Hoe je een document op afstand laat ondertekenen: Complete gids (2026)

Je klant zit in een andere stad. Je zakenpartner werkt vanuit een ander land. De freelancer die je net hebt aangenomen woont drie tijdzones verderop. En je hebt ze allemaal nodig om voor het einde van de week een contract te ondertekenen.

Welkom in de realiteit van werken op afstand in 2026, waar de mensen die jouw documenten ondertekenen bijna nooit in dezelfde kamer zitten als jij. De oude aanpak van printen, tekenen en scannen is verleden tijd — en eerlijk gezegd had dat jaren geleden al zo moeten zijn. Een document op afstand laten ondertekenen is nu sneller, goedkoper en juridisch betrouwbaarder dan in persoon afspreken met een stapel papieren en een pen.

In deze gids behandel ik alles wat je moet weten over het op afstand ondertekenen van documenten: van het kiezen van de juiste tool tot de juridische kant, plus praktische tips die het hele proces soepeler maken voor iedereen.

Waarom ondertekenen op afstand de nieuwe standaard is

Ondertekenen op afstand is geen noodoplossing meer. Het is hoe zaken worden gedaan. Dit is waarom het zinvol is, zelfs wanneer beide partijen toevallig in dezelfde stad zitten:

Snelheid telt. Een elektronisch verstuurd contract wordt gemiddeld binnen 24 uur ondertekend. Een fysiek contract? Vijf tot zeven werkdagen, ervan uitgaande dat niemand het kwijtraakt in de post of een week op het bureau laat liggen.

Geografie speelt geen rol meer. Of je ondertekenaar nu aan de overkant van de straat of aan de overkant van de Atlantische Oceaan zit, het proces is identiek. Geen koerierskosten, geen wachten op internationale post, geen planning van een persoonlijke afspraak die beide partijen twee keer afzeggen.

Je krijgt een betere administratie. Ironisch genoeg creëren digitale handtekeningen betere documentatie dan inkt op papier. Elk elektronisch ondertekend document bevat tijdstempels, IP-adressen en een complete audittrail die precies laat zien wie wat en wanneer heeft ondertekend. Probeer dat maar eens te krijgen van een gescande PDF.

Het is overal waar het ertoe doet juridisch geldig. Elektronische handtekeningen worden erkend onder de ESIGN Act in de VS, de eIDAS-verordening in de hele EU, en vergelijkbare wetgeving in meer dan 60 landen. Voor een gedetailleerd overzicht van het juridische kader, zie onze gids over de juridische geldigheid van elektronische handtekeningen.

Wat je nodig hebt om een document op afstand te laten ondertekenen

Voordat je iets verstuurt, zorg dat je deze vier dingen op orde hebt:

1. Het definitieve document

Dit is de nummer één bron van problemen. Mensen sturen concepten, realiseren zich dat een clausule moet worden aangepast, annuleren het document en beginnen opnieuw. Doe dat niet. Rond alle voorwaarden af, laat het contract zo nodig controleren, en ga pas dan over tot ondertekening.

Formaat: PDF is de standaard voor ondertekenen op afstand. Het behoudt de opmaak op elk apparaat en besturingssysteem. Word-documenten werken ook, maar PDF's voorkomen onbedoelde bewerkingen door de ondertekenaar.

2. Contactgegevens van de ondertekenaars

Je hebt een e-mailadres nodig voor elke persoon die moet ondertekenen. Sommige platformen ondersteunen ook ondertekening via een SMS-link, wat handig kan zijn als je ondertekenaar niet vaak e-mail checkt.

Maak een lijst van:

• Volledige juridische naam (zoals die op de handtekening moet verschijnen)
• E-mailadres
• Ondertekeningsrol (bijv. "Klant," "Aannemer," "Verhuurder," "Huurder")

3. Een platform voor ondertekenen op afstand

Dit is de tool die alles regelt: het versturen van het document, het verzamelen van handtekeningen, het opslaan van de ondertekende versie en het genereren van de audittrail. Dit zijn de belangrijkste opties:

Als je maar een paar contracten per maand hoeft te laten ondertekenen, is betalen per contract veel logischer dan een maandelijks abonnement dat je amper gebruikt. CanUSign rekent €1 per ondertekend contract zonder maandelijkse verplichting, of €15/maand voor onbeperkt gebruik als je regelmatig ondertekent.

Voor gedetailleerde vergelijkingen: DocuSign alternatieven, Dropbox Sign alternatief, PandaDoc alternatief.

4. Een duidelijke deadline voor ondertekening

Ondertekenen op afstand maakt dingen snel, maar zonder deadline blijven contracten in inboxen liggen. Stel een vervaldatum in van 7 tot 14 dagen en communiceer die duidelijk.

Stap voor stap: een document op afstand laten ondertekenen

Hier is het daadwerkelijke proces, met CanUSign als voorbeeld. Andere platformen volgen een vergelijkbare flow.

Stap 1: Upload of maak je document

Ga naar canusign.com/create en upload je contract. Geaccepteerde formaten zijn onder andere PDF en Word. Als je nog geen contract hebt, biedt CanUSign gratis sjablonen voor veelvoorkomende overeenkomsten:

• Freelance contract
• NDA / geheimhoudingsovereenkomst
• Adviesovereenkomst
• Dienstverleningsovereenkomst
• Arbeidsovereenkomst
• Huurovereenkomst

Stap 2: Voeg ondertekenaars op afstand toe

Voer de naam en het e-mailadres van elke ondertekenaar in. Het mooie van ondertekenen op afstand is dat het niet uitmaakt waar je ondertekenaars zich bevinden. Iemand in Tokio en iemand in Londen krijgen dezelfde ervaring.

Opties voor de ondertekeningsvolgorde:

• Parallel: Iedereen ontvangt het document tegelijkertijd en ondertekent in willekeurige volgorde. Het beste voor mede-oprichters, huisgenoten op een huurcontract, of situaties zonder hiërarchie.
• Sequentieel: Ondertekenaars gaan één voor één in een specifieke volgorde. De volgende persoon ziet het document pas nadat de vorige heeft ondertekend. Handig als een manager eerst moet goedkeuren voordat de klant ondertekent.

Stap 3: Plaats handtekeningvelden

Sleep handtekeningvelden, datumvelden en andere vereiste velden naar je document. Geef aan welke velden bij welke ondertekenaar horen.

Deze stap is optioneel bij CanUSign. Als je hem overslaat, kunnen ondertekenaars hun handtekening plaatsen waar het contract aangeeft dat ze moeten tekenen — en dat werkt prima voor de meeste eenvoudige overeenkomsten.

Stap 4: Schrijf een persoonlijk bericht

Voeg een kort bericht toe bij het ondertekeningsverzoek. Bijvoorbeeld:

"Hoi Marcus, bijgevoegd is de dienstverleningsovereenkomst die we vorige week hebben besproken. Bekijk het en onderteken het op een moment dat het je uitkomt. De link is 14 dagen geldig. Laat het me weten als je vragen hebt."

Contracten met een persoonlijk bericht worden sneller ondertekend dan contracten die met het standaard systeembericht worden verstuurd. Het voegt context en een menselijke touch toe.

Stap 5: Verstuur en volg

Druk op versturen. Elke ondertekenaar ontvangt een e-mail met een beveiligde link naar het document. Ze kunnen het bekijken op elk apparaat — desktop, tablet of telefoon — en ondertekenen zonder een account aan te maken of software te installeren.

Je dashboard toont de real-time status:

• Verstuurd — E-mail afgeleverd
• Bekeken — De ondertekenaar heeft het document geopend
• Ondertekend — Die persoon heeft ondertekend
• Voltooid — Alle partijen hebben ondertekend

Als iemand na een paar dagen nog niet heeft ondertekend, kun je met één klik een herinnering sturen. CanUSign verstuurt ook automatische herinneringen, zodat je tijdlijnen niet handmatig hoeft bij te houden.

Stap 6: Download het voltooide document

Zodra alle ondertekenaars hebben ondertekend, ontvangt iedereen een kopie van het voltooide document met:

• Alle handtekeningen ingebed in het document
• Een voltooiingscertificaat met tijdstempels
• Een audittrail die elke actie documenteert (bekeken, ondertekend) met data en IP-adressen

Download en bewaar dit document veilig. Hoewel je ondertekeningsplatform een kopie bewaart in je account, is het altijd verstandig om je eigen back-up te hebben.

Ondertekenen op afstand over landsgrenzen heen: wat je moet weten

Wanneer je ondertekenaars in verschillende landen zitten, komen er een paar extra overwegingen bij kijken.

Juridische geldigheid

Elektronische handtekeningen zijn in de meeste landen juridisch bindend, maar de normen variëren enigszins:

Voor standaard zakelijke contracten, dienstverleningsovereenkomsten, NDA's en arbeidsdocumenten zijn eenvoudige elektronische handtekeningen (het type dat je aanmaakt op platformen zoals CanUSign) juridisch toereikend in al deze rechtsgebieden.

Er bestaan uitzonderingen voor een klein aantal documenttypen: bepaalde eigendomsakten, testamenten, gerechtelijke bevelen en notariële documenten vereisen mogelijk een natte handtekening of gekwalificeerde elektronische handtekening in sommige landen. Raadpleeg bij twijfel een lokale jurist voor het specifieke documenttype.

Voor meer informatie over de VS-specifieke regels, zie onze gids over de ESIGN Act. Voor een bredere vergelijking van handtekeningtypes, bekijk digitale handtekening vs. elektronische handtekening.

Tijdzones

Bij het stellen van deadlines voor ondertekenaars op afstand in verschillende tijdzones, wees specifiek. "Teken alsjeblieft voor vrijdag" is dubbelzinnig als jouw vrijdagavond hun zaterdagochtend is. Gebruik een specifieke datum en vermeld indien nodig de tijdzone.

Taal

Als je contract in het Engels is maar je ondertekenaar hoofdzakelijk een andere taal spreekt, overweeg dan een vertaalde samenvatting van de belangrijkste voorwaarden te verstrekken. De interface van het ondertekeningsplatform (waaronder CanUSign) ondersteunt meerdere talen, dus de ondertekeningservaring past zich automatisch aan de browsertaal van de ondertekenaar aan.

5 tips om documenten op afstand sneller ondertekend te krijgen

Op basis van duizenden verwerkte contracten, dit is wat echt verschil maakt:

1. Verstuur op het juiste moment

Contracten die verstuurd worden tussen 9 en 11 uur 's ochtends op dinsdag tot en met donderdag worden het snelst ondertekend. Maandaginboxen zijn overvol, en vrijdagmiddagen zijn een zwart gat voor actie-items. Als je ondertekenaar in een andere tijdzone zit, richt je op hun ochtend, niet die van jou.

2. Houd het kort

Een contract van 3 pagina's wordt sneller ondertekend dan een van 15 pagina's. Als je overeenkomst alle noodzakelijke voorwaarden in minder pagina's kan behandelen, schrap dan de opvulling. Niemand leest 15 pagina's standaardtekst, en een korter document voelt minder intimiderend om te ondertekenen.

3. Maak de onderwerpregel specifiek

"Document ter ondertekening" is generiek. "Marcus — Dienstverleningsovereenkomst voor Q2 Project" vertelt de ondertekenaar precies wat hij kan verwachten en maakt de e-mail later makkelijk terug te vinden.

4. Vul alles in wat je kunt

Vul datums, bedragen, adressen en alle andere details in voordat je het contract verstuurt. Hoe minder werk de ondertekenaar hoeft te doen, hoe sneller het wordt afgerond.

5. Bel na als het nodig is

Als een e-mailherinnering na drie dagen geen resultaat oplevert, pak dan de telefoon. Niet om druk uit te oefenen, maar om te checken of er vragen zijn of de e-mail in de spam is beland. Een telefoontje van twee minuten lost vaak op wat een week aan e-mailherinneringen niet lukte.

Ondertekenen op afstand zonder abonnement

Niet iedereen heeft een maandelijks abonnement nodig. Als je een freelancer bent die één of twee contracten per maand ondertekent, of een verhuurder die één huurovereenkomst per jaar hoeft te laten ondertekenen, heeft een abonnement geen zin.

Betaal-per-gebruik opties:

• CanUSign: €1 per ondertekend contract. Geen account vereist om te beginnen. Upload je document op canusign.com/create, voeg je ondertekenaars toe en betaal alleen als het document daadwerkelijk wordt ondertekend. Als iemand weigert, betaal je niets.
• DocuSign: Gratis proefversie met 3 ondertekeningsverzoeken. Daarna minimaal $10/maand.
• Dropbox Sign: Gratis proefversie met 3 verzoeken. Daarna $15/maand.

Voor incidenteel gebruik elimineert het per-contract model verspilling volledig. Je betaalt niet voor maanden waarin je niets verstuurt.

FAQ: Documenten op afstand ondertekenen

Kan ik een juridisch document op afstand laten ondertekenen?

Ja. Elektronische handtekeningen zijn juridisch bindend voor de overgrote meerderheid van zakelijke documenten, waaronder contracten, overeenkomsten, NDA's, arbeidsaanbiedingen en huurovereenkomsten. De ESIGN Act (VS), eIDAS (EU) en vergelijkbare wetten in meer dan 60 landen geven e-handtekeningen dezelfde juridische waarde als handgeschreven handtekeningen. Een klein aantal documenttypen, zoals bepaalde testamenten en notariële akten, vereist mogelijk nog een persoonlijke of natte handtekening, afhankelijk van je rechtsgebied.

Moet de ondertekenaar een account aanmaken?

Niet bij de meeste moderne platformen. Bij CanUSign klikt de ondertekenaar eenvoudig op de link in de e-mail, bekijkt het document en ondertekent. Geen accountcreatie, geen app-installatie, geen login vereist. Dit is belangrijk voor ondertekenen op afstand, want elke extra stap is een drempel die het proces vertraagt.

Hoe weet ik of iemand mijn document heeft ondertekend?

Je ondertekeningsplatform stuurt je een notificatie wanneer elke ondertekenaar de handtekening heeft voltooid. Je kunt ook op elk moment je dashboard raadplegen om de huidige status van elk document te zien: verstuurd, bekeken of ondertekend. Het voltooide document bevat een voltooiingscertificaat met exacte tijdstempels.

Wat als mijn ondertekenaar geen printer of scanner heeft?

Dat is het hele punt van elektronisch ondertekenen op afstand. Geen printen of scannen nodig. De ondertekenaar bekijkt het document op het scherm (computer, tablet of telefoon) en ondertekent elektronisch door een naam te typen, een handtekening te tekenen of een afbeelding van de handtekening te uploaden. Het ondertekende document is een digitaal bestand, nooit een fysiek exemplaar.

Kan ik meerdere mensen hetzelfde document op afstand laten ondertekenen?

Absoluut. Voeg de e-mailadressen van alle ondertekenaars toe wanneer je het ondertekeningsverzoek aanmaakt. Je kunt kiezen voor parallel ondertekenen (iedereen tekent onafhankelijk) of sequentieel ondertekenen (één persoon tekent, dan ontvangt de volgende het document). Dit werkt of je nu 2 of 20 ondertekenaars hebt, en ongeacht waar ze zich bevinden.

Is ondertekenen op afstand veilig?

Gerenommeerde e-handtekeningplatformen gebruiken versleuteling voor zowel documentoverdracht als opslag. CanUSign gebruikt TLS-versleuteling tijdens transport en versleutelde opslag in rust. Elke handtekening bevat een audittrail met tijdstempels en apparaatinformatie, waardoor elektronisch ondertekende documenten beter verifieerbaar zijn dan traditionele papieren handtekeningen.

Begin met het op afstand laten ondertekenen van documenten

Je hoeft niet in dezelfde kamer, dezelfde stad of zelfs hetzelfde land te zijn om een contract ondertekend te krijgen. Het proces duurt minder dan vijf minuten:

1. Upload je document op canusign.com/create
2. Voeg de e-mailadressen van je ondertekenaars toe
3. Druk op versturen
4. Wacht op handtekeningen (gemiddeld: minder dan 24 uur)

Of je nu een freelancer bent die een deal sluit met een buitenlandse klant, een verhuurder die een huurovereenkomst laat tekenen door een huurder die nog niet is verhuisd, of een startup die alle drie de mede-oprichters laat ondertekenen vanuit drie verschillende landen — het proces is hetzelfde.

Geen printers. Geen scanners. Geen "kun je me het origineel FedExen?"-e-mails. Gewoon uploaden, versturen en laten ondertekenen.

Laat je eerste document op afstand ondertekenen →