Wie Sie ein PDF unterschreiben, hängt an einer Frage: Unterschreiben nur Sie, oder muss noch jemand anderes unterschreiben? Für die eigene Unterschrift reicht, was auf Ihrem Rechner schon da ist: Vorschau auf dem Mac, der kostenlose Adobe Acrobat Reader oder Ihr Browser. Sollen andere ein PDF unterschreiben und soll festgehalten werden, wer wann unterschrieben hat, brauchen Sie einen Signaturdienst. Diese Anleitung zeigt beides, die Schritte so, wie die Hersteller sie beschreiben.
Ein PDF selbst unterschreiben
Alle Wege in diesem Abschnitt setzen ein Bild Ihrer Unterschrift auf die Seite. Für ein Formular, das Sie selbst zurückschicken, genügt das. Es hält aber nicht fest, wer die Unterschrift eingefügt hat, und wer die Datei hat, kann das Bild kopieren oder den Text danach ändern.
Mac: Vorschau
Vorschau gehört zu macOS. Apple beschreibt die Schritte unter Ausfüllen und Unterschreiben von PDF-Formularen in Vorschau:
- Öffnen Sie das PDF in Vorschau.
- Blenden Sie die Werkzeugleiste für Markierungen ein, falls sie nicht zu sehen ist, und klicken Sie auf „Unterschreiben“.
- Legen Sie einmal eine Unterschrift an, auf einem von drei Wegen:
- Trackpad: Klicken Sie auf „Trackpad“, unterschreiben Sie mit dem Finger auf dem Trackpad und klicken Sie auf „Fertig“.
- Kamera: Klicken Sie auf „Kamera“ und halten Sie Ihre Unterschrift auf weißem Papier so vor die Kamera, dass sie auf der blauen Linie liegt. Erscheint sie im Fenster, klicken Sie auf „Fertig“.
- iPhone oder iPad: Klicken Sie auf „Gerät auswählen“ und unterschreiben Sie auf dem Gerät mit dem Finger oder dem Apple Pencil.
- Klicken Sie auf die Unterschrift, ziehen Sie sie an die richtige Stelle und passen Sie die Größe mit den Aktivpunkten an.
- Sichern Sie die Datei.
Vorschau merkt sich die Unterschrift. Beim nächsten Mal wählen Sie sie nur noch aus.
Windows und Mac: Adobe Acrobat Reader
Acrobat Reader ist kostenlos. Adobe beschreibt in der Hilfe Sign PDFs diese Schritte (die Bezeichnungen in der deutschen Oberfläche können abweichen):
- Öffnen Sie das PDF.
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol zum Unterschreiben, oder wählen Sie unter „Werkzeuge“ das Ausfüllen und Unterschreiben.
- Wählen Sie, ob Sie die Unterschrift oder nur die Initialen einfügen.
- Beim ersten Mal legen Sie die Unterschrift an: Namen tippen, zeichnen oder ein Bild Ihrer Unterschrift wählen.
- Bestätigen Sie und klicken Sie auf die Stelle im PDF, an die die Unterschrift gehört.
- Speichern Sie die Datei.
Im Browser: Chrome, Edge, Firefox
Auch der Browser kann eine Unterschrift in ein PDF einfügen, ohne zusätzliches Programm.
- Chrome: Googles Hilfe PDFs in Chrome verwalten beschreibt das Zeichnen einer Unterschrift mit dem Stift-Werkzeug. Danach laden Sie die Datei mit Ihren Änderungen herunter.
- Edge: Microsoft nennt in der Dokumentation des Edge-PDF-Readers das freihändige Zeichnen auf PDF-Dateien ausdrücklich auch zum Unterschreiben und zum Ausfüllen von Formularen.
- Firefox: Laut Mozillas Seite zum PDF-Editor klicken Sie auf das Unterschrift-Symbol, legen eine neue Unterschrift an und wählen, ob Sie tippen, zeichnen oder ein Bild einfügen.
Mit der Maus gezeichnet wirkt eine Unterschrift oft zittrig. Getippt oder als Foto der Unterschrift auf Papier sieht sie meist sauberer aus. Ein freigestelltes Bild Ihrer Unterschrift als PNG erstellen Sie mit dem Werkzeug Unterschrift erstellen.
Ein PDF von anderen unterschreiben lassen
Sobald eine zweite Person unterschreibt, wird das Hin- und Herschicken unübersichtlich: Wer hat die aktuelle Fassung, hat jemand zwischendurch etwas geändert, und wann hat wer unterschrieben? Für diesen Fall ist canusign gebaut.
- PDF hochladen.
- Für jede Person ein Unterschriftsfeld setzen, bei Bedarf Paraphe und Datum.
- Jeder Person ihren Link schicken oder einen gemeinsamen Link teilen. Unterzeichner brauchen kein Konto.
- Haben alle unterschrieben, laden Sie das unterschriebene PDF herunter.
Was die fertige Datei enthält:
- Ein Audit-Zertifikat am Ende: wer wann unterschrieben hat, die Dokument-ID und einen QR-Code.
- Einen Zeitstempel von DigiCert nach RFC 3161, den Adobe Acrobat in den Signatureigenschaften anzeigt.
- Die Dokument-ID auf jeder Seite, damit auch ein Ausdruck zurückführt.
- Eine Prüfseite: Wer das PDF bekommt, prüft auf canusign.com/de/verify, ob es mit der bei uns abgelegten Fassung übereinstimmt. Die Datei bleibt dabei im Browser.
Sie zahlen je Dokument, ohne Abo; die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite. canusign erstellt eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS, gültig, wo keine Schriftform vorgeschrieben ist.
Welcher Weg passt
| Situation | Weg |
|---|---|
| Sie füllen ein Formular aus und unterschreiben selbst | Vorschau, Acrobat Reader oder Browser |
| Sie brauchen nur ein Bild Ihrer Unterschrift | Unterschrift erstellen |
| Jemand anderes oder mehrere Personen unterschreiben | canusign |
| Sie müssen später zeigen, dass die Datei unverändert ist | canusign mit Prüfseite |
Ist eine eingefügte Unterschrift im PDF wirksam?
Die eIDAS-Verordnung (Art. 25 Abs. 1) verbietet, einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung allein deshalb abzusprechen, weil sie elektronisch ist. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, reicht sie trotzdem nicht: etwa bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB) oder der Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB). Welche Fälle das sind, steht in unserem Beitrag Digitale vs. handschriftliche Unterschrift.
Ob eine Unterschrift wirksam ist und ob Sie sie beweisen können, sind zwei Fragen. Ein Bild im PDF kann wirksam sein, aber bestreitet die Gegenseite es, haben Sie außer dem Bild nichts in der Hand. Dann hilft ein Protokoll, wer wann unterschrieben hat, und ein Weg zu zeigen, dass die Datei unverändert ist.
Häufige Fragen
Wie unterschreibe ich ein PDF kostenlos?
Am Mac mit Vorschau, unter Windows und am Mac mit Adobe Acrobat Reader, oder in Chrome, Edge und Firefox. Alle sind kostenlos und setzen Ihre Unterschrift als Bild ein.
Wie füge ich eine Unterschrift in ein PDF ein, das ich als Word-Datei bekommen habe?
Speichern Sie die Datei in Word als PDF und gehen Sie wie oben vor. Wie Sie die Unterschrift direkt in Word einfügen, zeigt die Anleitung Unterschrift in Word einfügen.
Kann jemand später prüfen, ob ein unterschriebenes PDF verändert wurde?
Bei einem mit canusign unterschriebenen PDF ja, auf der Prüfseite über die Dokument-ID oder die Datei. Wie Sie andere PDFs prüfen und was das beweisen kann, steht in der Anleitung PDF auf Veränderungen prüfen.