Vertrag zur Unterschrift versenden: Schritt-für-Schritt-Anleitung (2026)

Sie haben den perfekten Vertrag aufgesetzt. Die Konditionen sind abgestimmt. Jetzt müssen Sie den Vertrag nur noch zur Unterschrift versenden und alles offiziell machen. Klingt einfach genug, oder?

Sollte es auch sein. Aber wenn Sie jemals versucht haben, ein PDF auszudrucken, es einzuscannen, es per E-Mail hin- und herzuschicken oder tagelang einer Unterschrift hinterherzulaufen... wissen Sie, dass es selten so einfach ist.

Die gute Nachricht: Einen Vertrag zum Unterschreiben zu versenden dauert 2026 mit dem richtigen Tool etwa zwei Minuten. Kein Drucker, kein Scanner, keine peinlichen "Ich wollte nur mal nachfragen"-Follow-up-E-Mails. In dieser Anleitung führe ich Sie durch den gesamten Prozess der Vertragsunterzeichnung von Anfang bis Ende, inklusive der besten Tools, häufiger Fehler und einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie noch heute umsetzen können.

Warum Sie Verträge online zur Unterschrift versenden sollten

Bevor wir zum Wie kommen, sprechen wir über das Warum. Wenn Sie Verträge immer noch als E-Mail-Anhänge versenden und darauf warten, dass jemand sie ausdruckt, unterschreibt, einscannt und zurückmailt, sieht das in der Realität so aus:

• Durchschnittliche Bearbeitungszeit: 5-7 Werktage (oft länger)
• Verlorene Dokumente: Etwa 7,5 % aller Papierdokumente gehen verloren (Quelle: PwC)
• Kein Tracking: Sie wissen nicht einmal, ob Ihre E-Mail geöffnet wurde
• Rechtliche Grauzone: Ein Foto eines unterschriebenen Dokuments ist nicht immer rechtsgültig

Vergleichen Sie das mit dem Online-Versand eines Vertrags zur Unterschrift:

• Durchschnittliche Bearbeitungszeit: Unter 24 Stunden (oft Minuten)
• Automatisches Tracking: Sie sehen, wann das Dokument geöffnet, angesehen und unterschrieben wird
• Rechtlich bindend: Elektronische Signaturen sind gemäß der eIDAS-Verordnung (EU), dem ESIGN Act (USA) und vergleichbaren Gesetzen in über 60 Ländern gültig
• Automatische Speicherung: Unterschriebene Kopien werden gespeichert und sind für beide Parteien zugänglich

Wenn Sie Freelancer, Kleinunternehmer oder jemand sind, der mehr als ein paar Verträge pro Monat versendet, ist der Umstieg auf E-Signaturen eine jener Änderungen, die vom ersten Tag an Zeit spart. Für einen tieferen Einblick in die Rechtslage lesen Sie unseren Leitfaden zur Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen.

Was Sie brauchen, bevor Sie einen Vertrag zur Unterschrift versenden

Stellen wir sicher, dass alles bereit ist, bevor Sie auf "Senden" klicken. Hier Ihre kurze Checkliste:

1. Ein finalisierter Vertrag

Das klingt offensichtlich, aber versenden Sie keinen Vertrag zur Unterschrift, solange noch über Bedingungen verhandelt wird. E-Signatur-Plattformen erstellen einen Audit-Trail, sobald Sie das Dokument versenden. Mehrere Versionen zu schicken wirkt unprofessionell und kann rechtliche Verwirrung stiften.

Akzeptierte Formate: Die meisten Plattformen akzeptieren PDF, Word (.docx) oder beides. PDF wird bevorzugt, da es die Formatierung auf allen Geräten beibehält.

2. Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners

Sie benötigen eine gültige E-Mail-Adresse für jede Person, die unterschreiben muss. Darüber erhalten sie die Unterschriftsanfrage und Zugang zum Dokument.

3. Ein E-Signatur-Tool

Sie brauchen eine Plattform für das Versenden, Unterschreiben und Speichern. Hier sind die wichtigsten Optionen 2026:

Wenn Sie weniger als 15 Verträge pro Monat versenden, ist das Pay-per-Use-Modell von CanUSign (€1 pro unterschriebenem Vertrag) schwer zu schlagen. Für intensivere Nutzung deckt der €15/Monat-Tarif alles ab. Wir haben detaillierte Vergleiche geschrieben, falls Sie Optionen evaluieren: DocuSign-Alternativen, Dropbox Sign Alternative und PandaDoc Alternative.

4. Platzierungsmarkierungen für die Unterschrift (optional)

Einige Tools erlauben es, Unterschriftsfelder, Datumsfelder und Initialen-Boxen vorab im Dokument zu platzieren. Das beschleunigt den Vorgang für den Unterzeichner. Nicht alle Tools erfordern diesen Schritt. CanUSign erlaubt es den Unterzeichnern beispielsweise, ihre Unterschrift dort zu platzieren, wo der Vertrag es vorsieht.

Vertrag zur Unterschrift versenden: Schritt für Schritt

Hier ist der Prozess in klare Schritte unterteilt. Ich verwende CanUSign als Beispiel, da es der einfachste Ablauf ist, aber der generelle Prozess ist plattformübergreifend ähnlich.

Schritt 1: Vertrag hochladen

Gehen Sie zu canusign.com/create und laden Sie Ihren Vertrag hoch. Sie können ein PDF oder ein Word-Dokument verwenden. Falls Sie noch keinen Vertrag haben, bieten wir kostenlose Vorlagen für gängige Vereinbarungen:

• Freelancer-Vertrag Vorlage
• NDA-Vorlage
• Beratungsvertrag Vorlage
• Dienstleistungsvertrag Vorlage
• Freiberufler-Vereinbarung

Profi-Tipp: Laden Sie immer die finale Version hoch. Sobald Sie einen Vertrag zur Unterschrift versenden, bedeuten Änderungen, dass Sie mit einem neuen Dokument von vorne beginnen müssen.

Schritt 2: Unterzeichner hinzufügen

Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Personen ein, die unterschreiben müssen. Die meisten Verträge haben zwei Parteien, aber Sie können bei Bedarf weitere hinzufügen (z. B. bei einer Dreier-Partnerschaftsvereinbarung).

Für jeden Unterzeichner geben Sie in der Regel an:

• Name (erscheint in der Unterschriftsbenachrichtigung)
• E-Mail-Adresse (dorthin wird die Unterschriftsanfrage gesendet)
• Unterschriftsreihenfolge (optional – nützlich, wenn eine Partei vor der anderen unterschreiben muss)

Schritt 3: Unterschriftsfelder hinzufügen

Platzieren Sie die Unterschriftsfelder dort, wo die Personen unterschreiben sollen. Je nach Tool können Sie auch hinzufügen:

• Datumsfelder (werden automatisch beim Unterschreiben ausgefüllt)
• Initialen-Felder (für mehrseitige Dokumente)
• Textfelder (für individuelle Angaben wie Adressen oder Titel)
• Kontrollkästchen (für die Zustimmung zu Bedingungen)

Bei CanUSign ist dieser Schritt optional. Wenn Sie ihn überspringen, können Unterzeichner ihre Unterschrift an beliebiger Stelle im Dokument platzieren, was für einfache Verträge bestens funktioniert.

Schritt 4: Persönliche Nachricht hinzufügen (optional, aber empfohlen)

Die meisten Plattformen erlauben eine Nachricht mit der Unterschriftsanfrage. Überspringen Sie das nicht. Eine kurze Notiz wie:

"Hallo Sarah, hier ist der Beratungsvertrag, den wir besprochen haben. Bitte unterschreibe bei Gelegenheit. Melde dich, falls du Fragen hast!"

Dieser persönliche Touch beschleunigt die Unterschrift. Niemand möchte ein Dokument unterschreiben, das ohne jeglichen Kontext eingetroffen ist.

Schritt 5: Überprüfen und Senden

Bevor Sie auf Senden klicken:

• Überprüfen Sie die E-Mail-Adressen der Unterzeichner (Tippfehler passieren)
• Sehen Sie sich das Dokument in der Vorschau an
• Prüfen Sie die Platzierung der Unterschriftsfelder, falls vorhanden
• Stellen Sie sicher, dass die Unterschriftsreihenfolge korrekt ist

Klicken Sie auf Senden. Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem Link zum Prüfen und Unterschreiben des Dokuments. Er muss kein Konto erstellen und nichts installieren.

Schritt 6: Verfolgen und Nachfassen

Nachdem Sie ein Dokument zum Unterschreiben versendet haben, zeigt Ihr Dashboard den Status an:

• Gesendet – Die E-Mail wurde zugestellt
• Angesehen – Der Unterzeichner hat das Dokument geöffnet
• Unterschrieben – Fertig! Beide Parteien erhalten eine Kopie

Wenn das Dokument seit einigen Tagen "Angesehen" aber nicht unterschrieben ist, können Sie bei den meisten Plattformen mit einem Klick eine Erinnerung senden. CanUSign versendet automatische Erinnerungen, sodass Sie den Prozess nicht überwachen müssen.

Schritt 7: Den unterschriebenen Vertrag herunterladen

Sobald alle unterschrieben haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Das unterschriebene Dokument enthält:

• Alle Unterschriften
• Ein Abschlusszertifikat mit Zeitstempeln
• Einen Audit-Trail, der zeigt, wann jede Person das Dokument angesehen und unterschrieben hat

Laden Sie das Dokument für Ihre Unterlagen herunter. Die meisten Plattformen speichern unterschriebene Dokumente zusätzlich unbegrenzt in Ihrem Konto.

Unterschriften von mehreren Personen anfordern

Wenn mehrere Personen denselben Vertrag unterschreiben müssen, gibt es zwei Ansätze:

Paralleles Unterschreiben

Alle Unterzeichner erhalten das Dokument gleichzeitig und können in beliebiger Reihenfolge unterschreiben. Ideal für:

• Mitgründer, die einen Gesellschaftsvertrag unterzeichnen
• Mehrere Teammitglieder, die eine Richtlinie bestätigen
• Mietverträge mit mehreren Mietern

Sequenzielles Unterschreiben

Unterzeichner erhalten das Dokument nacheinander in einer festgelegten Reihenfolge. Die nächste Person erhält es erst, nachdem die vorherige unterschrieben hat. Ideal für:

• Verträge, die eine Genehmigung des Vorgesetzten benötigen, bevor der Kunde sie sieht
• Mehrstufige Genehmigungsprozesse
• Jede Situation, in der eine Unterschrift von einer anderen abhängt

Die meisten E-Signatur-Tools, einschließlich CanUSign, unterstützen beide Optionen. Legen Sie einfach die Unterschriftsreihenfolge fest, wenn Sie die Unterzeichner hinzufügen.

Häufige Fehler beim Versenden von Verträgen zur Unterschrift

Diese Fehler habe ich schon unzählige Male beobachtet:

1. Einen Entwurf statt der finalen Version senden

Bestätigen Sie immer, dass alle Bedingungen vereinbart sind, bevor Sie den Vertrag zur Unterschrift versenden. Eine "Bitte einfach unterschreiben"-E-Mail mit einem Dokument zu schicken, das noch Änderungsnachverfolgungen oder Kommentare enthält, hinterlässt keinen guten Eindruck.

2. Nicht alle erforderlichen Unterzeichner einbeziehen

Haben Sie vergessen, einen Zeugen hinzuzufügen? Einen Mitunterzeichner übersehen? Sie müssen das Dokument dann für ungültig erklären und von vorne anfangen. Erstellen Sie eine Liste aller Personen, die unterschreiben müssen, bevor Sie beginnen.

3. Eine private E-Mail-Adresse für Geschäftsverträge verwenden

Wenn Sie einen Vertrag im Namen Ihres Unternehmens senden, verwenden Sie Ihre geschäftliche E-Mail. Unterschriftsanfragen von "cooldude87@gmail.com" erwecken kein Vertrauen.

4. Keine Frist setzen

Ohne eine Frist bleiben Verträge endlos im Posteingang liegen. Setzen Sie ein Ablaufdatum (7-14 Tage sind Standard) und erwähnen Sie es in Ihrer persönlichen Nachricht.

5. Die unterschriebene Kopie nicht speichern

Ihre E-Signatur-Plattform speichert das Dokument, aber laden Sie immer ein Backup herunter. Cloud-Dienste können ihre Bedingungen ändern, eingestellt werden oder Ausfälle haben. Bewahren Sie eine lokale Kopie jedes unterschriebenen Vertrags auf.

Vertrag zur Unterschrift versenden ohne Konto (kostenlose Optionen)

Wenn Sie nur einen einzelnen Vertrag versenden müssen und sich nicht an eine Plattform binden möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. CanUSign Pay-per-Use: Kein Abonnement nötig. Einfach hochladen, senden und €1 bezahlen, wenn der Vertrag unterschrieben wird. Hier ausprobieren.

2. DocuSign-Probeversion: Sie erhalten 3 kostenlose Unterschriftsanfragen. Danach benötigen Sie einen bezahlten Tarif.

3. Adobe Fill & Sign: Kostenlos für einfache Unterschriften, aber eingeschränkte Funktionen und kein Audit-Trail.

4. Ausdrucken, unterschreiben, einscannen: Immer noch rechtsgültig, aber langsam und fehleranfällig. Im Jahr 2026 nicht empfehlenswert.

Für die meisten Personen ist die Pay-per-Use-Option der klügste Weg. Sie zahlen nur, wenn ein Vertrag tatsächlich unterschrieben wird, es gibt keine monatlichen Gebühren, die Ihr Budget belasten, und Sie erhalten dieselbe Rechtsgültigkeit und denselben Audit-Trail wie bei den teuren Plattformen.

Ist ein elektronisch signierter Vertrag rechtsgültig?

Ja. In praktisch jedem entwickelten Land haben elektronische Signaturen die gleiche Rechtskraft wie handschriftliche Unterschriften. Die wichtigsten Gesetze im Überblick:

• Europäische Union: Die eIDAS-Verordnung schafft einen rechtlichen Rahmen für E-Signaturen in allen EU-Mitgliedstaaten
• Deutschland: Das Vertrauensdienstegesetz (VDG) setzt die eIDAS-Verordnung in deutsches Recht um und erkennt elektronische Signaturen an
• Vereinigte Staaten: Der ESIGN Act (2000) und UETA machen E-Signaturen für fast alle Verträge rechtsgültig
• Vereinigtes Königreich: Der Electronic Communications Act 2000 erkennt E-Signaturen an
• Schweiz: Das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) regelt E-Signaturen

Es gibt wenige enge Ausnahmen (bestimmte Grundbucheinträge, Testamente und Gerichtsbeschlüsse in einigen Rechtsordnungen), aber für Standard-Geschäftsverträge, Dienstleistungsvereinbarungen, NDAs und Arbeitsverträge sind E-Signaturen uneingeschränkt rechtsgültig.

Für einen tieferen Einblick lesen Sie unseren Leitfaden zu E-Signatur-Gesetzen in den USA und unseren Vergleich Digitale Signatur vs. elektronische Signatur.

Tipps, damit Verträge schneller unterschrieben werden

Möchten Sie Ihre durchschnittliche Unterschriftszeit verkürzen? Diese Taktiken funktionieren nachweislich:

1. Während der Geschäftszeiten senden. Verträge, die zwischen 9 und 11 Uhr von Dienstag bis Donnerstag versendet werden, werden am schnellsten unterschrieben.

2. Den Namen des Unterzeichners in den E-Mail-Betreff setzen. "Sarah – Beratungsvertrag zur Unterschrift bereit" schlägt "Dokument zur Unterschrift."

3. Verträge kurz halten. Wenn Ihr 2-Seiten-Vertrag alles abdeckt, blähen Sie ihn nicht auf 10 Seiten auf. Kürzere Verträge werden schneller unterschrieben.

4. Vorausfüllen, was möglich ist. Füllen Sie Daten, Adressen und Beträge vor dem Versand aus. Je weniger Aufwand für den Unterzeichner, desto schneller wird er fertig.

5. Eine klare Frist setzen. "Bitte bis Freitag unterschreiben" ist wirkungsvoller als "Bei Gelegenheit unterschreiben."

6. Einmal nachfassen, dann anrufen. Wenn E-Mail-Erinnerungen nach 3 Tagen nicht wirken, greifen Sie zum Telefon. Manchmal gehen Verträge in vollen Postfächern unter.

FAQ: Vertrag zur Unterschrift versenden

Wie versende ich einen Vertrag kostenlos zur Unterschrift?

Sie können das Pay-per-Use-Modell von CanUSign für €1 pro unterschriebenem Vertrag nutzen – ohne Abonnement oder monatliche Gebühr. DocuSign bietet eine limitierte Probeversion mit 3 Unterschriftsanfragen. Für eine komplett kostenlose Option können Sie ein einfaches PDF-Tool und E-Mail verwenden, verlieren dabei aber Tracking, Audit-Trails und automatische Erinnerungen.

Kann ich einen Vertrag vom Handy zur Unterschrift versenden?

Ja. Die meisten modernen E-Signatur-Plattformen, einschließlich CanUSign, funktionieren in mobilen Browsern. Laden Sie Ihr Dokument hoch, fügen Sie Unterzeichner hinzu und versenden Sie es direkt vom Handy. Der Unterzeichner kann das Dokument ebenfalls auf seinem Mobilgerät prüfen und unterschreiben, ohne eine App installieren zu müssen.

Was passiert, wenn jemand meinen Vertrag nicht unterschreiben will?

Wenn ein Unterzeichner ablehnt, werden Sie benachrichtigt. Sie können dann die Punkte besprechen, die Vertragsbedingungen bei Bedarf anpassen und eine neue Version zur Unterschrift senden. Bei CanUSign zahlen Sie nur, wenn ein Dokument tatsächlich unterschrieben wird, daher kosten abgelehnte Verträge Sie nichts.

Wie lange dauert es, einen Vertrag elektronisch unterschreiben zu lassen?

Im Durchschnitt werden elektronisch signierte Verträge innerhalb von 24 Stunden abgeschlossen. Viele werden innerhalb von Minuten nach dem Versand unterschrieben. Vergleichen Sie das mit traditionellen Papierverträgen, die im Durchschnitt 5-7 Werktage benötigen. Eine klare Frist zu setzen und während der Geschäftszeiten zu senden, beschleunigt den Vorgang.

Ist es sicher, Verträge online zur Unterschrift zu versenden?

Ja, seriöse E-Signatur-Plattformen verwenden Verschlüsselung für die Dokumentübertragung und -speicherung. CanUSign nutzt TLS-Verschlüsselung für Daten während der Übertragung und verschlüsselte Speicherung für unterschriebene Dokumente. Der Audit-Trail liefert zudem Nachweise darüber, wer wann und von welchem Gerät unterschrieben hat, was elektronisch signierte Verträge tatsächlich sicherer macht als Papierkopien, die gefälscht werden oder verloren gehen können.

Bereit, Ihren ersten Vertrag zu versenden?

Sie haben das Wissen. Jetzt ist es Zeit, es umzusetzen. Hier die Kurzversion:

1. Vertrag finalisieren (PDF oder Word)
2. canusign.com/create aufrufen
3. Dokument hochladen
4. E-Mail-Adressen der Unterzeichner hinzufügen
5. Auf Senden klicken

Das war's. Ihr Unterzeichner erhält eine E-Mail, klickt auf einen Link, unterschreibt, und beide erhalten eine Kopie. Der gesamte Vorgang dauert weniger als fünf Minuten.

Wenn Sie regelmäßig Verträge versenden, amortisiert sich der €15/Monat-Tarif für unbegrenztes Unterschreiben bereits nach dem 15. Vertrag. Für gelegentliche Nutzung bedeutet das €1-pro-Vertrag-Modell, dass Sie nur zahlen, wenn Sie tatsächlich ein Dokument unterschreiben lassen.

Keine Abonnements, die Sie vergessen. Kein kompliziertes Setup. Einfach hochladen, senden und unterschreiben lassen.

Jetzt Ihren ersten Vertrag zur Unterschrift versenden →