Arbeitsvertrag Vorlage: Von Anfang an richtig einstellen

Sie haben den perfekten Kandidaten gefunden. Die Vorstellungsgespraeche liefen grossartig, die Gehaltsvorstellungen passen, und die Person kann naechsten Montag anfangen. Also geben Sie sich die Hand, sagen "Willkommen im Team" und denken, den Papierkram erledigen Sie spaeter. Was kann schon schiefgehen?

Eine Menge. Ohne eine schriftliche Arbeitsvertrag Vorlage bauen Sie ein Arbeitsverhaeltnis auf Annahmen auf. Der Mitarbeiter denkt, er bekommt 30 Urlaubstage. Sie haben 20 geplant. Er nimmt eine dreimonatige Kuendigungsfrist an. Sie erwarten zwei Wochen. Diese Missverstaendnisse tauchen nicht am ersten Tag auf. Sie tauchen auf, wenn jemand gehen will, wenn ein Bonus nicht gezahlt wird oder wenn ein Streit auf dem Schreibtisch eines Anwalts landet. Ein klarer, unterschriebener Arbeitsvertrag verhindert all das.

Was sollte ein Arbeitsvertrag enthalten?

Jeder Arbeitsvertrag muss die Grundlagen abdecken. In der EU verlangt die Richtlinie ueber transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen, dass Arbeitgeber innerhalb von sieben Tagen nach Arbeitsbeginn schriftliche Bedingungen vorlegen. In Deutschland macht das Nachweisgesetz (NachwG) dies seit August 2022 verpflichtend, mit Bussgeldern bis zu 2.000 EUR bei Nichteinhaltung.

Hier sind die 10 Klauseln, die jeder Arbeitsvertrag enthalten sollte:

1. Namen und Adressen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
2. Stellenbezeichnung und Taetigkeitsbeschreibung
3. Beginn des Arbeitsverhaeltnisses (und Ende, bei Befristung)
4. Arbeitsort (einschliesslich Regelungen zum Homeoffice)
5. Verguetung -- Gehalt, Boni, Zahlungsfrequenz
6. Arbeitszeit -- Wochenstunden, Ueberstundenregelungen, Gleitzeit
7. Urlaub und Freistellung -- bezahlte freie Tage, Krankheitsregelungen
8. Probezeit -- Dauer, Kuendigungsfrist waehrend der Probezeit
9. Kuendigung und Kuendigungsfristen -- wie jede Partei den Vertrag beenden kann
10. Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbotsklauseln -- Schutz der Geschaeftsinteressen

Versaeumen Sie eines davon, und Sie handeln sich Probleme ein. Jeder Punkt verdient einen klaren, spezifischen Abschnitt in Ihrem Vertrag. Keine vagen Formulierungen, kein "das klaeren wir spaeter."

Arten von Arbeitsvertraegen

Nicht jede Einstellung sieht gleich aus. Bevor Sie Ihren Vertrag aufsetzen, muessen Sie den richtigen Typ waehlen. Hier ein schneller Vergleich:

Wichtig: Die falsche Einstufung eines Arbeitnehmers als Freiberufler ist einer der teuersten Fehler, den ein Unternehmen machen kann. Finanzaemter und die Deutsche Rentenversicherung pruefen dies aktiv (Scheinselbststaendigkeit). Wenn jemand feste Arbeitszeiten hat, Ihre Ausruestung nutzt und an einen Vorgesetzten berichtet, ist er ein Arbeitnehmer -- unabhaengig davon, was im Vertrag steht. In Deutschland drohen bei Scheinselbststaendigkeit Nachzahlungen der Sozialversicherungsbeitraege fuer bis zu vier Jahre rueckwirkend. Lesen Sie unseren Leitfaden zu Freiberufler-Vertraegen, um die Unterschiede zu verstehen.

Arbeitsvertrag Vorlage: Wichtige Abschnitte erklaert

Gehen wir die Abschnitte durch, die am wichtigsten sind.

Stellenbezeichnung und Aufgaben

Seien Sie konkret. "Marketing Manager" sagt fast nichts aus. "Marketing Manager verantwortlich fuer die Betreuung der Social-Media-Kanaele des Unternehmens, E-Mail-Kampagnen und ein Team von zwei Junior-Marketern" sagt genau, worum es bei der Rolle geht. Dieser Abschnitt schuetzt beide Seiten. Der Mitarbeiter weiss, was erwartet wird. Der Arbeitgeber kann sich bei Leistungsbeurteilungen darauf beziehen.

Fuegen Sie eine Flexibilitaetsklausel hinzu wie: "Der Arbeitgeber kann zusaetzliche Aufgaben zuweisen, die den Qualifikationen und der Position des Arbeitnehmers entsprechen." Das gibt Ihnen Spielraum, Verantwortlichkeiten anzupassen, ohne den gesamten Vertrag neu zu schreiben.

Verguetung und Zusatzleistungen

Fuehren Sie alles auf:

• Grundgehalt (brutto jaehrlich oder monatlich)
• Zahlungstermin (z.B. der letzte Werktag jedes Monats)
• Bonusstruktur (falls zutreffend, mit klaren Bedingungen)
• Zusatzleistungen (Krankenversicherungsbeitraege, betriebliche Altersvorsorge, Essenszuschuss, Fitnessstudio-Mitgliedschaft)
• Spesenerstattung (Reisen, Ausstattung, Homeoffice-Pauschale)

In Deutschland betraegt der Mindestlohn seit Januar 2025 12,82 EUR pro Stunde. Ihr Vertrag muss diesen Betrag erreichen oder ueberschreiten. Berechnen Sie bei Gehaltsempfaengern den effektiven Stundenlohn, um die Einhaltung sicherzustellen.

Arbeitszeit

Geben Sie die Wochenstunden klar an. In Deutschland begrenzt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die regulaere Arbeitszeit auf 8 Stunden pro Tag (verlaengerbar auf 10 Stunden mit Ausgleich). Ihre Arbeitsvertrag Vorlage sollte enthalten:

• Standard-Wochenstunden (z.B. 40 Stunden pro Woche)
• Kernarbeitszeit (falls zutreffend, z.B. 10:00-15:00 Uhr)
• Ueberstundenregelungen (Verguetung durch Bezahlung oder Freizeitausgleich?)
• Homeoffice-Tage (falls angeboten)

Lassen Sie Ueberstunden nicht vage. Klauseln wie "Ueberstunden sind mit dem Gehalt abgegolten" werden vor deutschen Arbeitsgerichten regelmaessig angefochten. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass solche Pauschalklauseln nur wirksam sind, wenn klar definiert ist, wie viele Ueberstunden maximal abgegolten sind. Seien Sie klar, wie Ueberstunden erfasst und verguetet werden.

Probezeit

Die meisten Arbeitsvertraege in Deutschland enthalten eine Probezeit von bis zu sechs Monaten. Waehrend dieser Zeit:

• Betraegt die Kuendigungsfrist zwei Wochen (statt der regulaeren vier Wochen gemaess Paragraf 622 Abs. 1 BGB)
• Kann jede Partei das Verhaeltnis schnell beenden
• Sollten Leistungserwartungen klar kommuniziert werden

Nach der Probezeit gilt die gesetzliche Kuendigungsfrist. Fuer Arbeitnehmer mit laengerer Betriebszugehoerigkeit steigen die Kuendigungsfristen: einen Monat nach zwei Jahren, zwei Monate nach fuenf Jahren und bis zu sieben Monate nach 20 Jahren (Paragraf 622 BGB).

Kuendigung und Kuendigungsfrist

Hier entstehen die meisten Streitigkeiten. Ihr Vertrag sollte klar festlegen:

• Kuendigungsfristen fuer Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Gruende fuer eine fristlose Kuendigung (Diebstahl, Betrug, schweres Fehlverhalten gemaess Paragraf 626 BGB)
• Abfindung (nicht gesetzlich vorgeschrieben in Deutschland, aber ueblich bei Aufhebungsvertraegen oder Sozialplaenen)
• Freistellung (koennen Sie den Mitarbeiter waehrend der Kuendigungsfrist von der Arbeit freistellen?)
• Rueckgabe von Firmeneigentum (Laptop, Schluessel, Zugangskarten)

Nach deutschem Recht muessen Kuendigungen nach sechs Monaten Beschaeftigung sozial gerechtfertigt sein (Kuendigungsschutzgesetz, KSchG). Das bedeutet, Sie brauchen einen triftigen Grund: personenbedingtes, verhaltensbedingtes oder betriebsbedingtes Verhalten. Der Vertrag kann dies nicht ausser Kraft setzen, sollte aber auf die geltenden Regeln verweisen. Das KSchG gilt in Betrieben mit mehr als 10 Mitarbeitern.

Wettbewerbsverbot und NDA-Klauseln

Wettbewerbsverbotsklauseln schraenken ein, wo ein Mitarbeiter nach seinem Ausscheiden arbeiten darf. In Deutschland sind sie nur durchsetzbar, wenn:

• Die Beschraenkungsdauer maximal 2 Jahre betraegt
• Der Arbeitgeber eine Karenzentschaedigung von mindestens 50% des letzten Gehalts waehrend der Beschraenkungsdauer zahlt (Paragraf 74 Abs. 2 HGB)
• Die Klausel schriftlich vereinbart und unterschrieben ist
• Eine Aushaendigung der Klausel an den Arbeitnehmer erfolgt ist

Ohne diese Karenzentschaedigung ist Ihre Wettbewerbsverbotsklausel unwirksam. Viele Arbeitgeber nehmen sie auf, ohne zu wissen, dass sie fuer die Durchsetzung zahlen muessen.

NDAs sind einfacher. Eine grundlegende Vertraulichkeitsklausel, die das Ende des Arbeitsverhaeltnisses ueberdauert, ist Standard und in der Regel ohne zusaetzliche Verguetung durchsetzbar.

Geistiges Eigentum

Wem gehoert die Arbeit, die ein Mitarbeiter erstellt? In den meisten EU-Laendern gilt die Standardregel, dass dem Arbeitgeber das im Rahmen der Beschaeftigung erstellte Arbeitsergebnis gehoert. Aber es ist klug, dies ausdruecklich festzuhalten, besonders fuer:

• Software-Code
• Designs und kreative Arbeiten
• Erfindungen (Deutschlands Arbeitnehmererfindungsgesetz gibt Mitarbeitern spezifische Rechte an Erfindungen -- der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber Erfindungen melden, und der Arbeitgeber muss sie innerhalb von vier Monaten in Anspruch nehmen, andernfalls werden sie frei)
• Inhalte und Veroeffentlichungen

Eine klare IP-Klausel verhindert Streitigkeiten, besonders wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, um ein konkurrierendes Unternehmen zu gruenden.

Haeufige Fehler in Arbeitsvertraegen

Eine generische Vorlage verwenden, ohne sie anzupassen. Eine US-Arbeitsvertragsvorlage funktioniert nicht in Deutschland. At-will Employment (bei dem jede Partei das Verhaeltnis jederzeit ohne Grund beenden kann) ist ein US-Konzept. Es existiert nicht in der EU. Ihre Vorlage muss dem lokalen Arbeitsrecht entsprechen -- in Deutschland insbesondere dem BGB, KSchG, ArbZG und dem Nachweisgesetz.

Alte Vertraege nicht aktualisieren. Arbeitsgesetze aendern sich. Die Reform des Nachweisgesetzes 2022 hat mehrere neue Pflichtangaben hinzugefuegt, darunter die Zusammensetzung und Hoehe des Arbeitsentgelts, die vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Enddatum bei Befristung. Wenn Ihre Arbeitsvertrag Vorlage von 2019 ist, fehlen wahrscheinlich erforderliche Angaben.

Vage Stellenbeschreibungen. "Der Mitarbeiter wird zugewiesene Aufgaben ausfuehren" ist keine Stellenbeschreibung. Es ist eine Einladung fuer Meinungsverschiedenheiten darueber, was die Rolle tatsaechlich beinhaltet.

Datenschutz ignorieren. Gemaess DSGVO muessen Sie Mitarbeiter darueber informieren, wie Sie ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Viele Vertraege enthalten mittlerweile eine separate Datenschutzinformation oder verweisen auf die Datenschutzerklaerung des Unternehmens. In Deutschland muessen Sie zusaetzlich die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung angeben (typischerweise Paragraf 26 BDSG fuer Beschaeftigtendaten). Lassen Sie dies nicht aus.

Es schwierig machen zu unterschreiben. Ausdrucken, unterschreiben, scannen, verschicken -- dieser Prozess fuegt Tage oder Wochen hinzu, bevor der Mitarbeiter offiziell anfaengt. Verwenden Sie stattdessen ein elektronisches Signatur-Tool. Senden Sie einen Link, der neue Mitarbeiter unterschreibt auf seinem Handy, und Sie haben einen rechtlich bindenden Vertrag in Minuten.

Unterschreiben Sie Ihren Arbeitsvertrag online mit CanUSign

So lassen Sie Ihren Arbeitsvertrag in unter fuenf Minuten unterschreiben:

Schritt 1: Laden Sie die Arbeitsvertrag Vorlage herunter oder laden Sie Ihren eigenen hoch.

Schritt 2: Fuellen Sie die mitarbeiterspezifischen Details aus: Name, Rolle, Gehalt, Startdatum, Arbeitszeit.

Schritt 3: Laden Sie den fertigen Vertrag auf CanUSign hoch, markieren Sie die Unterschriftsfelder fuer Arbeitgeber und Arbeitnehmer und fuegen Sie Datumsfelder hinzu.

Schritt 4: Senden Sie ihn. Der neue Mitarbeiter erhaelt einen Link per E-Mail, prueft den Vertrag und unterschreibt elektronisch. Kein Account noetig, keine App herunterzuladen. Funktioniert auf jedem Geraet.

Schritt 5: Beide Parteien erhalten ein unterschriebenes PDF mit einem vollstaendigen Signaturzertifikat und Zeitstempeln. Fertig.

Mit 1 EUR pro unterschriebenem Dokument ist es der guenstigste Teil Ihres gesamten Einstellungsprozesses. Und es ist rechtlich bindend gemaess der EU eIDAS-Verordnung, dem US ESIGN Act und aequivalenten Gesetzen weltweit.

FAQ

Was sollte ein Arbeitsvertrag enthalten?

Mindestens: Namen beider Parteien, Stellenbezeichnung und Aufgaben, Beginn des Arbeitsverhaeltnisses, Arbeitsort, Gehalt, Arbeitszeit, Urlaubstage, Probezeit, Kuendigungsfristen und alle anwendbaren Tarifvertraege. In Deutschland verlangt das Nachweisgesetz, dass Arbeitgeber diese Bedingungen schriftlich in der ersten Woche vorlegen. Seit der Reform 2022 sind weitere Angaben Pflicht, darunter Ruhepausen, Ruhezeiten und das Verfahren bei Kuendigung.

Ist ein muendlicher Arbeitsvertrag gueltig?

Technisch ja. In den meisten Laendern begruendet eine muendliche Vereinbarung, gegen Bezahlung zu arbeiten, ein bindendes Arbeitsverhaeltnis. Aber die spezifischen Bedingungen einer muendlichen Vereinbarung zu beweisen ist nahezu unmoeglich. In Deutschland verpflichtet das Nachweisgesetz Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich zu dokumentieren. Das Fehlen eines schriftlichen Vertrags macht das Arbeitsverhaeltnis nicht ungueltig, setzt den Arbeitgeber aber Bussgeldern (bis zu 2.000 EUR) aus und erschwert die Loesung von Streitigkeiten erheblich.

Was ist ein At-will-Arbeitsvertrag?

At-will Employment bedeutet, dass Arbeitgeber oder Arbeitnehmer das Verhaeltnis jederzeit, aus jedem rechtmaessigen Grund, ohne Kuendigungsfrist beenden koennen. Dies ist der Standard in den meisten US-Bundesstaaten. Es existiert nicht in der EU, Grossbritannien, Kanada, Australien oder den meisten anderen Laendern, wo Arbeitnehmer gesetzlichen Kuendigungsschutz geniessen. Wenn Sie in Deutschland einstellen, verwenden Sie keinen US-artigen At-will-Vertrag. Er wird nicht standhalten. In Deutschland greift nach sechs Monaten das Kuendigungsschutzgesetz (KSchG), das den Arbeitgeber verpflichtet, einen sozial gerechtfertigten Kuendigungsgrund nachzuweisen.

Kann ich eine elektronische Signatur fuer Arbeitsvertraege verwenden?

Ja. Elektronische Signaturen sind fuer Arbeitsvertraege in der EU (gemaess eIDAS), den USA (gemaess ESIGN Act), Grossbritannien, Kanada, Australien und den meisten anderen Rechtsordnungen rechtsgueltig. Die Ausnahme: In Deutschland erfordern bestimmte Vertragstypen die Schriftform gemaess BGB. Insbesondere Kuendigungen von Arbeitsverhaeltnissen benoetigen gemaess Paragraf 623 BGB die Schriftform, die durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt werden kann. Fuer den urspruenglichen Arbeitsvertrag selbst reicht eine einfache elektronische Signatur aus, da fuer den Abschluss keine besondere Form vorgeschrieben ist (Paragraf 105 GewO).

Wie lang sollte eine Probezeit sein?

In Deutschland ist die Standard-Probezeit sechs Monate. Manche Unternehmen verwenden drei Monate fuer Einstiegspositionen. Waehrend der Probezeit betraegt die Kuendigungsfrist typischerweise zwei Wochen fuer beide Seiten. Die Probezeit muss ausdruecklich im Vertrag festgehalten werden -- sie gilt nicht automatisch. Nach Ablauf der Probezeit greifen die gesetzlichen Kuendigungsfristen gemaess Paragraf 622 BGB. Zudem kann die Probezeit bei befristeten Vertraegen gemaess Paragraf 15 Abs. 3 TzBfG nicht unverhaeltnismaessig lang sein.

Stellen Sie mit Zuversicht ein

Eine gute Arbeitsvertrag Vorlage erspart Ihnen die Gespraeche, die niemand fuehren will. Die ueber falsch kommunizierte Urlaubstage, unklare Bonusbedingungen oder wem der Code gehoert, den Ihr Entwickler letztes Quartal geschrieben hat.

Nehmen Sie die Arbeitsvertrag Vorlage, fuellen Sie die Details aus und lassen Sie sie online ueber CanUSign unterschreiben, bevor Ihr neuer Mitarbeiter den ersten Tag hat. Es dauert fuenf Minuten, kostet 1 EUR und schuetzt Sie und Ihren Mitarbeiter vom ersten Tag an.