Como enviar um contrato para assinatura: guia passo a passo (2026)

Voce redigiu o contrato perfeito. Os termos estao acordados. Agora so precisa enviar o contrato para assinatura e tornar tudo oficial. Parece simples, certo?

Deveria ser. Mas se voce ja tentou imprimir um PDF, digitaliza-lo, enviar por e-mail para la e para ca, ou perseguir alguem por dias para obter uma assinatura... sabe que raramente e tao facil.

A boa noticia: enviar um documento para assinatura em 2026 leva cerca de dois minutos com a ferramenta certa. Sem impressoras, sem scanners, sem e-mails constrangedores do tipo "so queria verificar". Neste guia, vou acompanha-lo por todo o processo de assinatura de contrato do inicio ao fim, incluindo as melhores ferramentas, erros comuns e um passo a passo que voce pode seguir hoje mesmo.

Por que voce deve enviar contratos para assinatura online

Antes de falar do como, vamos falar do porque. Se voce ainda envia contratos como anexos de e-mail e espera que alguem imprima, assine, digitalize e reenvie, eis o que isso significa na pratica:

• Tempo medio de resposta: 5 a 7 dias uteis (frequentemente mais)
• Documentos perdidos: Cerca de 7,5% dos documentos em papel sao extraviados (fonte: PwC)
• Sem rastreamento: Voce nao tem ideia se a pessoa sequer abriu seu e-mail
• Zona cinzenta legal: Uma foto de um documento assinado nem sempre e juridicamente vinculante

Compare isso com o envio de um contrato para assinatura online:

• Tempo medio de resposta: Menos de 24 horas (frequentemente minutos)
• Rastreamento automatico: Voce ve quando o destinatario abre, visualiza e assina
• Juridicamente vinculante: As assinaturas eletronicas sao validas sob o Regulamento eIDAS (UE), o ESIGN Act (EUA) e leis semelhantes em mais de 60 paises. No Brasil, a MP 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020 regulamentam as assinaturas eletronicas. Em Portugal, o Decreto-Lei 12/2021 transpoe o regulamento eIDAS
• Armazenamento automatico: As copias assinadas sao salvas e acessiveis a ambas as partes

Se voce e freelancer, proprietario de uma pequena empresa ou qualquer pessoa que envia mais do que alguns contratos por mes, mudar para assinaturas eletronicas e uma daquelas mudancas que economizam tempo desde o primeiro dia. Para um mergulho mais profundo na legalidade, consulte nosso guia juridico da assinatura eletronica.

O que voce precisa antes de enviar um contrato para assinatura

Vamos garantir que tudo esteja pronto antes de clicar em "enviar". Aqui esta sua checklist rapida:

1. Um contrato finalizado

Parece obvio, mas nao envie um contrato para assinatura se os termos ainda estao sendo negociados. As plataformas de assinatura eletronica criam uma trilha de auditoria no momento em que voce envia o documento. Enviar varias versoes parece pouco profissional e pode criar confusao juridica.

Formatos aceitos: A maioria das plataformas aceita PDF, Word (.docx) ou ambos. O PDF e preferivel pois preserva a formatacao em todos os dispositivos.

2. O endereco de e-mail do signatario

Voce precisara de um e-mail valido para cada pessoa que precisa assinar. E assim que ela recebera a solicitacao de assinatura e acessara o documento.

3. Uma ferramenta de assinatura eletronica

Voce precisa de uma plataforma para gerenciar o envio, a assinatura e o armazenamento. Aqui estao as principais opcoes em 2026:

Se voce envia menos de 15 contratos por mes, o modelo por uso do CanUSign (1 EUR por contrato assinado) e dificil de superar. Para uso mais intensivo, o plano ilimitado de 15 EUR/mes cobre tudo. Escrevemos comparacoes detalhadas se voce esta avaliando opcoes: alternativas ao DocuSign, alternativa ao Dropbox Sign e alternativa ao PandaDoc.

4. Marcadores de posicionamento de assinatura (opcional)

Algumas ferramentas permitem posicionar previamente os campos de assinatura, data e iniciais no documento. Isso agiliza o processo para o signatario. Nem todas as ferramentas exigem este passo. O CanUSign, por exemplo, permite que os signatarios coloquem sua assinatura onde o contrato indica.

Como enviar um contrato para assinatura: passo a passo

Aqui esta o processo dividido em passos claros. Uso o CanUSign como exemplo porque e o fluxo mais simples, mas o processo geral e similar em todas as plataformas.

Passo 1: Faca upload do seu contrato

Va a canusign.com/create e faca upload do seu contrato. Voce pode usar um PDF ou documento Word. Se ainda nao tem um contrato, temos modelos gratuitos para acordos comuns:

• Modelo de contrato freelancer
• Modelo de NDA
• Modelo de contrato de consultoria
• Modelo de contrato de servico
• Modelo de contrato de prestador independente

Dica: Sempre faca upload da versao final. Uma vez que voce envia um contrato para assinatura, fazer alteracoes significa comecar de novo com um novo documento.

Passo 2: Adicione os signatarios

Insira os enderecos de e-mail de todos que precisam assinar. A maioria dos contratos tem duas partes, mas voce pode adicionar mais se necessario (por exemplo, um acordo de parceria com tres partes).

Para cada signatario, voce normalmente especifica:

• Nome (aparece na notificacao de assinatura)
• Endereco de e-mail (onde recebera a solicitacao de assinatura)
• Ordem de assinatura (opcional - util quando uma parte precisa assinar antes da outra)

Passo 3: Adicione os campos de assinatura

Posicione os campos de assinatura onde voce quer que as pessoas assinem. Dependendo da ferramenta, voce tambem pode adicionar:

• Campos de data (preenchidos automaticamente ao assinar)
• Campos de iniciais (para documentos com varias paginas)
• Campos de texto (para informacoes personalizadas como enderecos ou titulos)
• Caixas de selecao (para aceitacao de termos)

Com o CanUSign, este passo e opcional. Se voce pular, os signatarios podem posicionar sua assinatura em qualquer lugar do documento, o que funciona perfeitamente para contratos simples.

Passo 4: Adicione uma mensagem pessoal (opcional mas recomendado)

A maioria das plataformas permite incluir uma mensagem com a solicitacao de assinatura. Nao pule este passo. Uma nota rapida como:

"Ola Sarah, aqui esta o contrato de consultoria que discutimos. Por favor, assine assim que possivel. Me avise se tiver alguma duvida!"

Este toque pessoal acelera a assinatura. Ninguem quer assinar um documento que chegou sem nenhum contexto.

Passo 5: Revise e envie

Antes de clicar em enviar:

• Verifique os enderecos de e-mail dos signatarios (erros de digitacao acontecem)
• Visualize o documento para garantir que esta correto
• Verifique o posicionamento dos campos de assinatura se adicionou algum
• Confirme que a ordem de assinatura esta correta

Clique em enviar. O signatario recebe um e-mail com um link para visualizar e assinar o documento. Ele nao precisa criar uma conta nem instalar nada.

Passo 6: Acompanhe e faca follow-up

Apos enviar um documento para assinatura, seu painel mostrara o status:

• Enviado - O e-mail foi entregue
• Visualizado - O signatario abriu o documento
• Assinado - Pronto! Ambas as partes recebem uma copia

Se o documento foi "Visualizado" mas nao assinado por alguns dias, a maioria das plataformas permite enviar um lembrete com um clique. O CanUSign envia lembretes automaticos, entao voce nao precisa ficar monitorando o processo.

Passo 7: Baixe o contrato assinado

Quando todos tiverem assinado, voce recebera uma notificacao. O documento assinado inclui:

• Todas as assinaturas
• Um certificado de conclusao com carimbos de data e hora
• Uma trilha de auditoria mostrando quando cada pessoa visualizou e assinou

Baixe-o para seus arquivos. A maioria das plataformas tambem armazena documentos assinados na sua conta por tempo indeterminado.

Solicitar assinaturas de varias pessoas

Quando voce precisa que varias pessoas assinem o mesmo contrato, existem duas abordagens:

Assinatura paralela

Todos os signatarios recebem o documento ao mesmo tempo e podem assinar em qualquer ordem. Ideal para:

• Cofundadores assinando um acordo de parceria
• Varios membros da equipe reconhecendo uma politica
• Contratos de aluguel com varios inquilinos

Assinatura sequencial

Os signatarios recebem o documento um de cada vez, em uma ordem especifica. O proximo so recebe apos o anterior assinar. Ideal para:

• Contratos que precisam de aprovacao do gestor antes que o cliente veja
• Processos de aprovacao em varias etapas
• Qualquer situacao em que uma assinatura depende de outra

A maioria das ferramentas de assinatura eletronica, incluindo o CanUSign, suporta ambas as opcoes. Basta definir a ordem de assinatura ao adicionar os signatarios.

Erros comuns ao enviar contratos para assinatura

Vi estes erros causarem problemas mais vezes do que consigo contar:

1. Enviar um rascunho em vez da versao final

Sempre confirme que todos os termos estao acordados antes de enviar o contrato para assinatura. Enviar um e-mail "assine isto" com um documento que ainda tem alteracoes rastreadas ou comentarios passa uma pessima impressao.

2. Nao incluir todos os signatarios necessarios

Esqueceu de adicionar uma testemunha? Faltou um co-signatario? Voce tera que anular o documento e comecar de novo. Faca uma lista de todos que precisam assinar antes de comecar.

3. Usar um e-mail pessoal para contratos empresariais

Se voce esta enviando um contrato em nome da sua empresa, use seu e-mail profissional. Solicitacoes de assinatura de "caralegal87@gmail.com" nao inspiram confianca.

4. Nao definir um prazo

Sem prazo, contratos ficam nas caixas de entrada indefinidamente. Defina uma data de expiracao (7 a 14 dias e o padrao) e mencione-a na sua mensagem pessoal.

5. Esquecer de salvar a copia assinada

Sua plataforma de assinatura eletronica armazena o documento, mas sempre baixe uma copia de backup. Servicos em nuvem podem mudar os termos, encerrar ou ter interrupcoes. Mantenha uma copia local de cada contrato assinado.

Como enviar um contrato para assinatura sem conta (opcoes gratuitas)

Se voce so precisa enviar um contrato e nao quer se comprometer com uma plataforma, aqui estao suas opcoes:

1. CanUSign por uso: Nenhuma assinatura necessaria. Faca upload, envie e pague 1 EUR quando o contrato for assinado. Experimente aqui.

2. Teste gratuito DocuSign: Voce recebe 3 solicitacoes de assinatura gratuitas. Depois disso, precisa de um plano pago.

3. Adobe Fill & Sign: Gratuito para assinaturas basicas, mas recursos limitados e sem trilha de auditoria.

4. Imprimir, assinar, digitalizar: Ainda legal, mas lento e propenso a erros. Nao recomendado em 2026.

Para a maioria das pessoas, a opcao por uso e a escolha mais inteligente. Voce so paga quando um contrato e efetivamente assinado, nao ha taxa mensal consumindo seu orcamento, e voce obtem a mesma validade juridica e trilha de auditoria das plataformas caras.

Um contrato assinado eletronicamente e juridicamente vinculante?

Sim. Em praticamente todos os paises desenvolvidos, as assinaturas eletronicas tem o mesmo peso juridico que as assinaturas manuscritas. As leis principais a conhecer:

• Uniao Europeia: O Regulamento eIDAS estabelece um quadro juridico para assinaturas eletronicas em todos os Estados-membros da UE
• Brasil: A Medida Provisoria 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Publicas Brasileira (ICP-Brasil) e a Lei 14.063/2020 estabelece regras para o uso de assinaturas eletronicas em interacoes com entes publicos e entre particulares
• Portugal: O Decreto-Lei 12/2021 transpoe o Regulamento eIDAS, reconhecendo a validade das assinaturas eletronicas qualificadas com o mesmo valor das assinaturas manuscritas
• Estados Unidos: O ESIGN Act (2000) e a UETA tornam as assinaturas eletronicas juridicamente validas para quase todos os contratos
• Reino Unido: O Electronic Communications Act 2000 reconhece as assinaturas eletronicas

Existem algumas excecoes limitadas (certos atos imobiliarios, testamentos e ordens judiciais em algumas jurisdicoes), mas para contratos comerciais padrao, contratos de servico, NDAs e contratos de trabalho, as assinaturas eletronicas sao plenamente legais.

Para aprofundar este tema, leia nosso guia sobre as leis de assinatura eletronica nos EUA e nossa comparacao assinatura digital vs assinatura eletronica.

Dicas para obter contratos assinados mais rapido

Quer reduzir seu tempo medio de assinatura? Estas taticas realmente funcionam:

1. Envie durante o horario comercial. Contratos enviados entre 9h e 11h de terca a quinta-feira sao assinados mais rapidamente.

2. Use o nome do signatario no assunto do e-mail. "Sarah - contrato de consultoria pronto para assinatura" e melhor que "Documento para assinatura."

3. Mantenha os contratos curtos. Se seu acordo de 2 paginas cobre tudo, nao o infle para 10 paginas. Contratos mais curtos sao assinados mais rapido.

4. Pre-preencha o que puder. Insira datas, enderecos e valores antes do envio. Quanto menos trabalho para o signatario, mais rapido ele concluira.

5. Defina um prazo claro. "Por favor, assine ate sexta-feira" e mais eficaz do que "assine quando puder."

6. Faca um follow-up, depois ligue. Se os lembretes por e-mail nao estao funcionando apos 3 dias, pegue o telefone. As vezes os contratos ficam enterrados em caixas de entrada lotadas.

FAQ: enviar contratos para assinatura

Como envio um contrato para assinatura de graca?

Voce pode usar o modelo por uso do CanUSign a 1 EUR por contrato assinado, sem assinatura nem taxa mensal. O DocuSign oferece um teste gratuito limitado com 3 solicitacoes de assinatura. Para uma opcao completamente gratuita, voce pode usar uma ferramenta PDF basica e e-mail, mas perdera o rastreamento, as trilhas de auditoria e os lembretes automaticos.

Posso enviar um contrato para assinatura pelo celular?

Sim. A maioria das plataformas de assinatura eletronica modernas, incluindo o CanUSign, funciona em navegadores moveis. Faca upload do seu documento, adicione os signatarios e envie diretamente do seu celular. O signatario tambem pode visualizar e assinar no seu dispositivo movel sem instalar nenhum aplicativo.

O que acontece se alguem recusar assinar meu contrato?

Se um signatario recusar, voce sera notificado. Voce pode entao discutir as questoes, modificar os termos do contrato se necessario e enviar uma nova versao para assinatura. Com o CanUSign, voce so paga quando um documento e efetivamente assinado, entao contratos recusados nao lhe custam nada.

Quanto tempo leva para obter um contrato assinado eletronicamente?

Em media, contratos assinados eletronicamente sao concluidos em menos de 24 horas. Muitos sao assinados em minutos apos o envio. Compare isso com contratos em papel tradicionais, que levam em media 5 a 7 dias uteis. Definir um prazo claro e enviar durante o horario comercial ajuda a acelerar o processo.

E seguro enviar contratos para assinatura online?

Sim, plataformas de assinatura eletronica confiaveis usam criptografia para a transferencia e o armazenamento de documentos. O CanUSign usa criptografia TLS para dados em transito e armazenamento criptografado para documentos assinados. A trilha de auditoria tambem fornece evidencia de quem assinou, quando e de qual dispositivo, o que torna os contratos assinados eletronicamente mais seguros do que copias em papel que podem ser falsificadas ou perdidas.

Pronto para enviar seu primeiro contrato?

Voce tem o conhecimento. Agora e hora de colocar em pratica. Aqui esta a versao rapida:

1. Finalize seu contrato (PDF ou Word)
2. Va a canusign.com/create
3. Faca upload do documento
4. Adicione os enderecos de e-mail dos seus signatarios
5. Clique em enviar

So isso. Seu signatario recebe um e-mail, clica em um link, assina e ambos recebem uma copia. O processo todo leva menos de cinco minutos.

Se voce envia contratos regularmente, o plano ilimitado de 15 EUR/mes se paga apos o 15o contrato. Para uso ocasional, o modelo de 1 EUR por contrato significa que voce so paga quando um documento e efetivamente assinado.

Sem assinaturas que voce esquecera. Sem configuracao complicada. Faca upload, envie e obtenha a assinatura.

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