickst eine freundliche Erinnerung. Dann noch eine. Und dann fragst du dich, ob du das vorher schriftlich hättest festhalten sollen.
Kommt dir bekannt vor? Wenn du als Freelancer schon mal einer Zahlung hinterherlaufen musstest, ohne klaren Projektumfang gearbeitet hast oder ein Kunde mitten im Projekt die Anforderungen geändert hat, ohne das Budget anzupassen, dann ist dieser Artikel für dich.
Die Sache ist die: Ein Freelancer-Vertrag muss nicht kompliziert sein. Er muss nicht von einem Anwalt geschrieben werden. Er muss nur existieren, klar formuliert sein und von beiden Seiten unterschrieben werden, bevor die Arbeit beginnt. Unten findest du eine Vorlage, die du direkt verwenden kannst, plus einen schnellen Weg, sie online unterschreiben zu lassen -- ohne Aufwand.
Warum Freelancer Verträge brauchen (auch für kleine Aufträge)
Viele Freelancer verzichten bei Projekten unter einem bestimmten Betrag auf Verträge. "Ist ja nur ein schnelles Logo." "Nur ein 500-Wörter-Artikel." "Wir haben ja schon zusammengearbeitet." Genau diese Projekte verursachen die größten Probleme.
Scope Creep ist der stille Killer. Ohne Vertrag wird aus "entwirf ein Logo" schnell "entwirf ein Logo, plus Visitenkarten, plus Briefkopf, plus kannst du kurz noch den Website-Header anpassen." Jede zusätzliche Anfrage wirkt einzeln klein, aber zusammen verdoppelt sich dein Arbeitsaufwand -- ohne dass sich dein Honorar verdoppelt.
Zahlungsbedingungen müssen schriftlich festgehalten werden. Wenn jemand mündlich zusagt, innerhalb von 14 Tagen zu zahlen, bedeutet das wenig, wenn er sich entscheidet, daraus 60 Tage zu machen. Mit einem unterschriebenen Vertrag hast du ein rechtsgültiges Dokument, das genau festlegt, wann die Zahlung fällig ist und was bei Verzug passiert.
Es schützt beide Seiten. Dein Kunde bekommt Klarheit darüber, wofür er genau zahlt, wann geliefert wird und wie viele Korrekturschleifen enthalten sind. Du bekommst Klarheit über Zahlungszeitpunkte, Projektumfang und was passiert, wenn das Projekt mittendrin abgebrochen wird. Niemand verliert.
Du wirkst professioneller. Einen Vertrag vor Projektbeginn zu schicken, signalisiert, dass du dein Business ernst nimmst. Die meisten Kunden arbeiten sogar lieber mit Freelancern, die Verträge verwenden. Es zeigt Organisation und setzt den Ton für eine professionelle Zusammenarbeit.
Was in einen Freelancer-Vertrag gehört
Nicht jeder Freelancer-Vertrag muss ein 20-seitiges Rechtsdokument sein. Für die meisten Projekte reicht eine klare ein- bis zweiseitige Vereinbarung. Folgendes solltest du immer aufnehmen:
Projektumfang und Liefergegenstände
Das ist der wichtigste Abschnitt. Sei schmerzlich genau. Statt "Webdesign" schreib "Design einer 5-seitigen Website (Start, Über uns, Leistungen, Portfolio, Kontakt) mit WordPress, inklusive mobiler Responsivität und einer Korrekturschleife."
Je genauer dein Projektumfang definiert ist, desto einfacher ist es zu sagen "das liegt außerhalb des vereinbarten Umfangs", wenn die unvermeidlichen Zusatzwünsche kommen.
Zahlungsbedingungen
Halte alles fest:
- Gesamthonorar (oder Stundensatz mit geschätzten Stunden)
- Zahlungsplan (50% Vorkasse und 50% bei Lieferung ist bei Projektarbeit üblich)
- Zahlungsmethode (Banküberweisung, PayPal, Wise usw.)
- Zahlungsfrist (z.B. innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung)
- Verzugszinsen (optional, aber wirksam -- z.B. 1,5% pro Monat auf überfällige Beträge)
- Währung (besonders wichtig bei internationalen Kunden)
Ein klarer Zahlungsabschnitt eliminiert 90% der Zahlungsstreitigkeiten, bevor sie entstehen.
Korrektur-Richtlinie
Unbegrenzte Korrekturen sind eine Falle. Lege genau fest, wie viele Korrekturschleifen enthalten sind und was danach passiert. Ein gängiger Ansatz:
- 2 Korrekturschleifen im Projekthonorar enthalten
- Weitere Korrekturen werden zum Stundensatz berechnet
- Korrekturwünsche, die mehr als 14 Tage nach Lieferung eingehen, werden als neuer Auftrag behandelt
Das schützt deine Zeit, ohne dass sich der Kunde eingeschränkt fühlt. Zwei Korrekturschleifen sind für jedes vernünftige Projekt ausreichend.
Zeitplan und Fristen
Aufnehmen:
- Projektstart (üblicherweise an den Eingang der Vorkasse oder des unterschriebenen Vertrags geknüpft)
- Meilensteine (erster Entwurf bis X, Prüfzeitraum bis Y)
- Endlieferung
- Was passiert, wenn der Kunde Feedback verzögert (der Zeitplan verschiebt sich entsprechend)
Der letzte Punkt ist wichtiger, als die meisten Freelancer denken. Wenn dein Kunde drei Wochen braucht, um einen ersten Entwurf zu prüfen, sollte sich dein Endliefertermin ebenfalls um drei Wochen verschieben. Schreib es in den Vertrag.
Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte
Wem gehört die Arbeit nach der Lieferung? Bei den meisten Freelancer-Projekten ist die Antwort klar: Alle Rechte gehen nach vollständiger Bezahlung auf den Kunden über. Aber du solltest es deutlich festhalten.
Bedenke auch:
- Darfst du die Arbeit in deinem Portfolio zeigen?
- Gehen die Rechte über, bevor die Zahlung vollständig ist?
- Sind Quelldateien enthalten oder nur die finalen Ergebnisse?
Kündigung und Ausfallhonorar
Projekte werden abgebrochen. Das passiert. Dein Vertrag sollte regeln:
- Kündigung durch den Kunden: Was schuldet der Kunde, wenn er mittendrin abbricht? Ein gängiger Ansatz ist, alle geleistete Arbeit plus einen Prozentsatz des verbleibenden Honorars zu berechnen (oft 25-50%).
- Dein Kündigungsrecht: Unter welchen Umständen kannst du aussteigen? Nichtzahlung, respektloses Verhalten oder wiederholte Umfangsänderungen ohne Budgetanpassung sind berechtigte Gründe.
- Kündigungsfrist: Wie viel Vorlauf muss jede Seite geben?
Vertraulichkeit
Wenn du mit sensiblen Informationen arbeitest (Geschäftspläne, Finanzdaten, Kundenlisten), nimm eine einfache Vertraulichkeitsklausel auf. Nichts Kompliziertes. Nur eine Erklärung, dass du vertrauliche Projektdetails nicht an Dritte weitergibst.
Häufige Fehler bei Freelancer-Verträgen
Fehler 1: Arbeit beginnen, bevor der Vertrag unterschrieben ist
Der Kunde sagt "fang einfach an, den Papierkram klären wir später." Das geht fast immer schief. Der Vertrag sollte unterschrieben und die Vorkasse eingegangen sein, bevor du eine einzige Zeile Code schreibst, ein einzelnes Pixel designst oder ein einziges Wort verfasst.
Keine Ausnahmen. Auch nicht bei Stammkunden.
Fehler 2: Einen Vertrag aus dem falschen Land verwenden
Arbeitsrecht, Vertragsrecht und Steuerregelungen unterscheiden sich von Land zu Land. Eine Vertragsvorlage für US-Freelancer könnte Klauseln enthalten, die in Deutschland nicht durchsetzbar sind, oder Schutzbestimmungen vermissen lassen, die nach deutschem Recht (BGB) Standard sind. In Deutschland gelten beispielsweise besondere Regelungen zu Gewährleistung (§ 634 BGB), Werkvertragsrecht (§ 631 ff. BGB) und Scheinselbständigkeit. Stelle sicher, dass deine Vorlage den Gesetzen entspricht, die für deine Situation gelten.
Fehler 3: "Fertig" nicht definieren
Wann ist das Projekt abgeschlossen? Nach der Lieferung? Nach Kundenfreigabe? Nach Korrekturen? "Das Projekt gilt als abgeschlossen bei Kundenfreigabe der finalen Ergebnisse, oder 14 Tage nach Lieferung, wenn kein Feedback eingeht" ist eine klare Definition, die verhindert, dass Projekte endlos offen bleiben.
Fehler 4: Kommunikation vergessen
Wie soll die Kommunikation ablaufen? Nur per E-Mail? Slack? Wöchentliche Calls? Kommunikationserwartungen vorher festzulegen verhindert Situationen, in denen ein Kunde tägliche Updates erwartet bei einem Projekt, das sie nicht braucht, oder wochenlang abtaucht, wenn du Feedback brauchst.
Fehler 5: Den Vertrag schwer unterschreibbar machen
Wenn das Unterschreiben des Vertrags erfordert, ihn auszudrucken, von Hand zu unterschreiben, einzuscannen und per E-Mail zurückzuschicken, wundere dich nicht, wenn er wochenlang auf dem Schreibtisch deines Kunden liegt. Nutze elektronische Signaturen. Link schicken, Kunde klickt und unterschreibt, fertig in zwei Minuten.
So unterschreibst du deinen Freelancer-Vertrag online
So geht's am schnellsten, deinen Vertrag vor Projektbeginn unterschrieben zu bekommen:
Schritt 1: Vorlage ausfüllen
Nutze die Vorlage unten oder deine eigene Version. Fülle alle projektspezifischen Details aus: Umfang, Zahlung, Zeitplan, Korrekturen, Nutzungsrechte.
Speichere es als PDF, wenn du fertig bist.
Schritt 2: Hochladen und konfigurieren
Gehe zu CanUSign und lade deinen Vertrag hoch. Markiere, wo du und dein Kunde unterschreiben müssen. Typischerweise:
- Deine Unterschrift unten
- Kundenunterschrift unten
- Datumsfelder neben jeder Unterschrift
Schritt 3: An deinen Kunden senden
Gib die E-Mail-Adresse deines Kunden ein. Er erhält einen Link, prüft den Vertrag und unterschreibt ihn direkt auf dem Handy oder Computer. Kein Konto nötig. Keine App zum Herunterladen.
Schritt 4: Deine unterschriebene Kopie erhalten
Beide Parteien erhalten automatisch ein PDF des vollständig unterschriebenen Vertrags mit Signaturzertifikat und Zeitstempeln. Abspeichern, Projekt starten, pünktlich bezahlt werden.
Der gesamte Vorgang dauert etwa fünf Minuten. Mit 1 EUR pro unterschriebenem Vertrag kostet es weniger als ein Kaffee und bewahrt dich vor möglichen Zahlungsstreitigkeiten im Wert von Tausenden Euro.
Kostenlose Freelancer-Vertrag-Vorlage
Kopiere diese Vorlage, passe sie an dein Projekt an und lass sie unterschreiben, bevor du mit der Arbeit beginnst.
FREELANCER-DIENSTLEISTUNGSVERTRAG
Datum: [Datum]
VERTRAGSPARTEIEN
Auftraggeber: [Vollständiger Name / Firmenname], ansässig in [Adresse des Auftraggebers]
Auftragnehmer (Freelancer): [Vollständiger Name / Firmenname], ansässig in [Deine Adresse]
1. LEISTUNGSUMFANG
Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Erbringung folgender Leistungen:
[Detaillierte Beschreibung der Liefergegenstände, einschließlich Spezifikationen, Formate und Mengen]
Arbeiten, die oben nicht ausdrücklich aufgeführt sind, liegen außerhalb des Umfangs dieser Vereinbarung und erfordern eine separate Vereinbarung oder eine schriftliche Ergänzung zu diesem Vertrag.
2. ZEITPLAN
- Projektbeginn: [Datum] (oder bei Eingang des unterschriebenen Vertrags und der Vorkasse)
- Meilenstein 1: [Beschreibung] bis [Datum]
- Endlieferung: [Datum]
Verzögerungen, die vom Auftraggeber verursacht werden (verspätetes Feedback, verzögerte Materialien), verlängern den Zeitplan um die entsprechende Dauer.
3. VERGÜTUNG
Gesamthonorar: [Betrag] [Währung]
Zahlungsplan:
- [50%] ([Betrag]) fällig bei Unterzeichnung dieser Vereinbarung
- [50%] ([Betrag]) fällig bei Lieferung der finalen Ergebnisse
Zahlungsmethode: [Banküberweisung / PayPal / Wise / Sonstige]
Zahlungsbedingungen: Fällig innerhalb von [14] Tagen nach Rechnungsstellung. Bei Zahlungsverzug wird ein Verzugszins von [1,5%] pro Monat auf den ausstehenden Betrag erhoben.
4. KORREKTUREN
Diese Vereinbarung umfasst [2] Korrekturschleifen. Weitere Korrekturen werden mit [Betrag] [Währung] pro Stunde berechnet. Korrekturwünsche müssen innerhalb von [14] Tagen nach Lieferung eingereicht werden.
5. GEISTIGES EIGENTUM
Nach Eingang der vollständigen Zahlung gehen alle Rechte an den Liefergegenständen auf den Auftraggeber über. Der Auftragnehmer behält das Recht, die Arbeit in seinem Portfolio zu zeigen, sofern nicht schriftlich anders vereinbart.
Vor Eingang der vollständigen Zahlung verbleiben alle Rechte am geistigen Eigentum beim Auftragnehmer.
6. VERTRAULICHKEIT
Beide Parteien verpflichten sich, Projektdetails, Geschäftsinformationen und vertrauliche Materialien, die während des Projekts ausgetauscht werden, vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung dieser Vereinbarung fort.
7. KÜNDIGUNG
Jede Partei kann diese Vereinbarung mit einer Frist von [14] Tagen schriftlich kündigen.
Kündigt der Auftraggeber nach Arbeitsbeginn, zahlt er für alle geleistete Arbeit plus [25%] des verbleibenden Projekthonorars.
Kündigt der Auftragnehmer, werden im Voraus gezahlte Beträge für nicht erbrachte Leistungen innerhalb von [14] Tagen erstattet.
8. HAFTUNG
Die Gesamthaftung des Auftragnehmers im Rahmen dieser Vereinbarung ist auf das Gesamthonorar begrenzt. Der Auftragnehmer haftet nicht für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder Ansprüche Dritter, die aus der Nutzung der Liefergegenstände entstehen.
9. ANWENDBARES RECHT
Diese Vereinbarung unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.
UNTERSCHRIFTEN
Auftraggeber: _________________________ Datum: _____________
Auftragnehmer: _________________________ Datum: _____________
Hinweis zu dieser Vorlage: Diese Vorlage deckt die wesentlichen Punkte für die meisten Freelance-Projekte ab -- egal ob Design, Entwicklung, Texterstellung, Beratung oder Marketing. Je nach Branche und Standort benötigst du eventuell zusätzliche Klauseln. Steuerliche Anforderungen (insbesondere Umsatzsteuer-Ausweis auf Rechnungen), Versicherungspflichten und die Abgrenzung zur Scheinselbständigkeit variieren. Wenn du mit großen Unternehmen oder öffentlichen Auftraggebern arbeitest, haben diese möglicherweise eigene Vertragsanforderungen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich dieselbe Vertragsvorlage für jeden Kunden verwenden?
Du kannst dieselbe Basisvorlage verwenden, solltest aber Umfang, Zahlung und Zeitplan für jedes Projekt anpassen. Die allgemeinen Bedingungen (Korrekturen, geistiges Eigentum, Kündigung) können meist gleich bleiben. Betrachte es als wiederverwendbares Grundgerüst mit projektspezifischen Details.
Was, wenn mein Kunde seinen eigenen Vertrag verwenden will?
Lies ihn sorgfältig durch. Viele Kundenverträge sind ausschließlich zu deren Gunsten geschrieben. Achte auf Klauseln, die dir unbegrenzte Haftung zuweisen, unbegrenzte Korrekturen erlauben oder dem Kunden Eigentumsrechte an deiner Arbeit einräumen, bevor er bezahlt hat. Scheue dich nicht, zu verhandeln oder Änderungen vorzuschlagen. Ein professioneller Kunde wird das respektieren.
Ist ein online unterschriebener Freelancer-Vertrag rechtsgültig?
Ja. Elektronische Signaturen haben nach der EU-Verordnung eIDAS (die in Deutschland unmittelbar gilt) dieselbe Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften. Ein digital unterschriebener Freelancer-Vertrag ist vor Gericht vollständig durchsetzbar.
Sollte ich die Kosten für die Vertragsunterzeichnung berechnen?
Nein, übernimm die Kosten. Bei 1 EUR pro unterschriebenem Vertrag über CanUSign ist es eine vernachlässigbare Geschäftsausgabe, die Projekte im Wert von Hunderten oder Tausenden Euro schützt. Betrachte es als Versicherung, die weniger als dein Morgenkaffee kostet.
Was, wenn ein Kunde sich weigert, einen Vertrag zu unterschreiben?
Das ist ein Warnsignal. Ein Kunde, der keine einfache Vereinbarung unterschreibt, ist ein Kunde, der möglicherweise nicht zahlt, den Umfang ohne Vergütung ausweitet oder die Bedingungen später anfechtet. Erkläre höflich, dass Verträge beide Seiten schützen und dass es gängige Geschäftspraxis ist. Wenn er sich trotzdem weigert, überlege dir ernsthaft, ob das ein Kunde ist, mit dem du arbeiten willst.
Fazit
Einen Freelancer-Vertrag vor Arbeitsbeginn unterschreiben zu lassen, ist die effektivste Maßnahme, um dein Einkommen und deine Nerven zu schützen. Es dauert fünf Minuten, die Vorlage auszufüllen, zwei Minuten für den Kunden, sie online zu unterschreiben, und es erspart dir Wochen des Zahlungen-Hinterherlaufens und Umfang-Diskutierens.
Nimm die Vorlage oben, mach sie zu deiner, lade sie bei CanUSign hoch und schicke sie deinem nächsten Kunden, bevor du eine einzige Zeile Arbeit leistest. Dein Bankkonto wird es dir danken.