Unterschrift digitalisieren: 3 Methoden im Vergleich

Es gibt drei gängige Wege, eine Unterschrift zu digitalisieren: einscannen, auf dem Bildschirm zeichnen, oder den Namen in einer E-Signatur-Plattform tippen. Rechtlich sind alle drei elektronische Signaturen. Praktisch trennt sie das, was danach beweisbar ist. Diese Anleitung vergleicht die Methoden, zeigt, was ein Audit-Trail konkret enthält, und ordnet ein, wann die einfache Signatur reicht und wann es die qualifizierte sein muss.

Methode 1: Unterschrift einscannen

Sie unterschreiben auf Papier, scannen das Blatt oder fotografieren es und fügen das Bild in Ihr Dokument ein.

Vorteile:

• Sieht aus wie Ihre gewohnte Unterschrift
• Kein spezielles Werkzeug nötig

Nachteile:

• Kein Protokoll: Zeitpunkt und Ablauf der Unterschrift sind nicht dokumentiert
• Das Bild ist beliebig oft wiederverwendbar, auch von anderen
• Keine Bindung an das Dokument, in dem es steckt
• Bei jedem neuen Dokument von Hand einzusetzen

Unser Urteil: Für interne Notizen brauchbar, für Verträge nicht. Der Strich sieht richtig aus, aber er hängt nur optisch am Dokument: Technisch ist er ein Bild wie jedes andere. Woran das im Einzelnen scheitert, steht weiter unten.

Methode 2: Unterschrift auf dem Bildschirm zeichnen

Sie zeichnen Ihre Unterschrift mit Maus, Trackpad oder Finger direkt in einer E-Signatur-Plattform. Der Strich entsteht im Signaturvorgang und wird zusammen mit Zeitpunkt, Feld und IP-Adresse protokolliert.

Vorteile:

• Der Vorgang wird protokolliert: Zeitpunkt, Feld, IP-Adresse
• Das Ergebnis ist ein einziges PDF mit allen Unterschriften
• Funktioniert auf jedem Gerät, auch am Smartphone

Nachteile:

• Mit der Maus gezeichnet sieht der Strich selten wie auf Papier aus
• Setzt eine Plattform voraus, die den Vorgang aufzeichnet

Unser Urteil: Für die meisten Verträge der passende Weg. Der Unterschied zum Scan liegt nicht im Strich, sondern im Protokoll dahinter.

Methode 3: Namen tippen (textbasierte Signatur)

Viele Plattformen erlauben es, den Namen zu tippen. Das System setzt ihn in eine Schrift, die wie eine Unterschrift aussieht.

Vorteile:

• Am schnellsten, besonders auf dem Smartphone
• Gleichmäßig lesbar
• Rechtlich derselbe Rang wie eine gezeichnete Unterschrift

Nachteile:

• Weniger persönlich
• Manche Gegenseiten akzeptieren sie ungern, obwohl sie gleichwertig ist

Unser Urteil: Unbedenklich, solange für den Vertrag keine Formvorschrift gilt. Was zählt, ist der erkennbare Wille zu unterschreiben und das Protokoll, nicht das Aussehen des Schriftzugs.

Vergleichstabelle

Alle drei Methoden erzeugen eine einfache elektronische Signatur. Keine davon ist eine qualifizierte Signatur, und keine ersetzt die gesetzliche Schriftform.

Was ein Audit-Trail enthält und was er beweist

Ein Audit-Trail ist das Protokoll des Signaturvorgangs. Bei CanUSign hängt es als Audit-Zertifikat hinten am fertigen PDF und enthält:

• Dokumentname und Referenz-Token, also die eindeutige Kennung des Vorgangs
• Zahl der Unterschriftsfelder und wie viele davon unterschrieben sind
• Je Unterschriftsfeld: Bezeichnung des Felds, Status (unterschrieben oder ausstehend), Zeitpunkt der Unterschrift, IP-Adresse
• Ereignisprotokoll in zeitlicher Reihenfolge: Dokument erstellt, Unterschrift je Feld mit Name, Dokument vollständig unterschrieben, jeweils mit Zeitstempel und IP-Adresse
• Erstellungsdatum des Zertifikats

Was das belegt: den Ablauf. Welches Feld wann unterschrieben wurde, in welcher Reihenfolge, von welchem Netzanschluss aus, und dass zwischen dem Erstellen des Dokuments und der letzten Unterschrift nichts Unprotokolliertes passiert ist. Wenn eine Seite später bestreitet, überhaupt unterschrieben zu haben, ist das die Grundlage, auf der sich der Vorgang darstellen lässt.

Was das nicht belegt: die Identität des Menschen vor dem Gerät. Eine IP-Adresse zeigt einen Anschluss, keine Person. Ein Protokoll kann festhalten, dass jemand über diesen Link zu dieser Zeit unterschrieben hat. Ob es der Vertragspartner selbst war, ergibt sich daraus nicht zwingend. Wer diese Lücke schließen will, braucht die qualifizierte Signatur: Dort prüft ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter die Identität, bevor er das Zertifikat ausstellt (Art. 24 Abs. 1 eIDAS).

Rechtlich ist die Einordnung klar geregelt. Eine eigenhändig unterschriebene Papierurkunde ist Privaturkunde nach § 416 ZPO und begründet vollen Beweis dafür, dass die Erklärung vom Aussteller stammt; steht die Echtheit der Namensunterschrift fest, spricht nach § 440 Abs. 2 ZPO eine Vermutung für die Echtheit des Textes darüber. Diese Beweisregeln reicht § 371a Abs. 1 ZPO nur an elektronische Dokumente weiter, die eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine notariell beglaubigte elektronische Unterschrift tragen.

Ein einfach signiertes PDF fällt nicht darunter. Es wird nach § 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO als elektronisches Dokument vorgelegt, und das Gericht würdigt es nach § 286 Abs. 1 ZPO frei. Genau dort ist das Audit-Zertifikat das Material, mit dem sich der Ablauf belegen lässt. Es verschiebt die Beweislage, es ersetzt aber keine Beweisregel.

Einfach, fortgeschritten, qualifiziert: die Stufen nach eIDAS

Die eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) kennt drei Stufen. Sie unterscheiden sich darin, wie fest die Signatur an eine Person und an das Dokument gebunden ist.

Einfache elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10 eIDAS). Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Die Definition ist weit: ein getippter Name, ein gezeichneter Strich, ein eingefügtes Bild fallen alle darunter.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 11 und Art. 26 eIDAS). Sie muss vier Anforderungen erfüllen: eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein, seine Identifizierung ermöglichen, mit Signaturerstellungsdaten erstellt sein, die er unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und so mit den Daten verbunden sein, dass eine nachträgliche Veränderung erkennbar wird.

Qualifizierte elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 12 eIDAS). Eine fortgeschrittene Signatur, die zusätzlich mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erzeugt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS hat sie dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Für alle drei gilt Art. 25 Abs. 1 eIDAS: Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch vorliegt oder die Anforderungen an qualifizierte Signaturen nicht erfüllt.

Wann welche Stufe verlangt ist

Das deutsche Recht baut die Stufen nicht eins zu eins nach. Das BGB kennt Schriftform (§ 126 BGB), elektronische Form (§ 126a BGB) und Textform (§ 126b BGB). Die fortgeschrittene Signatur hat darin keinen eigenen Platz: Sie zahlt auf die Beweisführung ein, nicht auf die Form.

• Einfache Signatur genügt, wo kein Gesetz eine Form vorschreibt. Das ist der Normalfall: Kaufvertrag, Dienstleistungsvertrag, Werkvertrag, NDA, Angebot und Auftragsbestätigung.
• Qualifizierte Signatur ist nötig, wo das Gesetz Schriftform verlangt und die elektronische Form nicht ausschließt. § 126a Abs. 1 BGB verlangt dafür, dass der Aussteller seinen Namen hinzufügt und das Dokument mit seiner qualifizierten Signatur versieht; bei Verträgen muss nach Abs. 2 jede Partei ein gleichlautendes Dokument signieren. Beispiele: die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG), eine Staffelmietvereinbarung (§ 557a Abs. 1 BGB), ein Wohnraummietvertrag über mehr als ein Jahr, wenn die Befristung halten soll (§ 550 BGB).
• Digital gar nicht möglich sind die Fälle, in denen das Gesetz die elektronische Form ausschließt oder mehr verlangt: Kündigung und Aufhebungsvertrag im Arbeitsverhältnis (§ 623 BGB), Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB), Grundstückskaufvertrag (§ 311b Abs. 1 BGB, notarielle Beurkundung), eigenhändiges Testament (§ 2247 Abs. 1 BGB).

Für Behördenformulare und Anträge gilt kein einheitlicher Maßstab. Prüfen Sie im Einzelfall, ob eine einfache Signatur akzeptiert wird oder eine qualifizierte verlangt ist.

Woran die eingescannte Unterschrift praktisch scheitert

Sie ist erlaubt und als Beweismittel zulässig. An fünf Stellen trägt sie trotzdem nicht:

1. Sie erfüllt keine Schriftform. § 126 Abs. 1 BGB verlangt, dass die Urkunde vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet wird. Ein Bild der Unterschrift in einer PDF-Datei ist keine eigenhändige Unterzeichnung. Wo Schriftform gilt, ist das Geschäft nach § 125 Satz 1 BGB nichtig.

2. Sie ist nicht mit dem Dokument verbunden. Art. 26 lit. d eIDAS verlangt schon für die fortgeschrittene Stufe, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkennbar wird. Ein eingefügtes Bild leistet das nicht. Seiten lassen sich austauschen und Beträge ändern, der Schriftzug bleibt unverändert daneben stehen.

3. Sie ist beliebig kopierbar. Wer die Datei einmal hat, hat die Grafik. Ein einziges gescanntes Angebot genügt, um dieselbe Unterschrift unter ein anderes Dokument zu setzen. Anders als bei einem Zertifikat gibt es nichts, das nur der Unterzeichner kontrolliert.

4. Sie trägt keinen Zeitpunkt. Das Änderungsdatum einer Datei lässt sich setzen und sagt nichts über den Moment der Unterschrift. Bei einer Frist oder einem Widerruf ist das genau die Angabe, auf die es ankommt.

5. Sie bekommt keine Beweisregel. § 371a Abs. 1 ZPO greift nur bei qualifizierter Signatur, § 416 ZPO nur bei der eigenhändig unterschriebenen Papierurkunde, nicht bei deren Abbild. Bleibt die freie Beweiswürdigung nach § 286 Abs. 1 ZPO, und dort steht ein Bild ohne Protokoll allein da.

Der Scan ist damit nicht wertlos, aber er ist die schwächste der drei Methoden: dieselbe eIDAS-Stufe wie das Zeichnen in einer Plattform, ohne das Protokoll, das diese Stufe praktisch nutzbar macht.

So digitalisieren Sie Ihre Unterschrift mit CanUSign

1. Gehen Sie auf canusign.com/create
2. Laden Sie Ihr Dokument als PDF hoch oder wählen Sie eine Vorlage
3. Setzen Sie pro Partei ein eigenes Unterschriftsfeld
4. Versenden Sie den Unterschriften-Link an alle Beteiligten
5. Jeder unterschreibt mit Finger, Maus oder getipptem Namen
6. Laden Sie das fertige PDF mit allen Unterschriften und dem Audit-Zertifikat herunter

Der Empfänger braucht dafür kein Konto und keine App. Sie zahlen pro Dokument statt im Abo, und erst beim Download. Die aktuellen Beträge stehen auf der Preisseite.

Unterschrift digitalisieren für verschiedene Zwecke

Für Verträge und Geschäftsdokumente. Nutzen Sie eine Plattform mit Audit-Trail. Prüfen Sie vorher, ob für den Vertragstyp eine Formvorschrift gilt. Eine Übersicht dazu steht im Ratgeber zum Vertrag digital unterschreiben.

Für interne Freigaben und Genehmigungen. Hier zählt vor allem die Nachvollziehbarkeit: wer wann was freigegeben hat. Das Ereignisprotokoll beantwortet genau diese Frage.

Für Formulare und Anträge. Klären Sie vorab mit der Stelle, die das Formular verlangt, welche Signaturstufe sie akzeptiert. Bei Behörden ist das uneinheitlich geregelt.

Häufig gestellte Fragen

Reicht ein Foto meiner Unterschrift?

Als elektronische Signatur im Sinne von Art. 3 Nr. 10 eIDAS zählt es. Für Verträge mit Streitpotenzial ist es die schwächste Variante, weil Zeitpunkt, Zuordnung und Unveränderlichkeit fehlen.

Ist eine getippte Unterschrift gültig?

Ja, solange für den Vertrag keine Form vorgeschrieben ist. Getippt, gezeichnet und gescannt stehen auf derselben eIDAS-Stufe. Wo Schriftform gilt, hilft keine von ihnen.

Kann ich meine digitale Unterschrift auf dem Handy erstellen?

Ja. Öffnen Sie den Unterschriften-Link auf dem Smartphone und zeichnen Sie mit dem Finger. Das funktioniert im Browser, ohne App.

Was kostet eine digitale Unterschrift?

Bei CanUSign zahlen Sie pro Dokument ohne Abo, siehe Preisseite. Abo-Anbieter rechnen anders ab: DocuSign beginnt im Tarif Personal bei 9 EUR im Monat bei jährlicher Zahlung, also 108 EUR im Jahr (Stand August 2026).

Brauche ich eine qualifizierte Signatur?

Nur wenn ein Gesetz für Ihren Vorgang Schriftform verlangt. Für den Alltag mit formfreien Verträgen genügt die einfache Signatur. Die qualifizierte Signatur setzt nach Art. 24 Abs. 1 eIDAS eine Identitätsprüfung durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter voraus. Art. 24 Abs. 1a eIDAS lässt dafür unter anderem ein notifiziertes elektronisches Identifizierungsmittel oder die physische Anwesenheit zu. Das kostet Zeit und in der Regel Geld, und beide Vertragsparteien müssen es durchlaufen.

Fazit

Zwischen den drei Methoden entscheidet nicht das Aussehen der Unterschrift, sondern das, was sich danach nachweisen lässt. Zeichnen und Tippen in einer Plattform mit Audit-Trail liefern ein Protokoll, der Scan liefert ein Bild. Wo eine Formvorschrift greift, führt an der qualifizierten Signatur oder am Papier ohnehin kein Weg vorbei.

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Stand: August 2026. Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Welche Signaturstufe Ihr Vorgang braucht, hängt an Details, die nur eine Prüfung des konkreten Falls klärt.