Come inviare un contratto per la firma: guida passo dopo passo (2026)

Hai redatto il contratto perfetto. I termini sono concordati. Ora devi solo inviare il contratto per la firma e renderlo ufficiale. Sembra semplice, vero?

Dovrebbe esserlo. Ma se hai mai provato a stampare un PDF, scansionarlo, inviarlo via e-mail avanti e indietro, o inseguire qualcuno per giorni per ottenere una firma... sai che raramente è così facile.

La buona notizia: inviare un documento per la firma nel 2026 richiede circa due minuti con lo strumento giusto. Niente stampanti, niente scanner, niente e-mail imbarazzanti del tipo "volevo solo controllare". In questa guida ti accompagno attraverso l'intero processo di firma del contratto dall'inizio alla fine, inclusi i migliori strumenti, gli errori comuni e una procedura passo dopo passo che puoi seguire oggi stesso.

Perché dovresti inviare i contratti per la firma online

Prima di parlare del come, parliamo del perché. Se stai ancora inviando contratti come allegati e-mail e aspettando che qualcuno li stampi, firmi, scansioni e rimandi indietro, ecco cosa succede nella pratica:

• Tempo medio di risposta: 5-7 giorni lavorativi (spesso di più)
• Documenti persi: Circa il 7,5% dei documenti cartacei va perso (fonte: PwC)
• Nessun tracciamento: Non hai idea se il destinatario abbia nemmeno aperto la tua e-mail
• Zona grigia legale: Una foto di un documento firmato non è sempre legalmente vincolante

Confronta questo con l'invio di un contratto per la firma online:

• Tempo medio di risposta: Meno di 24 ore (spesso minuti)
• Tracciamento automatico: Vedi quando il destinatario apre, visualizza e firma
• Legalmente vincolante: Le firme elettroniche sono valide ai sensi del Regolamento eIDAS (UE), dell'ESIGN Act (USA) e di leggi simili in oltre 60 paesi. In Italia, il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005) disciplina le firme elettroniche
• Archiviazione automatica: Le copie firmate vengono salvate e sono accessibili a entrambe le parti

Se sei un freelance, un piccolo imprenditore o chiunque invii più di un paio di contratti al mese, passare alla firma elettronica è uno di quei cambiamenti che ti fa risparmiare tempo dal primo giorno. Per un approfondimento sulla legalità, consulta la nostra guida legale sulla firma elettronica.

Cosa ti serve prima di inviare un contratto per la firma

Assicuriamoci che tutto sia pronto prima di premere "invia". Ecco la tua checklist rapida:

1. Un contratto finalizzato

Sembra ovvio, ma non inviare un contratto per la firma se i termini sono ancora in fase di negoziazione. Le piattaforme di firma elettronica creano una traccia di audit nel momento in cui invii il documento. Inviare più versioni appare poco professionale e può creare confusione legale.

Formati accettati: La maggior parte delle piattaforme accetta PDF, Word (.docx) o entrambi. Il PDF è preferibile perché preserva la formattazione su tutti i dispositivi.

2. L'indirizzo e-mail del firmatario

Avrai bisogno di un'e-mail valida per ogni persona che deve firmare. È così che riceverà la richiesta di firma e accederà al documento.

3. Uno strumento di firma elettronica

Hai bisogno di una piattaforma per gestire l'invio, la firma e l'archiviazione. Ecco le principali opzioni nel 2026:

Se invii meno di 15 contratti al mese, il modello a consumo di CanUSign (1 € per contratto firmato) è difficile da battere. Per un uso più intensivo, il piano illimitato a 15 €/mese copre tutto. Abbiamo scritto confronti dettagliati se stai valutando le opzioni: alternative a DocuSign, alternativa a Dropbox Sign e alternativa a PandaDoc.

4. Indicatori di posizionamento firma (facoltativo)

Alcuni strumenti ti permettono di posizionare in anticipo i campi firma, data e iniziali sul documento. Questo velocizza il processo per il firmatario. Non tutti gli strumenti richiedono questo passaggio. CanUSign, ad esempio, permette ai firmatari di posizionare la propria firma dove il contratto lo indica.

Come inviare un contratto per la firma: passo dopo passo

Ecco il processo suddiviso in passaggi chiari. Uso CanUSign come esempio perché è il flusso più semplice, ma il processo generale è simile su tutte le piattaforme.

Passaggio 1: Carica il tuo contratto

Vai su canusign.com/create e carica il tuo contratto. Puoi usare un PDF o un documento Word. Se non hai ancora un contratto, abbiamo modelli gratuiti per gli accordi più comuni:

• Modello di contratto freelance
• Modello di NDA
• Modello di contratto di consulenza
• Modello di contratto di servizio
• Modello di contratto per collaboratore indipendente

Suggerimento: Carica sempre la versione definitiva. Una volta inviato un contratto per la firma, apportare modifiche significa ricominciare con un nuovo documento.

Passaggio 2: Aggiungi i firmatari

Inserisci gli indirizzi e-mail di tutti coloro che devono firmare. La maggior parte dei contratti ha due parti, ma puoi aggiungerne di più se necessario (ad esempio, un accordo di partnership a tre).

Per ogni firmatario, in genere specifichi:

• Nome (compare nella notifica di firma)
• Indirizzo e-mail (dove riceverà la richiesta di firma)
• Ordine di firma (facoltativo - utile quando una parte deve firmare prima dell'altra)

Passaggio 3: Aggiungi i campi firma

Posiziona i campi firma dove vuoi che le persone firmino. A seconda dello strumento, puoi anche aggiungere:

• Campi data (compilati automaticamente alla firma)
• Campi iniziali (per documenti multi-pagina)
• Campi di testo (per informazioni personalizzate come indirizzi o titoli)
• Caselle di spunta (per l'accettazione dei termini)

Con CanUSign, questo passaggio è facoltativo. Se lo salti, i firmatari possono posizionare la propria firma ovunque sul documento, il che funziona perfettamente per contratti semplici.

Passaggio 4: Aggiungi un messaggio personale (facoltativo ma consigliato)

La maggior parte delle piattaforme ti permette di includere un messaggio con la richiesta di firma. Non saltare questo passaggio. Una breve nota come:

"Ciao Sarah, ecco il contratto di consulenza di cui abbiamo parlato. Per favore firmalo appena possibile. Fammi sapere se hai domande!"

Questo tocco personale velocizza la firma. Nessuno vuole firmare un documento arrivato senza alcun contesto.

Passaggio 5: Verifica e invia

Prima di premere invia:

• Ricontrolla gli indirizzi e-mail dei firmatari (gli errori di battitura capitano)
• Visualizza l'anteprima del documento per assicurarti che sia corretto
• Verifica il posizionamento dei campi firma se ne hai aggiunti
• Controlla che l'ordine di firma sia corretto

Clicca invia. Il firmatario riceve un'e-mail con un link per visualizzare e firmare il documento. Non ha bisogno di creare un account né di installare nulla.

Passaggio 6: Monitora e fai follow-up

Dopo aver inviato un documento per la firma, la tua dashboard mostrerà lo stato:

• Inviato - L'e-mail è stata consegnata
• Visualizzato - Il firmatario ha aperto il documento
• Firmato - Fatto! Entrambe le parti ricevono una copia

Se il documento è stato "Visualizzato" ma non firmato da qualche giorno, la maggior parte delle piattaforme ti permette di inviare un promemoria con un clic. CanUSign invia promemoria automatici, quindi non devi controllare costantemente il processo.

Passaggio 7: Scarica il contratto firmato

Una volta che tutti hanno firmato, ricevi una notifica. Il documento firmato include:

• Tutte le firme
• Un certificato di completamento con timestamp
• Una traccia di audit che mostra quando ogni persona ha visualizzato e firmato

Scaricalo per i tuoi archivi. La maggior parte delle piattaforme conserva anche i documenti firmati nel tuo account a tempo indeterminato.

Richiedere firme a più persone

Quando hai bisogno che più persone firmino lo stesso contratto, ci sono due approcci:

Firma parallela

Tutti i firmatari ricevono il documento contemporaneamente e possono firmare in qualsiasi ordine. Ideale per:

• Co-fondatori che firmano un accordo di partnership
• Più membri del team che prendono atto di una policy
• Contratti di locazione con più inquilini

Firma sequenziale

I firmatari ricevono il documento uno alla volta, in un ordine specifico. Il successivo lo riceve solo dopo che il precedente ha firmato. Ideale per:

• Contratti che necessitano dell'approvazione di un responsabile prima che il cliente li veda
• Processi di approvazione a più fasi
• Qualsiasi situazione in cui una firma dipende da un'altra

La maggior parte degli strumenti di firma elettronica, incluso CanUSign, supporta entrambe le opzioni. Basta impostare l'ordine di firma quando aggiungi i firmatari.

Errori comuni nell'invio di contratti per la firma

Ho visto questi errori creare problemi più volte di quante ne possa contare:

1. Inviare una bozza invece della versione finale

Conferma sempre che tutti i termini siano concordati prima di inviare il contratto per la firma. Inviare un'e-mail "firma questo" con un documento che contiene ancora revisioni tracciate o commenti fa una pessima impressione.

2. Non includere tutti i firmatari richiesti

Hai dimenticato di aggiungere un testimone? Mancato un co-firmatario? Dovrai annullare il documento e ricominciare. Fai una lista di tutti coloro che devono firmare prima di iniziare.

3. Usare un'e-mail personale per contratti aziendali

Se stai inviando un contratto per conto della tua azienda, usa la tua e-mail aziendale. Le richieste di firma da "tipofico87@gmail.com" non ispirano fiducia.

4. Non fissare una scadenza

Senza una scadenza, i contratti restano nelle caselle di posta a tempo indeterminato. Imposta una data di scadenza (7-14 giorni è lo standard) e menzionala nel tuo messaggio personale.

5. Dimenticare di salvare la copia firmata

La tua piattaforma di firma elettronica archivia il documento, ma scarica sempre una copia di backup. I servizi cloud possono cambiare i termini, chiudere o avere interruzioni. Conserva una copia locale di ogni contratto firmato.

Come inviare un contratto per la firma senza account (opzioni gratuite)

Se hai bisogno di inviare un solo contratto e non vuoi impegnarti con una piattaforma, ecco le tue opzioni:

1. CanUSign a consumo: Nessun abbonamento necessario. Carica, invia e paga 1 € quando il contratto viene firmato. Provalo qui.

2. Prova gratuita DocuSign: Ottieni 3 richieste di firma gratuite. Dopo di che, è necessario un piano a pagamento.

3. Adobe Fill & Sign: Gratuito per firme basiche, ma funzionalità limitate e nessuna traccia di audit.

4. Stampa, firma, scansiona: Ancora legale, ma lento e soggetto a errori. Non consigliato nel 2026.

Per la maggior parte delle persone, l'opzione a consumo è la scelta più intelligente. Paghi solo quando un contratto viene effettivamente firmato, non ci sono canoni mensili che erodono il tuo budget e ottieni la stessa validità legale e traccia di audit delle piattaforme costose.

Un contratto firmato elettronicamente è legalmente vincolante?

Sì. In praticamente tutti i paesi sviluppati, le firme elettroniche hanno lo stesso valore legale delle firme autografe. Le leggi chiave da conoscere:

• Unione Europea: Il Regolamento eIDAS stabilisce un quadro giuridico per le firme elettroniche in tutti gli Stati membri dell'UE
• Italia: Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005) riconosce tre livelli di firma elettronica: semplice, avanzata e qualificata. La firma elettronica qualificata ha lo stesso valore legale della firma autografa
• Stati Uniti: L'ESIGN Act (2000) e l'UETA rendono le firme elettroniche legalmente valide per quasi tutti i contratti
• Regno Unito: L'Electronic Communications Act 2000 riconosce le firme elettroniche
• Canada: La PIPEDA e le leggi provinciali convalidano le firme elettroniche

Esistono alcune eccezioni limitate (certi atti immobiliari, testamenti e ordinanze del tribunale in alcune giurisdizioni), ma per i contratti commerciali standard, i contratti di servizio, gli NDA e i contratti di lavoro, le firme elettroniche sono pienamente legali.

Per approfondire questo argomento, leggi la nostra guida sulle leggi relative alle firme elettroniche negli USA e il nostro confronto firma digitale vs firma elettronica.

Consigli per far firmare i contratti più velocemente

Vuoi ridurre il tempo medio di firma? Queste tattiche funzionano davvero:

1. Invia durante l'orario d'ufficio. I contratti inviati tra le 9 e le 11 del mattino dal martedì al giovedì vengono firmati più velocemente.

2. Usa il nome del firmatario nell'oggetto dell'e-mail. "Sarah - contratto di consulenza pronto per la firma" è meglio di "Documento per la firma."

3. Mantieni i contratti brevi. Se il tuo accordo di 2 pagine copre tutto, non gonfiarlo a 10 pagine. I contratti più corti vengono firmati più velocemente.

4. Pre-compila quello che puoi. Inserisci date, indirizzi e importi prima dell'invio. Meno lavoro ha il firmatario, più velocemente completerà.

5. Fissa una scadenza chiara. "Per favore firma entro venerdì" è più efficace di "firma quando ti è comodo."

6. Fai un follow-up, poi chiama. Se i promemoria via e-mail non funzionano dopo 3 giorni, alza il telefono. A volte i contratti si perdono in caselle di posta piene.

FAQ: inviare contratti per la firma

Come invio un contratto per la firma gratuitamente?

Puoi usare il modello a consumo di CanUSign a 1 € per contratto firmato, senza abbonamento né canone mensile. DocuSign offre una prova gratuita limitata con 3 richieste di firma. Per un'opzione completamente gratuita, puoi usare uno strumento PDF basico e l'e-mail, ma perderai il tracciamento, le tracce di audit e i promemoria automatici.

Posso inviare un contratto per la firma dal telefono?

Sì. La maggior parte delle moderne piattaforme di firma elettronica, inclusa CanUSign, funziona nei browser mobili. Carica il tuo documento, aggiungi i firmatari e invialo direttamente dal telefono. Il firmatario può anche visualizzare e firmare sul proprio dispositivo mobile senza installare alcuna app.

Cosa succede se qualcuno rifiuta di firmare il mio contratto?

Se un firmatario rifiuta, verrai notificato. Puoi quindi discutere le questioni, modificare i termini del contratto se necessario e inviare una nuova versione per la firma. Con CanUSign, paghi solo quando un documento viene effettivamente firmato, quindi i contratti rifiutati non ti costano nulla.

Quanto tempo ci vuole per far firmare un contratto elettronicamente?

In media, i contratti firmati elettronicamente vengono completati entro 24 ore. Molti vengono firmati entro pochi minuti dall'invio. Confronta questo con i contratti cartacei tradizionali, che richiedono in media 5-7 giorni lavorativi. Fissare una scadenza chiara e inviare durante l'orario d'ufficio aiuta ad accelerare i tempi.

È sicuro inviare contratti per la firma online?

Sì, le piattaforme di firma elettronica affidabili utilizzano la crittografia per il trasferimento e l'archiviazione dei documenti. CanUSign utilizza la crittografia TLS per i dati in transito e l'archiviazione crittografata per i documenti firmati. La traccia di audit fornisce anche la prova di chi ha firmato, quando e da quale dispositivo, il che rende i contratti firmati elettronicamente più sicuri delle copie cartacee che possono essere falsificate o perse.

Pronto a inviare il tuo primo contratto?

Hai le conoscenze. Ora è il momento di metterle in pratica. Ecco la versione rapida:

1. Finalizza il tuo contratto (PDF o Word)
2. Vai su canusign.com/create
3. Carica il documento
4. Aggiungi gli indirizzi e-mail dei tuoi firmatari
5. Premi invia

Questo è tutto. Il tuo firmatario riceve un'e-mail, clicca un link, firma e entrambi ricevete una copia. Il tutto richiede meno di cinque minuti.

Se invii contratti regolarmente, il piano illimitato a 15 €/mese si ripaga dopo il 15° contratto. Per un uso occasionale, il modello a 1 € per contratto significa che paghi solo quando un documento viene effettivamente firmato.

Nessun abbonamento che dimenticherai. Nessuna configurazione complicata. Carica, invia e fai firmare.

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