Eine Unterschrift in Word einfügen geht auf zwei Wegen: als Bild Ihrer Unterschrift oder als Signaturzeile, die Word selbst anbietet. Wird das Dokument ohnehin als PDF verschickt, fügen Sie die Unterschrift besser gleich in das PDF ein. Diese Anleitung zeigt beide Wege mit den Schritten aus der Microsoft-Hilfe, dazu, was eine eingefügte Unterschrift belegt und was nicht, und wann Sie andere unterschreiben lassen sollten.
Unterschrift als Bild in Word einfügen
Microsoft beschreibt den Weg unter Einfügen einer Signatur:
- Unterschreiben Sie auf weißem Papier und scannen oder fotografieren Sie die Unterschrift.
- Speichern Sie das Bild als Datei auf dem Rechner.
- Setzen Sie in Word den Cursor an die Stelle für die Unterschrift und wählen Sie „Einfügen > Bilder“.
- Schneiden Sie das Bild bei Bedarf über „Bildformat > Zuschneiden“ zu.
Ein Foto hat meist einen grauen oder weißen Hintergrund, der im Dokument als Rechteck sichtbar bleibt. Das Werkzeug oben auf dieser Seite stellt die Unterschrift frei und gibt sie als PNG mit transparentem Hintergrund zurück. Haben Sie noch kein Bild, erstellen Sie eines mit dem Werkzeug Unterschrift erstellen: zeichnen, tippen oder hochladen.
Signaturzeile in Word einfügen
Die Signaturzeile ist ein vorbereiteter Unterschriftsblock mit Name und Funktion der Person, die unterschreiben soll. Laut Microsoft-Hilfe:
- Klicken Sie an die Stelle, an der die Zeile stehen soll.
- Wählen Sie „Einfügen > Signaturzeile“ und dann „Microsoft Office Signature Line“.
- Tragen Sie im Dialog „Signatureinrichtung“ Name, Titel und bei Bedarf eine E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie mit „OK“.
Wer mit einem Zertifikat digital signieren will, findet die Schritte in der Microsoft-Hilfe Add or remove a digital signature. Dafür brauchen Sie ein Zertifikat, und die Empfänger müssen ihm vertrauen.
Unterschrift in ein PDF einfügen
Liegt das Dokument als PDF vor oder speichern Sie es in Word über „Datei > Speichern unter“ als PDF, fügen Sie die Unterschrift dort ein:
- Mac: In Vorschau über „Unterschreiben“ in der Werkzeugleiste für Markierungen (Apple-Hilfe).
- Windows und Mac: Im kostenlosen Adobe Acrobat Reader über das Symbol zum Unterschreiben (Adobe-Hilfe).
- Browser: Chrome, Edge und Firefox können eine Unterschrift in ein PDF zeichnen oder einsetzen.
Die einzelnen Schritte stehen in der Anleitung PDF unterschreiben.
Was eine eingefügte Unterschrift belegt
Ein Bild in Word oder PDF zeigt eine Unterschrift. Es hält nicht fest, wer sie eingefügt hat und wann, und wer die Datei hat, kann das Bild in andere Dokumente kopieren oder den Text danach ändern. Für ein Formular, das Sie selbst zurückschicken, reicht das meist. Für einen Vertrag, bei dem Sie später zeigen müssen, dass beide Seiten dieselbe Fassung unterschrieben haben, reicht es nicht.
Von anderen unterschreiben lassen
Muss eine zweite Person unterschreiben, speichern Sie das Word-Dokument als PDF und laden es bei canusign hoch:
- PDF hochladen und für jede Person ein Unterschriftsfeld setzen.
- Jeder Person ihren Link schicken. Unterzeichner brauchen kein Konto.
- Haben alle unterschrieben, das PDF herunterladen.
Das fertige PDF trägt ein Audit-Zertifikat mit Zeitpunkt jeder Unterschrift, einen Zeitstempel von DigiCert und die Dokument-ID auf jeder Seite. Auf der Prüfseite kann jeder Empfänger prüfen, ob seine Datei mit der abgelegten Fassung übereinstimmt. Sie zahlen je Dokument, ohne Abo (Preise).
Ihre eigene Unterschrift können Sie dabei im Konto hinterlegen, in den Einstellungen: gezeichnet, getippt oder als Foto. Vor dem Einsetzen verlangt canusign eine Anmeldung aus den letzten 15 Minuten, und das Audit-Zertifikat hält fest, dass die gespeicherte Unterschrift verwendet wurde.
canusign erstellt eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS, gültig, wo keine Schriftform vorgeschrieben ist. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, etwa bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB), reicht weder ein Bild in Word noch eine elektronische Signatur dieser Stufe.
Welcher Weg passt
| Situation | Weg |
|---|---|
| Brief oder Formular, das Sie selbst unterschreiben | Bild in Word einfügen |
| Dokument, das jemand anderes in Word unterschreiben soll | Signaturzeile |
| Dokument liegt als PDF vor | Unterschrift in das PDF einfügen |
| Vertrag mit zwei oder mehr Parteien | canusign |
Häufige Fragen
Wie füge ich eine Unterschrift in Word ein, ohne Drucker?
Unterschreiben Sie auf Papier und fotografieren Sie die Unterschrift mit dem Handy, oder erstellen Sie sie mit dem Werkzeug Unterschrift erstellen. Das Bild fügen Sie über „Einfügen > Bilder“ ein.
Wie füge ich eine Unterschrift in ein PDF ein?
Am Mac mit Vorschau, sonst mit Adobe Acrobat Reader oder im Browser. Die Schritte stehen in der Anleitung PDF unterschreiben.