Dokument online unterschreiben lassen: Komplette Anleitung (2026)

Dein Kunde sitzt in einer anderen Stadt. Dein Geschäftspartner arbeitet aus einem anderen Land. Der Freelancer, den du gerade engagiert hast, lebt drei Zeitzonen entfernt. Und du brauchst von allen eine Unterschrift unter den Vertrag — bis Ende der Woche.

Willkommen in der Realität von Remote Work 2026, in der die Personen, die deine Dokumente unterschreiben, fast nie im selben Raum sind wie du. Der alte Weg mit Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen ist tot — und ehrlich gesagt hätte er schon vor Jahren sterben sollen. Ein Dokument aus der Ferne unterschreiben zu lassen, ist mittlerweile schneller, günstiger und rechtlich sicherer als ein persönliches Treffen mit Papierstapel und Kugelschreiber.

In dieser Anleitung erfährst du alles, was du über die digitale Unterschrift aus der Ferne wissen musst — von der Wahl des richtigen Tools über die rechtliche Seite bis hin zu praktischen Tipps, die den gesamten Prozess für alle Beteiligten reibungsloser machen.

Warum die digitale Unterschrift der neue Standard ist

Remote-Unterschriften sind kein Workaround mehr. So läuft Geschäft heute. Hier ist, warum es selbst dann Sinn macht, wenn beide Parteien zufällig in derselben Stadt sind:

Geschwindigkeit zählt. Ein elektronisch versendeter Vertrag wird im Durchschnitt in unter 24 Stunden unterschrieben. Ein physischer Vertrag? Fünf bis sieben Werktage — vorausgesetzt, niemand verliert ihn in der Post oder lässt ihn eine Woche auf dem Schreibtisch liegen.

Geografie spielt keine Rolle mehr. Ob dein Unterzeichner auf der anderen Straßenseite oder auf der anderen Seite des Atlantiks sitzt — der Prozess ist identisch. Keine Kuriergebühren, kein Warten auf internationale Post, keine persönlichen Termine, die beide Seiten zweimal absagen.

Du bekommst eine bessere Dokumentation. Ironischerweise erzeugen digitale Unterschriften eine bessere Dokumentation als Tinte auf Papier. Jedes elektronisch signierte Dokument enthält Zeitstempel, IP-Adressen und einen vollständigen Audit Trail, der genau zeigt, wer was wann unterschrieben hat. Versuch das mal mit einem eingescannten PDF.

Es ist überall rechtlich gültig, wo es drauf ankommt. Elektronische Signaturen sind anerkannt unter dem ESIGN Act in den USA, der eIDAS-Verordnung in der gesamten EU und vergleichbaren Gesetzen in über 60 Ländern. Für eine detaillierte Übersicht des rechtlichen Rahmens siehe unseren Leitfaden zur elektronischen Signatur.

Was du brauchst, um ein Dokument aus der Ferne unterschreiben zu lassen

Bevor du irgendetwas verschickst, stelle sicher, dass diese vier Dinge geklärt sind:

1. Das fertige Dokument

Das ist die Fehlerquelle Nummer eins. Leute verschicken Entwürfe, merken, dass eine Klausel geändert werden muss, widerrufen das Dokument und fangen von vorne an. Sei nicht diese Person. Finalisiere alle Bedingungen, lass den Vertrag bei Bedarf prüfen, und gehe erst dann zum Unterschreiben über.

Format: PDF ist der Standard für die digitale Unterschrift. Es bewahrt die Formatierung auf jedem Gerät und Betriebssystem. Word-Dokumente funktionieren auch, aber PDFs verhindern versehentliche Änderungen durch den Unterzeichner.

2. Kontaktdaten der Unterzeichner

Du brauchst eine E-Mail-Adresse für jede Person, die unterschreiben soll. Einige Plattformen unterstützen auch das Unterschreiben per SMS-Link, was nützlich sein kann, wenn dein Unterzeichner selten E-Mails checkt.

Erstelle eine Liste mit:

• Vollständiger Name (wie er auf der Unterschrift erscheinen soll)
• E-Mail-Adresse
• Rolle bei der Unterzeichnung (z. B. "Auftraggeber", "Auftragnehmer", "Vermieter", "Mieter")

3. Eine Plattform für die digitale Unterschrift

Das ist das Tool, das alles übernimmt: Dokument versenden, Unterschriften einsammeln, die unterschriebene Version speichern und den Audit Trail erstellen. Hier sind die wichtigsten Optionen:

Wenn du nur ein paar Verträge pro Monat unterschreiben lässt, macht die Bezahlung pro Vertrag viel mehr Sinn als ein monatliches Abo, das du kaum nutzt. CanUSign berechnet 1 € pro unterschriebenem Vertrag ohne monatliche Bindung, oder 15 €/Monat für unbegrenzte Nutzung bei regelmäßigem Bedarf.

Für detaillierte Vergleiche: DocuSign Alternativen, Dropbox Sign Alternative, PandaDoc Alternative.

4. Eine klare Frist

Die digitale Unterschrift beschleunigt vieles, aber ohne Deadline liegen Verträge trotzdem in Posteingängen herum. Setze ein Ablaufdatum von 7 bis 14 Tagen und kommuniziere es klar.

Schritt-für-Schritt: Dokument aus der Ferne unterschreiben lassen

Hier ist der konkrete Ablauf, am Beispiel von CanUSign. Andere Plattformen funktionieren ähnlich.

Schritt 1: Dokument hochladen oder erstellen

Gehe zu canusign.com/create und lade deinen Vertrag hoch. Akzeptierte Formate sind PDF und Word. Falls du keinen fertigen Vertrag hast, bietet CanUSign kostenlose Vorlagen für gängige Vertragstypen:

• Freelancer-Vertrag
• NDA / Geheimhaltungsvereinbarung
• Beratungsvertrag
• Dienstleistungsvertrag
• Arbeitsvertrag
• Mietvertrag

Schritt 2: Unterzeichner hinzufügen

Gib den Namen und die E-Mail-Adresse jedes Unterzeichners ein. Das Schöne an der digitalen Unterschrift ist, dass es keine Rolle spielt, wo sich die Unterzeichner befinden. Jemand in Tokio und jemand in London bekommen die gleiche Erfahrung.

Optionen für die Reihenfolge:

• Parallel: Alle erhalten das Dokument gleichzeitig und unterschreiben in beliebiger Reihenfolge. Ideal für Mitgründer, Mitbewohner bei einem Mietvertrag oder Situationen ohne Hierarchie.
• Sequenziell: Unterzeichner unterschreiben nacheinander in einer bestimmten Reihenfolge. Die nächste Person sieht das Dokument erst, nachdem die vorherige unterschrieben hat. Nützlich, wenn ein Vorgesetzter vor dem Kunden genehmigen muss.

Schritt 3: Unterschriftsfelder platzieren

Ziehe Unterschriftsfelder, Datumsfelder und andere erforderliche Felder per Drag & Drop auf dein Dokument. Markiere, welche Felder zu welchem Unterzeichner gehören.

Dieser Schritt ist bei CanUSign optional. Wenn du ihn überspringst, können die Unterzeichner ihre Unterschrift dort platzieren, wo der Vertrag es vorsieht — das funktioniert für die meisten unkomplizierten Verträge perfekt.

Schritt 4: Eine persönliche Nachricht schreiben

Füge der Unterschriftsanfrage eine kurze Nachricht hinzu. Zum Beispiel:

"Hallo Marcus, anbei der Dienstleistungsvertrag, den wir letzte Woche besprochen haben. Bitte sieh ihn dir an und unterschreibe bei Gelegenheit. Der Link ist 14 Tage gültig. Melde dich, wenn du Fragen hast."

Verträge mit einer persönlichen Nachricht werden schneller unterschrieben als solche mit der Standard-Systemnachricht. Sie schafft Kontext und eine menschliche Note.

Schritt 5: Absenden und verfolgen

Klicke auf Senden. Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link zum Dokument. Sie können es auf jedem Gerät überprüfen — Desktop, Tablet oder Smartphone — und unterschreiben, ohne ein Konto zu erstellen oder Software zu installieren.

Dein Dashboard zeigt den Echtzeitstatus:

• Gesendet — E-Mail zugestellt
• Angesehen — Der Unterzeichner hat das Dokument geöffnet
• Unterschrieben — Diese Person hat unterschrieben
• Abgeschlossen — Alle Parteien haben unterschrieben

Falls jemand nach ein paar Tagen nicht unterschrieben hat, kannst du mit einem Klick eine Erinnerung senden. CanUSign übernimmt auch automatische Erinnerungen, damit du Fristen nicht manuell im Auge behalten musst.

Schritt 6: Das fertige Dokument herunterladen

Sobald alle Unterzeichner unterschrieben haben, erhält jeder eine Kopie des fertigen Dokuments mit:

• Allen im Dokument eingebetteten Unterschriften
• Einem Abschlusszertifikat mit Zeitstempeln
• Einem Audit Trail, der jede Aktion (angesehen, unterschrieben) mit Datum und IP-Adresse dokumentiert

Lade das Dokument herunter und speichere es sicher. Deine Signing-Plattform bewahrt zwar eine Kopie in deinem Konto auf, aber es ist immer klug, ein eigenes Backup zu haben.

Digitale Unterschrift über Ländergrenzen: Was du wissen musst

Wenn deine Unterzeichner in verschiedenen Ländern sind, gibt es ein paar zusätzliche Dinge zu beachten.

Rechtliche Gültigkeit

Elektronische Signaturen sind in den meisten Ländern rechtsverbindlich, aber die Standards variieren leicht:

Für Standard-Geschäftsverträge, Dienstleistungsvereinbarungen, NDAs und Arbeitsverträge sind einfache elektronische Signaturen (die Art, die du auf Plattformen wie CanUSign erstellst) in all diesen Rechtsordnungen rechtlich ausreichend.

Ausnahmen gibt es für eine kleine Zahl von Dokumenttypen: Bestimmte Immobilienverträge, Testamente, Gerichtsbeschlüsse und notariell beglaubigte Dokumente erfordern in einigen Ländern eine handschriftliche Unterschrift oder qualifizierte elektronische Signatur. Im Zweifel solltest du einen Anwalt für den jeweiligen Dokumenttyp konsultieren.

Mehr zu den US-spezifischen Regeln findest du in unserem Leitfaden zum ESIGN Act. Für einen Vergleich der Signaturtypen: Digitale Signatur vs. elektronische Signatur.

Zeitzonen

Wenn du Fristen für Unterzeichner in verschiedenen Zeitzonen setzt, sei spezifisch. "Bitte bis Freitag unterschreiben" ist zweideutig, wenn dein Freitagabend dort schon Samstagmorgen ist. Verwende ein konkretes Datum und gib die Zeitzone an, wenn nötig.

Sprache

Wenn dein Vertrag auf Deutsch ist, dein Unterzeichner aber hauptsächlich eine andere Sprache spricht, solltest du eine Zusammenfassung der wichtigsten Bedingungen in seiner Sprache bereitstellen. Die Oberfläche der Signing-Plattform (einschließlich CanUSign) unterstützt mehrere Sprachen, sodass sich das Unterschreiben automatisch an die Browsersprache des Unterzeichners anpasst.

5 Tipps, damit Dokumente schneller unterschrieben werden

Basierend auf Tausenden von verarbeiteten Verträgen — hier ist, was wirklich einen Unterschied macht:

1. Zum richtigen Zeitpunkt versenden

Verträge, die zwischen 9 und 11 Uhr morgens von Dienstag bis Donnerstag verschickt werden, werden am schnellsten unterschrieben. Montags-Postfächer sind überflutet, und Freitagnachmittag ist ein schwarzes Loch für To-dos. Wenn dein Unterzeichner in einer anderen Zeitzone ist, ziele auf seinen Morgen ab, nicht auf deinen.

2. Kurz halten

Ein 3-seitiger Vertrag wird schneller unterschrieben als ein 15-seitiger. Wenn dein Vertrag alle nötigen Bedingungen auf weniger Seiten abdecken kann, streiche den Füllstoff. Niemand liest 15 Seiten Standardklauseln, und ein kürzeres Dokument wirkt weniger einschüchternd.

3. Betreffzeile konkret formulieren

"Dokument zur Unterschrift" ist generisch. "Marcus — Dienstleistungsvertrag für Q2-Projekt" sagt dem Unterzeichner genau, was ihn erwartet, und macht die E-Mail später leichter auffindbar.

4. Alles Mögliche vorausfüllen

Fülle Daten, Beträge, Adressen und alle anderen Details aus, bevor du den Vertrag versendest. Je weniger Arbeit der Unterzeichner hat, desto schneller wird er fertig.

5. Telefonisch nachfassen

Wenn eine E-Mail-Erinnerung nach drei Tagen nicht wirkt, greif zum Telefon. Nicht um Druck zu machen, sondern um zu prüfen, ob Fragen offen sind oder die E-Mail im Spam gelandet ist. Ein zweiminütiges Telefonat löst oft, was eine Woche E-Mail-Erinnerungen nicht geschafft hat.

Digitale Unterschrift ohne Abo

Nicht jeder braucht einen Monatsplan. Wenn du ein Freelancer bist, der ein oder zwei Verträge pro Monat unterschreibt, oder ein Vermieter, der einen Mietvertrag pro Jahr braucht, macht ein Abo keinen Sinn.

Pay-per-Use-Optionen:

• CanUSign: 1 € pro unterschriebenem Vertrag. Kein Konto nötig zum Starten. Lade dein Dokument auf canusign.com/create hoch, füge deine Unterzeichner hinzu und zahle nur, wenn das Dokument tatsächlich unterschrieben wird. Wenn jemand ablehnt, zahlst du nichts.
• DocuSign: Kostenlose Testversion mit 3 Unterschriftsanfragen. Danach mindestens 10 $/Monat.
• Dropbox Sign: Kostenlose Testversion mit 3 Anfragen. Dann 15 $/Monat.

Bei gelegentlicher Nutzung eliminiert das Pro-Vertrag-Modell jede Verschwendung. Du zahlst nicht für Monate, in denen du nichts versendest.

FAQ: Dokumente aus der Ferne unterschreiben

Kann ich ein rechtliches Dokument aus der Ferne unterschreiben lassen?

Ja. Elektronische Signaturen sind für die überwiegende Mehrheit der Geschäftsdokumente rechtsverbindlich, einschließlich Verträge, Vereinbarungen, NDAs, Arbeitsangebote und Mietverträge. Das ESIGN Act (USA), eIDAS (EU) und vergleichbare Gesetze in über 60 Ländern geben E-Signaturen das gleiche rechtliche Gewicht wie handschriftliche Unterschriften. Einige wenige Dokumenttypen wie bestimmte Testamente und notariell beglaubigte Urkunden erfordern je nach Rechtsordnung noch eine persönliche oder handschriftliche Unterschrift.

Muss der Unterzeichner ein Konto erstellen?

Nicht bei den meisten modernen Plattformen. Bei CanUSign klickt der Unterzeichner einfach auf den Link in der E-Mail, überprüft das Dokument und unterschreibt. Keine Kontoerstellung, keine App-Installation, kein Login erforderlich. Das ist wichtig für die digitale Unterschrift, weil jeder zusätzliche Schritt eine Hürde ist, die den Prozess verlangsamt.

Wie erfahre ich, ob jemand mein Dokument unterschrieben hat?

Deine Signing-Plattform sendet dir eine Benachrichtigung, wenn jeder Unterzeichner seine Unterschrift abgeschlossen hat. Du kannst auch jederzeit dein Dashboard überprüfen, um den aktuellen Status jedes Dokuments zu sehen: gesendet, angesehen oder unterschrieben. Das fertige Dokument enthält ein Abschlusszertifikat mit genauen Zeitstempeln.

Was, wenn mein Unterzeichner keinen Drucker oder Scanner hat?

Genau das ist der Sinn der elektronischen Unterschrift. Kein Drucken oder Scannen nötig. Der Unterzeichner überprüft das Dokument auf seinem Bildschirm (Computer, Tablet oder Smartphone) und unterschreibt elektronisch — durch Eintippen seines Namens, Zeichnen seiner Unterschrift oder Hochladen eines Bildes seiner Unterschrift. Das signierte Dokument ist eine digitale Datei, keine physische.

Können mehrere Personen dasselbe Dokument aus der Ferne unterschreiben?

Absolut. Füge die E-Mail-Adressen aller Unterzeichner hinzu, wenn du die Unterschriftsanfrage erstellst. Du kannst paralleles Unterschreiben wählen (alle unterschreiben unabhängig) oder sequenzielles Unterschreiben (eine Person unterschreibt, dann erhält die nächste das Dokument). Das funktioniert mit 2 Unterzeichnern genauso wie mit 20, egal wo sie sich befinden.

Ist die digitale Unterschrift sicher?

Seriöse E-Signatur-Plattformen verwenden Verschlüsselung sowohl für die Dokumentenübertragung als auch für die Speicherung. CanUSign nutzt TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung und verschlüsselte Speicherung im Ruhezustand. Jede Signatur enthält einen Audit Trail mit Zeitstempeln und Geräteinformationen, wodurch elektronisch signierte Dokumente überprüfbarer sind als traditionelle Papierunterschriften.

Jetzt Dokumente aus der Ferne unterschreiben lassen

Du musst nicht im selben Raum, derselben Stadt oder demselben Land sein, um einen Vertrag unterschreiben zu lassen. Der Prozess dauert weniger als fünf Minuten:

1. Lade dein Dokument auf canusign.com/create hoch
2. Füge die E-Mail-Adressen deiner Unterzeichner hinzu
3. Klicke auf Senden
4. Warte auf Unterschriften (Durchschnitt: unter 24 Stunden)

Ob du ein Freelancer bist, der einen Deal mit einem internationalen Kunden abschließt, ein Vermieter, der einen Mietvertrag mit einem noch nicht eingezogenen Mieter unterschreibt, oder ein Startup, das alle drei Mitgründer aus drei verschiedenen Ländern unterzeichnen lässt — der Prozess ist derselbe.

Keine Drucker. Keine Scanner. Keine "Kannst du mir das Original per Kurier schicken?"-E-Mails. Einfach hochladen, absenden und unterschreiben lassen.

Jetzt dein erstes Dokument aus der Ferne unterschreiben lassen →