Como fazer um documento ser assinado remotamente: guia completo (2026)

Seu cliente está em outra cidade. Seu sócio trabalha de outro país. O freelancer que você acabou de contratar mora a três fusos horários de distância. E você precisa que todos eles assinem um contrato até o final da semana.

Bem-vindo à realidade do trabalho remoto em 2026, onde as pessoas que assinam seus documentos quase nunca estão na mesma sala que você. O velho método de imprimir, assinar e escanear morreu, e honestamente deveria ter morrido anos atrás. Fazer um documento ser assinado remotamente agora é mais rápido, mais barato e juridicamente mais sólido do que se encontrar pessoalmente com uma pilha de papéis e uma caneta.

Neste guia, cubro tudo o que você precisa saber sobre assinatura remota de documentos, desde a escolha da ferramenta certa até a gestão do aspecto legal, com dicas práticas que tornam todo o processo mais fluido para todos os envolvidos.

Por que a assinatura remota se tornou o padrão

A assinatura remota não é mais um paliativo. É assim que os negócios são feitos. Veja por que faz sentido mesmo quando ambas as partes estão na mesma cidade:

A velocidade importa. Um contrato enviado eletronicamente é assinado em menos de 24 horas em média. Um contrato físico? De cinco a sete dias úteis, supondo que ninguém o perca no correio ou deixe na mesa por uma semana.

A geografia deixa de ser um fator. Seja seu signatário do outro lado da rua ou do outro lado do Atlântico, o processo é idêntico. Sem custos de motoboy, sem espera pelo correio internacional, sem agendar uma reunião presencial que ambas as partes cancelam duas vezes.

Você obtém uma rastreabilidade melhor. Ironicamente, as assinaturas digitais criam uma documentação melhor do que tinta no papel. Todo documento assinado eletronicamente vem com timestamps, endereços IP e uma trilha de auditoria completa mostrando exatamente quem assinou o quê e quando. Tente conseguir isso com um PDF escaneado.

É legalmente válido em todos os lugares que importam. As assinaturas eletrônicas são reconhecidas pela ESIGN Act nos EUA, pelo regulamento eIDAS em toda a UE, e por legislações equivalentes em mais de 60 países. No Brasil, a MP 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020 regulamentam a validade das assinaturas eletrônicas. Para uma análise detalhada do quadro jurídico, confira nosso guia jurídico de assinatura eletrônica.

O que você precisa para fazer um documento ser assinado remotamente

Antes de enviar qualquer coisa, certifique-se de ter estes quatro elementos prontos:

1. O documento finalizado

Esta é a fonte número um de problemas. As pessoas enviam rascunhos, percebem que uma cláusula precisa ser alterada, anulam o documento e recomeçam. Não cometa esse erro. Finalize todos os termos, faça o contrato ser revisado se necessário, e só então passe para a assinatura.

Formato: O PDF é o padrão para assinatura remota. Ele preserva a formatação em todos os dispositivos e sistemas operacionais. Documentos Word também funcionam, mas PDFs impedem edições acidentais pelo signatário.

2. Dados de contato dos signatários

Você precisa de um endereço de e-mail para cada pessoa que vai assinar. Algumas plataformas também suportam assinatura via link SMS, o que pode ser útil quando seu signatário raramente verifica e-mails.

Prepare uma lista com:

• Nome completo (como deve aparecer na assinatura)
• Endereço de e-mail
• Função de assinatura (ex.: "Cliente", "Prestador", "Locador", "Locatário")

3. Uma plataforma de assinatura remota

É a ferramenta que gerencia tudo: o envio do documento, a coleta das assinaturas, o armazenamento da versão assinada e a geração da trilha de auditoria. Aqui estão as principais opções:

Se você só precisa de alguns contratos assinados por mês, pagar por contrato faz muito mais sentido do que uma assinatura mensal que você mal vai usar. O CanUSign cobra €1 por contrato assinado sem compromisso mensal, ou €15/mês para uso ilimitado se você assina regularmente.

Para comparações detalhadas: alternativas ao DocuSign, alternativa ao Dropbox Sign, alternativa ao PandaDoc.

4. Um prazo claro para assinatura

A assinatura remota agiliza as coisas, mas sem um prazo, os contratos acabam mofando nas caixas de entrada. Defina uma data de expiração de 7 a 14 dias e comunique-a claramente.

Passo a passo: fazer um documento ser assinado remotamente

Aqui está o processo concreto, usando o CanUSign como exemplo. Outras plataformas seguem um fluxo semelhante.

Passo 1: Faça upload ou crie seu documento

Acesse canusign.com/create e faça upload do seu contrato. Os formatos aceitos incluem PDF e Word. Se você não tem um contrato pronto, o CanUSign oferece modelos gratuitos para os tipos de acordo mais comuns:

• Contrato de freelancer
• NDA / acordo de confidencialidade
• Contrato de consultoria
• Contrato de prestação de serviços
• Contrato de trabalho
• Contrato de aluguel

Passo 2: Adicione os signatários remotos

Digite o nome e o endereço de e-mail de cada signatário. A beleza da assinatura remota é que não importa onde seus signatários estejam. Alguém em Tóquio e alguém em Londres têm exatamente a mesma experiência.

Opções de ordem de assinatura:

• Paralelo: Todos recebem o documento ao mesmo tempo e assinam em qualquer ordem. Ideal para cofundadores, colegas de apartamento em um contrato de aluguel ou situações sem hierarquia.
• Sequencial: Os signatários seguem um por vez em uma ordem específica. O próximo só vê o documento depois que o anterior assina. Útil quando um gestor precisa aprovar antes que o cliente assine.

Passo 3: Posicione os campos de assinatura

Arraste e solte os campos de assinatura, campos de data e quaisquer outros campos obrigatórios no seu documento. Indique quais campos pertencem a qual signatário.

Este passo é opcional no CanUSign. Se você pular, os signatários podem colocar sua assinatura onde o contrato indicar que devem assinar, o que funciona perfeitamente para a maioria dos acordos simples.

Passo 4: Escreva uma mensagem personalizada

Inclua uma mensagem curta no pedido de assinatura. Algo como:

"Olá Marcus, segue em anexo o contrato de serviço que discutimos na semana passada. Por favor, revise e assine quando puder. O link é válido por 14 dias. Entre em contato se tiver alguma dúvida."

Contratos com uma mensagem personalizada são assinados mais rapidamente do que os enviados com a mensagem padrão do sistema. Isso adiciona contexto e um toque humano.

Passo 5: Envie e acompanhe

Clique em enviar. Cada signatário recebe um e-mail com um link seguro para o documento. Ele pode consultá-lo em qualquer dispositivo — desktop, tablet ou celular — e assinar sem criar conta ou instalar software.

Seu painel mostra o status em tempo real:

• Enviado — E-mail entregue
• Visualizado — O signatário abriu o documento
• Assinado — Essa pessoa assinou
• Concluído — Todas as partes assinaram

Se alguém não assinou depois de alguns dias, você pode enviar um lembrete com um clique. O CanUSign também cuida de lembretes automáticos, para que você não precise acompanhar os prazos manualmente.

Passo 6: Baixe o documento concluído

Depois que todos os signatários assinaram, cada um recebe uma cópia do documento concluído com:

• Todas as assinaturas incorporadas no documento
• Um certificado de conclusão com timestamps
• Uma trilha de auditoria documentando cada ação (visualização, assinatura) com datas e endereços IP

Baixe e armazene este documento com segurança. Embora sua plataforma de assinatura mantenha uma cópia na sua conta, é sempre prudente manter seu próprio backup.

Assinatura remota entre países: o que saber

Quando seus signatários estão em países diferentes, algumas considerações adicionais entram em jogo.

Validade jurídica

As assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculantes na maioria dos países, mas os padrões variam ligeiramente:

Para contratos comerciais padrão, contratos de prestação de serviços, NDAs e documentos de trabalho, as assinaturas eletrônicas simples (como as que você cria em plataformas como o CanUSign) são juridicamente suficientes em todas essas jurisdições.

Existem exceções para um pequeno número de tipos de documentos: certas escrituras de imóveis, testamentos, ordens judiciais e documentos notariais podem exigir assinaturas manuscritas ou assinaturas eletrônicas qualificadas em alguns países. Em caso de dúvida, consulte um advogado local para o tipo específico de documento.

Para saber mais sobre as regras americanas, confira nosso guia da ESIGN Act. Para uma comparação mais ampla dos tipos de assinatura, veja assinatura digital vs assinatura eletrônica.

Fusos horários

Quando definir prazos para signatários remotos em fusos horários diferentes, seja específico. "Por favor, assine até sexta-feira" é ambíguo quando sua sexta à noite é o sábado de manhã deles. Use uma data específica e inclua o fuso horário se necessário.

Idioma

Se seu contrato está em português mas seu signatário fala principalmente outro idioma, considere fornecer um resumo traduzido dos termos-chave. A interface da plataforma de assinatura (incluindo o CanUSign) suporta múltiplos idiomas, então a experiência de assinatura se adapta ao idioma do navegador do signatário.

5 dicas para fazer documentos serem assinados remotamente mais rápido

Com base em milhares de contratos processados, aqui está o que realmente faz diferença:

1. Envie no momento certo

Contratos enviados entre 9h e 11h de terça a quinta-feira são assinados mais rapidamente. As caixas de entrada de segunda-feira estão lotadas, e sextas à tarde são um buraco negro para tarefas pendentes. Se seu signatário está em outro fuso horário, mire na manhã dele, não na sua.

2. Seja breve

Um contrato de 3 páginas é assinado mais rápido que um de 15. Se seu acordo pode cobrir todos os termos necessários em menos páginas, corte o excesso. Ninguém lê 15 páginas de cláusulas padrão, e um documento mais curto parece menos intimidador para assinar.

3. Capriche no assunto do e-mail

"Documento para assinatura" é genérico. "Marcus — Contrato de Serviço para o Projeto Q2" diz ao signatário exatamente o que esperar e torna o e-mail fácil de encontrar depois.

4. Preencha tudo que for possível antecipadamente

Preencha datas, valores, endereços e quaisquer outros detalhes antes de enviar o contrato. Quanto menos trabalho o signatário tiver, mais rápido ele vai concluir.

5. Faça follow-up por telefone

Se um lembrete por e-mail não der resultado depois de três dias, pegue o telefone. Não para pressionar, mas para verificar se há dúvidas ou se o e-mail caiu no spam. Uma ligação de dois minutos frequentemente resolve o que uma semana de lembretes por e-mail não conseguiu.

Assinatura remota sem assinatura mensal

Nem todo mundo precisa de um plano mensal. Se você é freelancer e assina um ou dois contratos por mês, ou proprietário que precisa de um contrato de aluguel assinado por ano, uma assinatura mensal não faz sentido.

Opções de pagamento por uso:

• CanUSign: €1 por contrato assinado. Nenhuma conta necessária para começar. Faça upload do seu documento em canusign.com/create, adicione seus signatários e pague apenas quando o documento for efetivamente assinado. Se alguém recusar, você não paga nada.
• DocuSign: Teste gratuito com 3 solicitações de assinatura. Depois, mínimo $10/mês.
• Dropbox Sign: Teste gratuito com 3 solicitações. Depois $15/mês.

Para uso ocasional, o modelo de pagamento por contrato elimina completamente o desperdício. Você não está pagando por meses em que não envia nada.

FAQ: Assinatura remota de documentos

É possível fazer um documento legal ser assinado remotamente?

Sim. As assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculantes para a grande maioria dos documentos profissionais, incluindo contratos, acordos, NDAs, ofertas de emprego e contratos de aluguel. A ESIGN Act (EUA), eIDAS (UE) e a legislação brasileira (MP 2.200-2 e Lei 14.063) dão às assinaturas eletrônicas o mesmo valor jurídico das assinaturas manuscritas. Alguns tipos de documentos como certos testamentos e escrituras notariais podem ainda exigir assinatura presencial ou manuscrita dependendo da sua jurisdição.

O signatário precisa criar uma conta?

Não na maioria das plataformas modernas. No CanUSign, o signatário simplesmente clica no link do e-mail, revisa o documento e assina. Sem criação de conta, sem instalação de app, sem login necessário. Isso é importante para a assinatura remota porque cada etapa adicional é uma barreira que atrasa o processo.

Como saber se alguém assinou meu documento?

Sua plataforma de assinatura envia uma notificação quando cada signatário conclui sua assinatura. Você também pode verificar seu painel a qualquer momento para ver o status atual de cada documento: enviado, visualizado ou assinado. O documento concluído inclui um certificado de conclusão com timestamps exatos.

E se meu signatário não tiver impressora ou scanner?

Esse é exatamente o ponto da assinatura eletrônica remota. Não precisa de impressora nem scanner. O signatário revisa o documento na tela (computador, tablet ou celular) e assina eletronicamente digitando seu nome, desenhando sua assinatura ou fazendo upload de uma imagem da sua assinatura. O documento assinado é um arquivo digital, nunca um documento físico.

É possível fazer várias pessoas assinarem o mesmo documento remotamente?

Com certeza. Adicione os endereços de e-mail de todos os signatários ao criar a solicitação de assinatura. Você pode escolher assinatura paralela (todos assinam independentemente) ou sequencial (uma pessoa assina, depois a próxima recebe o documento). Funciona com 2 ou 20 signatários, independentemente de onde estejam.

A assinatura remota é segura?

Plataformas de assinatura eletrônica confiáveis usam criptografia tanto para a transferência quanto para o armazenamento dos documentos. O CanUSign usa criptografia TLS em trânsito e armazenamento criptografado em repouso. Cada assinatura inclui uma trilha de auditoria com timestamps e informações do dispositivo, o que torna os documentos assinados eletronicamente mais verificáveis do que as assinaturas tradicionais em papel.

Comece a fazer seus documentos serem assinados remotamente

Você não precisa estar na mesma sala, na mesma cidade ou sequer no mesmo país para fazer um contrato ser assinado. O processo leva menos de cinco minutos:

1. Faça upload do seu documento em canusign.com/create
2. Adicione os endereços de e-mail dos seus signatários
3. Clique em enviar
4. Aguarde as assinaturas (média: menos de 24 horas)

Seja você um freelancer fechando negócio com um cliente no exterior, um proprietário fazendo um contrato de aluguel ser assinado por um inquilino que ainda não se mudou, ou uma startup que precisa que três cofundadores assinem de três países diferentes, o processo é o mesmo.

Sem impressoras. Sem scanners. Sem e-mails "você pode me enviar o original por Sedex?". Basta fazer upload, enviar e conseguir a assinatura.

Faça seu primeiro documento ser assinado remotamente →